- Kinh phí của thư viện
1.1.4. Đánh giá nguồn lực thông tin
Lý do cần phải đánh giá nguồn lực thông tin
Nhƣ trên đã nêu, nguồn lực thông tin là yếu tố cấu thành của thƣ viện, NLTT là cơ sở để thƣ viện tổ chức các các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT. Để xây dựng đƣợc một nguồn tin đủ mạnh, hợp lý, phù hợp với nhu cầu của thƣ viện, khả dĩ đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT thì việc đánh giá NLTT là rất cần thiết. Đánh giá NLTT là một quy trình nhằm tìm ra đƣợc điểm mạnh và điểm yếu của NLTT. Việc đánh giá NLTT đƣợc định nghĩa nhƣ một quá trình định lƣợng so sánh mức độ mà một thƣ viện đạt đƣợc trong việc xây dựng NLTT với yêu cầu đƣợc thể hiện bởi các thông số đã định (thƣờng có trong chính sách phát triển nguồn tin). Trong nghiên cứu của Marill và Corbin (1989) đã chỉ ra rằng đánh giá NLTT thƣờng xem xét một sƣu tập tài liệu tốt nhƣ thế nào và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT (cả ngƣời dùng tin hiện tại và những ngƣời dùng tin tiềm năng).
Đánh giá NLTT là một quá trình bắt buộc và mất nhiều thời gian, đồng thời đƣợc thƣờng xuyên thực hiện với việc quan sát nhằm tìm ra các điểm mạnh và điểm yếu của bộ sƣu tâp tài liệu, với mục đích tạo ra cái gì đó tốt hơn bằng cách kế thừa và phát huy các điểm mạnh đó và giảm đi, điều chỉnh những điểm yếu còn tồn tại. Nói
cách khác, đánh giá NLTT là đánh giá một cách khách quan về phạm vi và chiều sâu của bộ sƣu tập, đồng thời đƣa ra hƣớng dẫn về kế hoạch, dự định cũng nhƣ đƣa ra quyết định về bộ sƣu tập tài liệu.[40, Pg 160-161]
Mục đích của việc đánh giá nguồn lực thông tin
Các chuyên gia, các nhà quản lý thƣ viện thƣờng muốn biết NLTT mà thƣ viện đã thu thập tốt nhƣ thế nào và có phù hợp với NCT của các đối tƣợng NDT hay không? kinh phí để mua các tài liệu đã hợp lý chƣa? Để làm đƣợc điều ấy, việc đánh giá NLTT phải đƣợc tiến hành. Nói khác đi, mục đích của việc đánh giá NLTT là để tiến tới hoàn thiện NLTT, làm cho NLTT phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện, tức là phù hợp với nhu cầu của NDT. Đó cũng chính là nhiệm vụ chính của việc phát triển NLTT, điều này có liên quan tới việc lập kế hoạch, lựa chọn và cắt giảm các tài liệu thu thập. Việc đánh giá NLTT cần đạt đƣợc những mục đích sau:
Tìm kiếm thông tin chính xác hơn về quy mô, chiều sâu và lợi ích của tài liệu thu thập
Chuẩn bị hƣớng dẫn và cơ sở cho sự phát triển nguồn lực thông tin
Giúp đỡ trong việc chuẩn bị chính sách phát triển tài liệu thu thập
Xác định hiệu quả của chính sách phát triển việc thu thập
Quyết định chất lƣợng và sự phù hợp của tài liệu thu thập
Giúp chỉnh sửa những mặt chƣa phù hợp trong việc quản lý thƣ viện và cải thiện chúng
Tập trung nguồn nhân lực và tài chính vào các khu vực quan trọng
Cung cấp bằng chứng về việc tăng lên ngân sách cho nguồn tài liệu cần bổ sung
Xác định những điểm mạnh cũng nhƣ điểm yếu còn tồn tại trong việc thu thập tài liệu
Kiểm tra sự cần thiết, loại bỏ và kiểm soát tài liệu thu thập, đồng thời xây dựng các khu vực ƣu tiên cho công việc này
Các bƣớc trong tiến hành đánh giá
- Thiết lập mục đích và đối tƣợng cần nghiên cứu đánh giá
- Xem xét nghiên cứu trƣớc: khảo sát các nghiên cứu trƣớc để xem xét một cách chi tiết và hiểu rõ đƣợc các vấn đề bên trong có liên quan.
