- Quy trình bổ sung đối với tàiliệu từ nguồn tặng biếu, tài trợ (sách, báo, )
2.2.1. Nguồn lực thông tin xét theo loại hình tàiliệu
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng ĐHTM có nhiều loại hình tài liệu, khá đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung. Ứng với mỗi loại hình tài liệu khác nhau, chúng ta có cách tiếp cận khác nhau về phƣơng thức bổ sung, cách thức xử lý và khai thác. Để phân chia các loại hình tài liệu tại thƣ viện có thể căn cứ vào các dấu hiệu khác nhau nhƣ: phân chia theo vật mang thông tin, phân chia theo phạm vi phổ biến thông tin, phân theo mục đích sử dụng,…
* Nguồn lực thông tin chia theo vật mang tin
Phân chia tài liệu theo vật mang tin là cách phân chia dựa theo các đối tƣợng vật chất chứa đựng thông tin. Trong tiến trình phát triển của nhân loại, tùy thuộc vào từng giai đoạn lịch sử- xã hội khác nhau mà vật liệu mang thông tin khác nhau, từ những vật thô sơ nhƣ đất đá, mảnh tre, nứa, da súc vật đến các vật liệu mới nhƣ vải, lụa, giấy, phim ảnh, băng từ, đĩa quang để ghi lại thông tin và truyền lại các thông tin từ thế hệ này đến thế hệ khác.[28, tr.18-19]
Phân theo dấu hiệu vật mang tin, hiện nay Trung tâm có các tài liệu sau:
- Tài liệu trên giấy (tài liệu truyền thống) nhƣ: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, đề tài NCKH,…đƣợc viết hoặc in trên giấy. Đây là loại hình tài liệu chiếm lƣợng chủ yếu trong các loại hình tài liệu của thƣ viện. Theo số liệu thống kê tại bảng 1.3 thƣ viện hiện có tổng số khoảng 26.218 đầu tài liệu truyền thống, chiếm tỷ lệ lớn và đa số trong các loại hình tài liệu thƣ viện hiện có. Các tài liệu truyền thống là loại hình liệu đƣợc Thƣ viện chú trọng thu thập, bổ sung và tổ chức phục vụ tại các kho khác nhau nhƣ: kho phòng đọc, kho phòng mƣợn, kho sách ngoại văn, kho luận văn tốt nghiệp, kho luận án, luận văn và đề tài NCKH. Đối với các loại báo, tạp chí đƣợc tổ chức thành kho riêng và phục vụ cùng với phòng báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, đối với loại tài liệu này đƣợc cập nhật, bổ sung hàng ngày, hàng tuần hoặc tháng với số lƣợng khá lớn
và tài liệu này đƣợc cập nhật, thay mới hàng ngày để bạn đọc tham khảo, những tài liệu cũ đƣợc chuyển vào kho lƣu.
- Tài liệu điện tử gồm: Sách điện tử, tài liệu lƣu trữ trên đĩa CD-ROM, CSDL online, CSDL thƣ mục,… nhìn chung loại hình tài liệu điện tử tại thƣ viện vẫn còn rất khiêm tốn, chƣa đƣợc chú trọng phát triển, chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ so với loại tài liệu truyền thống. Tính đến tháng 6 năm 2013 thƣ viện có mua một gói sách điện tử với khoảng 75 tên sách bằng tiếng Anh, phục vụ các chuyên ngành đào tạo của trƣờng, thƣ viện cũng có 4 CSDL ngoại văn với 1.570 đĩa CD-ROM, 1.6 triệu bản tóm tắt luận án luận văn về các lĩnh vực kinh tế, thƣơng mại, trên 44.000 biểu ghi thƣ mục sách, luận án, luận văn, kỷ yếu, đề tài nghiên cứu khoa học, báo, tạp chí do Thƣ viện tự xây dựng. Do số lƣợng tài liệu điện tử rất ít, không phong phú về nội dung và ít đƣợc thƣ viện cập nhật, nên lƣợng bạn đọc sử dụng rất hạn chế. Hiện nay các tài liệu dạng đĩa CD-ROM đƣợc lƣu trữ tại một tủ bảo quản đĩa riêng và cùng với gói sách điện tử thì tài liệu này đƣợc khai thác và phục vụ tại phòng Đa chức năng của thƣ viện. Đối với các CSDL thƣ mục, thƣ viện đã tạo lập và quản trị trên phần mềm ILIB 6.0, giúp các đối tƣợng NDT có thể tra cứu đến nguồn tài liệu thƣ viện thông qua máy tính có nối mạng. Riêng các CSDL thƣ mục này, cùng với việc tạo mới các CSDL khi xử lý nội dung cho sách mới bổ sung, thƣ viện có cán bộ chuyên trách để tạo các CSDL thƣ mục bài trích cho các loại báo, tạp chí chuyên ngành đã lƣu kho từ những năm trƣớc.
