- Quy trình bổ sung đối với tàiliệu từ nguồn tặng biếu, tài trợ (sách, báo, )
2.1.6. Vấn đề phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin * Phối hợp bổ sung
* Phối hợp bổ sung
Phối hợp bổ sung đƣợc hiểu là sự phân chia gianh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng lặp và làm tăng số lƣợng tài liệu.[26,tr.76]
Phối hợp bổ sung là nguyên tắc quan trọng, không thể thiếu của công tác bổ sung tài liệu, có nhiều lý do khiến các thƣ viện nói chung và thƣ viện các trƣờng đại học nói riêng cần phối hợp bổ sung. Trƣớc hết, do sự bùng nổ thông tin dẫn đến số lƣợng tài liệu quá nhanh, quá nhiều nên không một thƣ viện nào có đủ nguồn kinh
phí để bổ sung tất cả các tài liệu mới trên thị trƣờng nhằm đáp ứng NCT ngày một cao của NDT. Thứ hai, việc phối hợp bổ sung giúp tránh đƣợc tình trạng biệt lập, khép kín thông tin trong phạm vi một đơn vị; tăng cƣờng khả năng truy cập tới các nguồn thông tin khác nhau của các thƣ viện thành viên, thỏa mãn tối đa NCT của NDT. Thứ ba, trong điều kiện hiên nay, việc phối hợp bổ sung giúp các thƣ viện sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, đặc biệt là nguồn thông tin, tài liệu) thông qua quá trình phối hợp, chia sẻ để tránh việc bổ sung trùng lặp, lãng phí thông tin;
Để việc phối hợp bổ sung đem lại hiệu quả thiết thực cho tất cả các thƣ viện tham gia, phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Các thƣ viện phối hợp bổ sung với nhau trên cơ sở hoàn toàn tự nguyện; Lợi ích của việc phối hợp bổ sung phải rõ ràng với tất cả các thƣ viện tham gia. Việc cần làm trƣớc tiên trong phối hợp bổ sung là phân chia diện bổ sung giữa các thƣ viện, các cơ quan thông tin trong cùng một địa bàn hay một ngành sao cho không có một mảng đề tài hay chủ để nào có nhu cầu thông tin mà không có thƣ viện nào bổ sung, cũng nhƣ không có mảng đề tài hay chủ đề nào mà có nhiều thƣ viện cùng bổ sung. Điều kiện để phối hợp bổ sung thành công là các thƣ viện cần có diện bổ sung rõ ràng, cán bộ nhiệt tình, tâm huyết với công việc, những cán bộ này sẽ đóng vai trò nòng cốt, đứng ra tổ chức các buổi gặp gỡ, xây dựng kế hoạch cũng nhƣ tổ chức thực hiện kế hoạch phối hợp bổ sung.
Các hình thức phối hợp bổ sung: Trao đổi danh mục tài liệu giữa các thƣ viện trƣớc khi đặt mua, việc này sẽ giúp hạn chế tới mức thấp nhất việc đặt mua trùng lặp; Phối hợp bổ sung tài liệu còn đƣợc thực hiện thông qua việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin thƣ viện nhƣ xây dựng mục lục liên hợp, cho mƣợn giữa các thƣ viện, trao đổi cơ sở dữ liệu hoặc cho phép truy cập cơ sở dữ liệu thông qua mạng máy tính.[28, tr.174-178]
Việc phối hợp bổ sung mang lại những ý nghĩa thiết đối với thƣ viện nhƣ tiết kiệm kinh phí bổ sung, tránh lãng phí đối với việc nhiều đơn vị cùng mua bổ sung một tài liệu, giúp tăng cƣờng NLTT, tạo điều kiện để NDT khai thác tài liệu với tần suất tối đa, từ đó thỏa mãn nhiều hơn NCT của bạn đọc, phục vụ tốt việc học tập và nghiên cứu khoa học của NDT.
Ý thức đƣợc tầm quan trọng của công tác phối hợp bổ sung đối với hoạt động của thƣ viện, tuy nhiên ở Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM nói riêng đây vẫn còn là vấn đề mới cần nghiên cứu và có sự đồng lòng của cộng đồng thƣ viện các trƣờng đại học tại khu vực phía Bắc, cũng nhƣ sự hỗ trợ của các thƣ viện đầu ngành để hình thành lên các Consortium thƣ viện. Hiện nay Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM chƣa tiến hành phối hợp bổ sung với bất kỳ một đơn vị nào. Hy vọng trong thời gian tới thƣ viện sẽ triển khai phối hợp bổ sung với các thƣ viện đại học trên cùng địa bàn Hà Nội và có chuyên ngành đào tạo gần với ngành đào tạo của trƣờng ĐHTM nhƣ trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân, trƣờng Đại học Ngoại thƣơng, Đại học Công nghiệp,…thông qua việc phối hợp bổ sung này giúp các thƣ viện thành viên nâng cao số lƣợng vốn tài liệu, có đƣợc NLTT đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung từ đó nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác phục vụ NDT tại thƣ viện mình.