- Lựa chọn dữ liệu đƣợc thu thập và phƣơng pháp luận: Quyết định phƣơng pháp luận để thực hiện và dữ liệu chính xác để tập hợp là cần thiết đối với ngƣời quản lý dữ liệu thu thập nhằm chắc chắn các câu trả lời trong đó là cần thiết, trƣớc khi các câu hỏi gợi ra các câu trả lời của chúng. Theo cách tiếp cận có hệ thống có thể đặt các đối tƣợng nghiên cứu trong một bảng nhƣ một hệ thống các câu hỏi. Sau đó mỗi phần liệt kê làm thế nào bạn đƣa ra câu trả lời cho câu hỏi đó. Theo cách tiếp cận này có thể chắc chắn rằng mỗi câu hỏi quan tâm trong việc đánh giá tài liệu thu thập sẽ đƣợc giải đáp trong thực tế.
- Lựa chọn phạm vi đối tƣợng khảo sát: Đối tƣợng ở đây có thể bao gồm cả vật nhƣ sách và con ngƣời có thể là ngƣời sử dụng thƣ viện. Khi lựa chọn đối tƣợng cần có sự hiểu biết về các khía cạnh đơn giản nhất của kỹ thuật mẫu, nếu dạng mẫu đƣợc lấy chính xác, các đặc tính của dạng mẫu gần đúng với các đặc tính của nhóm từ đối tƣợng đƣợc lấy.
- Thực hiện một nghiên cứu thí điểm: Việc này giúp khảo sát kỹ thực tiễn, giúp tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, nâng cao chất lƣợng, cải thiện đáng kể kết quả nghiên cứu.
- Sửa chữa và phân tích dữ liệu: Sửa chữa dữ liệu thu đƣợc từ cuộc khảo sát, nhằm chắc chắn rằng cái gì đƣợc đƣa vào dữ liệu nguồn hay bảng tính máy tính là chính xác nhất có thể. Tiến hành phân tích dữ liệu bởi vì sự mã hóa sẽ luôn bao gồm một số quyết
định chủ quan về cái gì đƣợc hiểu bởi ngƣời điền vào phiếu mẫu hay hoàn thành bài khảo sát hoặc là bất kỳ công cụ tài liệu thu thập dữ liệu nào đƣợc sử dụng. Việc làm sáng tỏ này cần đƣợc quyết định dựa trên một cơ sở nhất quán chắc chắn và vì thế bảng quyết định mã đƣợc sử dụng. Sau đó mỗi phần nhỏ của dữ liệu vốn mập mờ khó hiểu sẽ đƣợc xử lý chính xác bằng cách tƣơng tự nhau.
Nói tóm lại, phân tích dữ liệu thu thập cần phải kết hợp với các mục đích và mục tiêu của cơ quan cũng nhƣ trong thƣ viện của mình. Với những điều lƣu ý trên, việc đánh giá nên xác định các câu hỏi riêng biệt đƣa ra, luôn luôn bắt đầu bằng câu hỏi loại thông tin nào cần thiết, điều gì gợi ý cho câu trả lời đƣợc yêu cầu và từ đó những câu hỏi nào nên đƣợc đƣa ra và qua câu hỏi đó liệu thông tin có phù hợp từ các nguồn khác nhau hay không? Hơn thế nữa, điều quan trọng là tính chủ quan của các phƣơng pháp khác nhau về chất lƣợng của các tài liệu thu thập đƣợc giảm đi nhiều nhất có thể. Điều này có thể đƣợc thực hiện nhờ sử dụng kỹ thuật định lƣợng, chúng tính toán không chỉ các mục dữ liệu của toàn hệ thống và cả số lần chúng đƣợc sử dụng bằng cách này hay cách khác, mà còn tính toán mức độ ảnh hƣởng lẫn nhau giữa ngƣời sử dụng và các dịch vụ của thƣ viện.