Biểu đồ 2.3. Biểu đồ cơ cấu loại hình tài liệu phân theo vật mang tin
Tài liệu truyền thống 94% Tài liệu điện tử 6% 0% 0% Số Bản tài liệu
Nguồn: Thƣ viện ĐHTM[32]
Qua biểu đồ 2.3 tác giả thấy NLTT của Trung tâm chủ yếu là các loại tài liệu truyền thống nhƣ sách, báo tạp chí, luận văn luận án, đề tài NCKH,…(chiếm 94%), trong khi loại tài liệu điện tử nhƣ sách điện tử online, đĩa CD-ROM còn quá ít (chiếm 6%), thể hiện sự chênh lệch lớn về cơ cấu các loại hình tài liệu. Trong xu thế mới hiện nay, bạn đọc không chỉ đến thƣ viện mới có thể mƣợn đƣợc tài liệu, khai thác đƣợc thông tin, mà thông qua nguồn tài liệu điện tử bạn đọc có thể truy cập thông tin từ xa. Với số lƣợng bạn đọc tại Thƣ viện ngày một tăng, trong khi số bản tài liệu truyền thống chƣa đáp ứng đủ nhu cầu, Thƣ viện nên chú trọng hơn đến việc phát triển loại hình tài liệu điện tử để có sự cân đối giữa cơ cấu các loại hình tài liệu và đáp ứng kịp nhu cầu của bạn đọc và xu thế phát triển chung của các thƣ viện khác.
* Nguồn lực thông tin chia theo phạm vi phổ biến thông tin
Phân chia tài liệu theo phạm vi phổ biến thông tin là dựa theo mức độ công bố của tài liệu, khi đó ngƣời ta chia tài liệu thành hai loại: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
- Tài liệu công bố (tài liệu xuất bản): Là các loại sách, báo, tạp chí, thƣờng do các nhà xuất bản phát hành, đƣợc đánh các chỉ số ISBN hoặc ISSN, đƣợc phân phối qua các kênh phát hành chính thức và đƣợc mua bán rộng rãi trong hệ thống phát hành và các cửa hàng sách trên toàn quốc. Tài liệu công bố thƣờng đăng các thông tin chính thức với mục đích phổ biến thông tin ra toàn xã hội.
- Tài liệu không công bố (tài liệu không xuất bản) hay còn gọi là tài liệu xám là các nguồn tài liệu trong và ngoài nƣớc, thu đƣợc qua các kênh đặc biệt và không thể thu đƣợc qua các kênh phát hành chính thức và kiểm soát thƣ mục thông thƣờng..