* Chia sẻ nguồn lực thông tin
Hiện nay, các thƣ viện đại học đang đứng trƣớc vấn đề hết sức khó khăn trong lựa chọn bổ sung tài liệu do mâu thuẫn không thể tự giải quyết giữa kinh phí hoạt động đƣợc cấp còn eo hẹp với nguồn tài nguyên thông tin trong và ngoài nƣớc ngày càng có xu hƣớng tăng nhanh hàng năm. Do đó, việc thống nhất quan điểm, nguyên tắc, giảm bớt những quyết định mang tính chủ quan, tình huống, nhất thời liên quan đến nguồn lực thông tin,... để bổ sung tài liệu một cách khoa học, từng bƣớc nâng cao chất lƣợng
nguồn tin, thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thƣ viện đang là yêu cầu cấp bách đặt ra cho hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học Việt Nam.
Hiện tại, dù đã đáp ứng đƣợc phần lớn NCT cho ngƣời dạy và ngƣời học, nhƣng việc phát triển NLTT, hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin trong hệ thống thƣ viện đại học vẫn chƣa đủ mạnh, số lƣợng và chất lƣợng nguồn tin trao đổi thấp, do hoạt động còn manh mún, tuỳ tiện, việc phối hợp, liên kết vẫn mang nặng tính hình thức, kém hiệu quả, thiếu phƣơng pháp, chính sách phát triển khoa học, nhất quán
Thực hiện chia sẻ NLTT trong hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học Việt Nam, nhằm tăng cƣờng NLTT cho thƣ viện các trƣờng đại học, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho hoạt động NCKH, giảng dạy và học tập, góp phần nâng cao chất lƣợng giáo dục, đào tạo trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập quốc tế cần đƣợc nghiên cứu và triển khai .
. Để triển khai hiệu quả, các thƣ viện cần tập trung vào việc phối hợp các hình thức trao đổi thông tin: dịch vụ mƣợn liên thƣ viện, mục lục liên hợp trực tuyến, vấn đề hợp tác trong công tác bổ sung tài liệu, chia sẻ nguồn thông tin số. Trên cơ sở đó, xây dựng một cơ chế hợp tác cho hoạt động chia sẻ thông tin cũng nhƣ dự tính những thuận lợi và khó khăn khi triển khai các dịch vụ này. [6, tr.198-205]
Hình thức chia sẻ phổ biến nhất là việc phối hợp nguồn dữ liệu thƣ mục giữa các cơ quan TT-TV đại học. Mỗi cơ quan thông tin - thƣ viện đều có một số lƣợng biểu ghi nhất định về một lĩnh vực nào đó, sự hợp nhất giữa chúng sẽ tạo nên một ngân hàng dữ liệu cực kỳ phong phú và đa dạng. NDT sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc lựa chọn tài liệu. CNTT ngày nay hoàn toàn có khả năng tạo ra đƣợc mối trao đổi thƣờng xuyên giữa các cơ quan TT-TV đại học. Một trong những giải pháp đa đƣợc đề cập đó là các cơ quan TT-TV đại học nên cùng nhau xây dựng một ngân hàng dữ liệu chung (ngoài việc trao đổi dữ liệu thƣờng xuyên giữa các cơ quan) nhằm tạo ra một diện truy
cập rộng lớn không chỉ dành riêng cho sinh viên và cán bộ giảng dạy trong các trƣờng đại học mà còn có thể phục vụ ngƣời dùng là các đối tƣợng khác có liên quan. Bên cạnh việc chia sẻ nguồn dữ liệu thƣ mục, các cơ quan TT-TV đại học cũng cần tính đến việc chia sẻ các nguồn tài nguyên vật lý nhƣ: kho sách, các cơ sở dữ liệu toàn văn trên CD-ROM, các phƣơng tiện phục vụ phổ biến thông tin (phòng đọc, hệ thống tra cứu...)..., cũng có nghĩa là các nguồn tài liệu quý đƣợc sử dụng một cách tối đa và phát huy hết đƣợc hiệu quả. Cả hai hình thức trên đều tất yếu đặt ra một vấn đề: các cơ quan TT-TV đại học cần phải tính đến việc chia sẻ NDT. Có nghĩa là không còn khái niệm NDT của một cơ quan TT-TV đại học cụ thể nào đó, mà sẽ xuất hiện khái niệm NDT của các cơ quan TT-TV đại học nói chung. Một trong những hình thức kết hợp không thể thiếu đƣợc khi tham gia xây dựng hệ thống liên thƣ viện là việc xây dựng một Website chung cho toàn hệ thống. Có thể xem đây nhƣ một cổng (gateway) trao đổi thông tin giữa hệ thống các cơ quan TT-TV đại học với các đối tác (NDT, nhà cung cấp thông tin, các hệ thống cơ quan TT-TV đại học khác, các viện nghiên cứu khoa học, các tổ chức có mối quan hệ thƣờng xuyên...).