Các phƣơng pháp đánh giá nguồn lực thông tin
Đánh giá nguồn lực thông tin bao gồm hai cách tiếp cận: Lấy ngƣời dùng làm trung tâm (user centred) và lấy NLTT làm trung tâm (information resources centred). Mỗi phƣơng pháp tiếp cận đều có những ƣu điểm riêng và để tiến hành đánh giá đƣợc nguồn lực thông tin trong mỗi phƣơng pháp cần đƣa ra các tiêu chí cụ thể;
(1) Phƣơng pháp đánh giá đầu tiên là lấy ngƣời dùng làm trung tâm, có nghĩa là tập trung vào ngƣời dùng cá nhân nhƣ là đơn vị của việc phân tích, với ngƣời dùng đang đƣợc xác định nhƣ cá nhân sử dụng các phƣơng tiện trong dữ liệu thu thập. Trong thời đại kỹ thuật số tầm quan trọng của việc đánh giá bộ sƣu tập ngƣời sử dụng làm
trung tâm đã tăng lên, vì nó không còn là trƣờng hợp độc giả đƣợc giới hạn truy cập vào những gì có trong bất kỳ một bộ sƣu tập vật lý nào.[40, Pg 162-182]
- Tiêu chí đánh giá:
+ Sự hài lòng của NDT về chất lƣợng nguồn lực thông tin tại thƣ viện:
Phƣơng pháp thực hiện: Phát phiếu khảo sát để thăm dò ý kiến, thống kê lƣợng phiếu phát ra để tính mức độ hài lòng của NDT.
+ Khả năng tìm kiếm tới NLTT: Phƣơng pháp thực hiện: Phát phiếu khảo sát để thăm dò ý kiến, thống kê lƣợng phiếu phát ra để tính khả năng tìm đến NLTT của NDT và biết rõ nguyên nhân tại sao NDT chƣa tìm kiếm đƣợc NLTT tại thƣ viện.
+ Tỷ lệ tài liệu đƣợc mƣợn: Thông qua số lƣợt sử dụng tài liệu của bạn đọc trong một khoảng thời gian cụ thể để đánh giá tần suất sử dụng của vốn tài liệu. Nếu tỷ lệ tài liệu mƣợn càng cao, thì tần suất (hiệu quả) sử dụng của vốn tài liệu càng đƣợc đánh giá tốt.
Phƣơng pháp tính tỷ lệ tài liệu đƣợc mƣợn[8]
Tổng số lần mƣợn tài liệu trong năm x 100
Tổng số bản tài liệu hiện có trong kho
(2) Phƣơng pháp thứ hai là lấy nguồn lực thông tin làm trung tâm, có nghĩa là các kỹ thuật đánh giá tập trung vào việc kiểm tra tài liệu thu thập trong hệ thống nhƣ quy mô, nội dung, mức độ cập nhật, mức độ đầy đủ và tầm quan trọng của nó. Mục đích chỉ ra tổng số bản các loại tài liệu sẵn sàng phục vụ và tính thời sự của chúng. Để đánh giá theo cách tiếp cận này, ngƣời ta giả định rằng mỗi cuốn sách, mỗi loại tài liệu đều có giá trị ngang nhau và một tài liệu hiện đƣợc ƣa chuộng thì tƣơng lai cũng vẫn đƣợc ƣa chuộng. Tuy nhiên trong mối quan hệ với việc đánh giá NLTT của Follet
Report và hiệu quả phục vụ tại thƣ viện đại học kết quả thu đƣợc giá trị quan trọng giữa các tài liệu trong quá trình sử dụng là khác nhau và tạo lập một loạt các chỉ dẫn quan trọng tin rằng hầu hết đều thích hợp cho việc đánh giá NLTT.[40, Pg 162-182]