Tài liệu xám rất đa dạng, phong phú, khó có thể kể hết. Một số loại tài liệu xám hay đƣợc nhắc đến và sử dụng là: báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị, tổng kết
nghiên cứu, công trình NCKH, tiêu chuẩn, tài liệu sáng chế, sáng kiến, hợp lý hóa, bản tin nội bộ, tài liệu đƣợc ban hành bởi cơ quan chính phủ, luận án nghiên cứu khoa học, bài giảng, bài thuyết trình, bảng thống kê, báo cáo của các đoàn cơ quan khảo sát trong và ngoài nƣớc, tạp chí, bản tin nội bộ, bản dịch tài liệu nƣớc ngoài, bản thảo của bài báo, sách, tờ rời, thƣ mục, danh mục, các ấn phẩm miễn phí khác,…Nhìn chung, tài liệu xám bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau và là một nguồn thông tin cực kỳ quan trọng bởi chúng chứa đựng nhiều thông tin rất có giá trị mà không thể có đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức khác.[28, tr.27-30]
Căn cứ vào phạm vi phổ biến thông tin nhƣ trên có thể phân loại tài liệu trong Thƣ viện ĐHTM thành hai loại:
- Tài liệu công bố bao gồm: Các loại sách, báo tạp chí (tiếng Anh, tiếng việt, tiếng Pháp) đƣợc thu thập từ nguồn mua, tặng biếu, lƣu chiểu,…Đây là lƣợng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu vốn tài liệu của Trung tâm. Hiện nay Trung tâm có khoảng hơn 16.000 đầu sách các loại trong đó chủ yếu là sách tham khảo, sách giáo trình về lĩnh vực kinh tế, thƣơng mại, du lịch,…phục vụ cho việc học tập và NCKH của trƣờng. Một số tài liệu tra cứu, sách văn học, văn hóa- xã hội khác, nhằm nâng cao kiến thức xã hội và giải trí cho các đối tƣợng bạn đọc, nhƣng số lƣợng còn hạn chế. Các loại báo tạp chí hiện nay Trung tâm có khoảng hơn 200 loại, trong đó chủ yếu các loại báo tạp chí phục vụ cho các chuyên ngành đào tạo của trƣờng, một số báo tin tức và giải trí khác cũng đƣợc cập nhật liên tục. Nhìn chung loại hình tài liệu công bố đã đƣợc thƣ viện quan tâm, bổ sung và cập nhật thƣờng xuyên những tài liệu mới xuất bản, sát với các chuyên ngành đào tạo của trƣờng và đây là một trong loại hình tài liệu chiếm số lƣợng lớn trong cơ cấu vốn tài liệu, đáp ứng tốt NCT của bạn đọc, tuy nhiên do nguồn tài chính hạn hẹp nên những năm gần đây việc bổ sung nguồn tài liệu này cũng bị giảm về số lƣợng và thu hẹp về phạm vi nội dung. Về số liệu và nguồn thu thập loại tài liệu này
đƣợc tác giả trình bày cụ thể ở bảng 1.3 và các phần trên, nên trong mục này tác giả chỉ tập chung nêu về loại hình tài liệu xám.
- Tài liệu không công bố (Tài liệu xám): Nguồn tài liệu xám của trƣờng ĐHTM đƣợc tạo nên từ các hoạt động đào tạo và NCKH. Từ khi thành lập đến nay thƣ viện luôn quan tâm đến việc thu thập các tài liệu xám, để phục vụ cho công tác học tập và giảng dạy của cán bộ giáo viên trong trƣờng.
Các loại tài liệu xám Trung tâm đã thu thập đƣợc gồm:
+ Tài liệu phản ánh kết quả học tập, đào tạo nhƣ: Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp. Phƣơng thức thu thập đối với luận án, luận văn do các tác giả nộp cho trung tâm sau khi bảo vệ hoặc các khoa đơn vị trong trƣờng đứng ra làm đầu mối thu thập và chuyển cho thƣ viện lƣu trữ và phục vụ.
+ Tài liệu phản ánh kết quả hoạt động nghiên cứu nói chung gồm:
Đề tài NCKH cấp bộ, đề tài NCKH cấp trƣờng, kỷ yếu hội nghị, hội thảo. Các tài liệu này do Phòng khoa học và đối ngoại trƣờng ĐHTM thu và giao lại thƣ viện.
Bản tin nội bộ, chuyên san ngƣời tốt việc tốt, do Phòng tạp chí của trƣờng chịu trách nhiệm biên soạn và in ấn. Hiện nay trung tâm đang lƣu trữ tất cả các số kể từ khi phát hành và việc thu thập tài liệu này theo quy định của nhà trƣờng thì mỗi số lƣu tại thƣ viện 20 quyển.