Các yếu tố đảm bảo việc chia sẻ NLTT. Trƣớc hết, để đảm bảo việc chia sẻ, các cơ quan TT-TV đại học cần phải đảm bảo thống nhất về mặt chuyên môn, nghiệp vụ. Vấn đề thứ hai là vấn đề cơ sở vật chất , cơ sở vật chất ở đây chính là: thiết bị, kho tàng, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, không gian phục vụ... Đây cũng là một khó khăn lớn mà các cơ quan TT-TV đại học đang phải đối mặt. Chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, mức độ đầu tƣ chênh lệch quá lớn giữa các đơn vị, thiết bị và công nghệ chắp vá... là một số ít trong số các thực trạng tồn tại ở các cơ quan TT-TV đại học Việt Nam hiện nay. Bên cạnh đó, để đảm bảo hệ thống vận hành đƣợc một cách hiệu quả thì vấn đề đào tạo nguồn nhân lực tham gia vào hệ thống cũng cần đƣợc quan tâm một cách đúng mức. Hơn thế nữa, việc giao kết về vấn đề chia sẻ nguồn lực giữa các thành viên tham gia cũng có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xây dựng hệ thống liên thƣ viện.
Cần phải có những văn bản (trên cơ sở nhất trí giữa các đơn vị) quy định rõ ràng về trách nhiệm, về khả năng và mức độ tham gia hợp tác giữa các thành viên, về việc sử dụng chuyên gia, nguồn lực và thời gian... Những vấn đề trên càng sáng tỏ thì hệ thống vận hành càng nhịp nhàng và càng hiệu quả. Tiếp theo là vấn đề hỗ trợ bên trong mỗi cơ quan TT-TV hoặc mỗi nhóm liên kết. Nói cách khác, đây là vấn đề duy trì hệ thống. Cuối cùng, chúng ta cũng không thể không tính đến sự cam kết từ phía các cơ quan chủ quản (các trƣờng đại học) của mỗi đơn vị. Sự thống nhất giữa các cơ quan chủ quản sẽ tạo ra một hành lang pháp lý cũng nhƣ chuyên môn vững chắc để các cơ quan TT-TV có thể phát huy đƣợc hết tiềm lực của mình. [11]
Chia sẻ NLTT giữa thƣ viện các trƣờng đại học ở Việt Nam nhằm tăng cƣờng NLTT, phục vụ nhu cầu thông tin khoa học, nguồn học liệu đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ, góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo là yêu cầu cấp thiết cần đƣợc nghiên cứu triển khai với những bƣớc đi vững chắc. Các thƣ viện đại học Việt Nam cần có đƣợc một phƣơng thức và mô hình hoàn chỉnh về liên thông, trao đổi thông tin. Trên cơ sở đó xây dựng một cơ chế hợp tác chia sẻ NLTT trong hệ thống.
Đối với Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM, công tác chia sẻ NLTT đang trở nên cần thiết khi NCT của NDT ngày càng cao và đa dạng, trong khi nguồn kinh phí bổ sung ngày càng hạn hẹp, Thƣ viện lại phải đáp ứng NCT phục vụ cho việc đào tạo theo học chế tín chỉ. Mặc dù đứng trƣớc những đòi hỏi rất thiết thực nhƣ vậy nhƣng thƣ viện vẫn chƣa tiến hành chia sẻ, trao đổi NLTT với bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào. Nguyên nhân của vấn đề này một phần nằm ở ý thức chủ quan từ phía cán bộ thƣ viện chƣa có sự tích cực, chủ động triển khai công việc, các NLTT của thƣ viện có thể chia sẻ hợp tác còn hạn chế.
Hiên nay, Trung tâm đã tham gia vào Hội Thƣ viện Việt Nam, Liên hiệp Thƣ viện đại học khu vực phía Bắc, đây là những hội nghề nghiệp lớn trong nƣớc, tuy
nhiên việc chia sẻ, trao đổi các NLTT vẫn còn là vấn đề mới, đã đƣợc đề cập nhƣng chƣa có hành động triển khai cụ thể. Về thực trạng NLTT tại Trung tâm vẫn còn thiếu mảng tài liệu số, tài liệu điện tử, trong khi đây là một trong những loại hình tài liệu giúp các thƣ viện dễ dàng thực hiện việc chia sẻ. Từ thực tế này bƣớc đầu Trung tâm nên tiến hành chia sẻ nguồn dữ liệu thƣ mục, một số CSDL điện tử toàn văn và các CSDL trên CD-ROM,…và mô hình liên kết phù hợp là liên kết theo nhóm các trƣờng đại học có chuyên ngành đào tạo gần với trƣờng ĐHTM nhƣ trƣờng Đại học đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Ngoại Thƣơng, Đại học Công nghiệp,…hoặc mô hình liên kết theo khu vực địa lý với các thƣ viện trên địa bàn Hà Nội. Tuy nhiên để việc chia sẻ NLTT tại thƣ viện đi vào thực tế thƣ viện cần chủ động tích cực trong việc tham gia các liên hợp thƣ viện, tiếp tục nghiên cứu, cân nhắc các giải pháp để thực hiện việc chia sẻ đạt hiệu quả cao, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác phục vụ của Thƣ viện và chất lƣợng đào tạo của Nhà trƣờng.