Bên cạnh những loại tài liệu xám Trung tâm đã thu thập đƣợc nhƣ trên, hiện nay vẫn còn một số loại tài liệu xám thƣ viện chƣa thu thập đƣợc nhƣ:
+ Các bài giảng, bài thuyết trình của giáo viên và cán bộ trong trƣờng + Các báo cáo của các đoàn, cơ quan khảo sát trong và ngoài nƣớc + Các bản dịch tài liệu nƣớc ngoài
+ Các tài liệu về sáng kiến cải tiến
+ Các tổng kết nghiên cứu, công trình nghiên cứu khoa học + Bản thảo của bài báo, sách,…
Trung tâm đã xây dựng đƣợc CSDL riêng cho tài liệu luận văn, luận án, tài liệu là đề tài NCKH các cấp, Kỷ yếu NCKH và các giáo trình của trƣờng này đƣợc quản lý bởi phần mềm quản trị thƣ viện ILIB 6.0, thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm của bạn đọc. Ngoài ra hàng năm hoặc vào các dịp lễ kỷ niệm ngày thành lập lớn của Trƣờng Thƣ viện đã biên soạn các cuốn thông tin thƣ mục cho từng loại tài liệu trên để cung cấp thêm cách tiếp cận và thuận tiện cho bạn đọc trong quá trình tra cứu và sử dụng đến nguồn tài liệu. Riêng bản tin nội bộ và chuyên san thƣ viện mới xử lý hình thức và cho phục vụ tự chọn tại phòng đọc báo tạp chí, có đóng tập các năm để lƣu trữ và phục vụ bạn đọc.
Theo báo cáo thống kê từ các phòng phục vụ, tài liệu xám tại Trung tâm có tần suất sử dụng rất cao, đem lại giá trị khoa học lớn, phù hợp với nhu cầu nghiên cứu của NDT. Qua quá trình thu thập tài liệu xám tại Thƣ viện ĐHTM, tác giả nhận thấy Trung tâm đã quan tâm và sát sao trong việc thu thập các tài liệu xám của Trƣờng. Tuy nhiên Nhà trƣờng chƣa có một văn bản chính thức nào mang tính pháp lý cho việc thu thập nguồn tài liệu này. Các văn bản mới chỉ mang tính thông báo, nhắc nhở các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm nộp tài liệu cho Thƣ viện. Việc thu thập tài liệu còn ở thế bị động, nghĩa là ai đến nộp thì thu, những khoa, bộ môn nộp muộn, hoặc không nộp cũng chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở. Việc thu nộp tài liệu xám còn chƣa đầy đủ, đặc biệt đối với luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của các cá nhân bảo vệ ở nƣớc ngoài do trƣờng cử đi học, luận văn từ các chƣơng trình liên kết đào tạo của Trƣờng,...
Nguyên nhân dẫn đến hiện trạng trên là vì chƣa có một văn bản chính thức do ĐHTM ban hành quy định về việc thu nhận và giao nộp tài liệu xám đối với các đơn vị trong ĐHTM. Trung tâm cũng chỉ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ để thu thập nguồn tài liệu này. Một số đơn vị, cá nhân chƣa ý thức đƣợc hết vai trò, tầm quan của tài liệu xám. Chƣa có sự thống nhất trong quản lý giữa các văn bản đã ban hành và cơ quan thi hành. Ví dụ: Tại Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Chính phủ về hoạt
động thông tin KHCN đã quy định: Công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc sĩ khoa học ở nƣớc ngoài, khi về nƣớc phải nộp 01 bản luận văn kèm 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thƣ viện nơi cử đi đào tạo. Nhƣng Trung tâm vẫn chƣa thu nhận đƣợc một bản luận văn nào của cán bộ đƣợc cử đi học ở nƣớc ngoài, có lẽ bởi cơ quan thi hành chƣa có những quy định và chế tài bắt buộc đối với các cá nhân thuộc đối tƣợng quy định trên.Trung tâm có rất ít thông tin về các kế hoạch NCKH của các đơn vị đào tạo trong ĐHTM; không có thông tin về các đoàn đi tham quan, thực tập khảo sát ở nƣớc ngoài.
Mặc dù vẫn còn nhiều bất cập trong việc thu thập tài liệu xám nhƣ trên, nhƣng thời gian vừa qua Thƣ viện đã thu thập một lƣợng tài liệu xám đáng kể với khoảng hơn 9.000 tài liệu (số liệu bảng 1.3). Đây là một trong những nguồn tài liệu có giá trị và phù hợp với nhu cầu nghiên cứu, học tập của các đối tƣợng NDT trong trƣờng .
Biểu đồ 2.4. Biểu đồ cơ cấu loại hình tài liệu theo phạm vi phổ biến thông tin
Tài liệu công bố 64% Tài liệu không
công bố 36%
0% 0%