- Quy trình bổ sung đối với tàiliệu từ nguồn tặng biếu, tài trợ (sách, báo, )
2.1.5. Công tác thanh lý tàiliệu
Trong Thông tƣ số: 21/2012/TT-BVHTTDL có nêu khái niệm Thanh lọc tài liệu thư viện là đƣa ra khỏi kho sách những tài liệu không phù hợp với diện phục vụ của thƣ viện, thừa bản, lạc hậu về nội dung, bị hƣ hỏng không thể phục hồi, bị mất trong quá trình phục vụ ngƣời sử dụng thƣ viện để chuyển đổi mục đích sử dụng hoặc để thực hiện thanh lý tài sản thuộc thƣ viện.
Tài liệu thuộc diện phục vụ của thư viện là những tài liệu có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện, nhu cầu của ngƣời sử dụng mà thƣ viện có trách nhiệm phục vụ.
Trong công tác phát triển NLTT để có đƣợc một bộ sƣu tập tài liệu phong phú về chủng loại, có chất lƣợng tốt, đáp ứng đƣợc NCT của NDT thì ngoài việc bổ sung những tài liệu có chất lƣợng còn phải thƣờng xuyên theo dõi quá trình sử dụng tài liệu để thanh lý và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng.
Thanh lý giúp nâng cao chất lƣợng vốn tài liệu, làm cho giá trị vốn tài liệu đƣợc cải thiện dẫn đến nâng cao hệ số sử dụng tài liệu trong thƣ viện. Mặt khác thanh lý
cũng giúp giải phóng khỏi kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng, lấy chỗ để sắp xếp tài liệu mới bổ sung. [13]
Tại Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM, thời gian trƣớc việc thanh lý tài liệu chƣa đƣợc thƣ viện và nhà trƣờng quan tâm, một phần do chƣa có văn bản nào quy định cụ thể về công tác thanh lý tài liệu trong thƣ viện. Mặt khác do các thủ tục và quy trình thanh lý tài liệu còn nhiều khó khăn nên công tác thanh lý đƣợc tiến hành rất chậm và không đƣợc thực hiện định kỳ. Do đó trong kho còn tồn tại nhiều tài liệu cũ, rách nát, thông tin tài liệu không cập nhật, diện tích giá kệ trong các kho trật trội.
Trong những năm gần đây, Thƣ viện đã chú trọng hơn đến công tác thanh lý tài liệu. Thông qua quá trình phục vụ, số liệu thống kê, báo cáo lƣu thông trên phần mềm, những tài liệu không có bạn đọc sử dụng hoặc ít sử dụng và qua công tác kiểm kê, sắp xếp kho hàng năm những tài liệu đã cũ, hỏng, thông tin không còn cập nhật, những tài liệu nhiều bản nhƣng ít ngƣời sử dụng sẽ đƣợc cán bộ phục vụ tại các phòng lập danh mục, trình Ban giám đốc Trung tâm xem xét, sau đó sẽ rút những tài liệu này chuyển vào kho lƣu chờ thanh lý.
Cụ thể, năm 2007 Trung tâm đã tiến hành thanh lý đối với kho tài liệu Báo tạp chí, những loại báo tạp chí thanh lý chủ yếu là các loại báo tạp chí giải trí, tin tức hàng ngày, hoặc những tài liệu có từ 2 đến 3 số và những số báo tạp chí đƣợc phát hành trƣớc năm 2000. Những loại báo tạp chí phù hợp với chuyên ngành đào tạo của trƣờng đƣợc lƣu và đóng quyển để tiếp tục phục vụ NDT.
Năm 2011 Trung tâm đã lập kế hoạch thanh lý cho các loại tài liệu nhƣ sách tham khảo, Báo tạp chí, luận văn tốt nghiệp đây là những tài liệu có năm xuất bản cũ thông tin không còn phù hợp với diện phục vụ của thƣ viện, những tài liệu bị mốc, rách nát không còn giá trị sử dụng và một số tài liệu có từ 4 bản trở lên và ít bạn đọc sử dụng, cụ thể đối với sách tham khảo chủ yếu thanh lý những tài liệu xuất bản từ năm
2000 trở về trƣớc khoảng 15.000 cuốn. Tuy nhiên vẫn giữ lại những cuốn sách nội dung liên quan đến các chuyên ngành đào tạo của trƣờng, các từ điển, các sách văn kiện, sách bạn đọc vẫn có nhu cầu sử dụng. Trung tâm còn thanh lý một số sách tiếng pháp cũ, không có bạn đọc sử dụng và không còn phù hợp với diện phục vụ của thƣ viện . Đối với tài liệu luận văn tốt nghiệp của sinh viên, thƣ viện tiến hành thanh lý những luận văn đƣợc bảo vệ từ trƣớc năm 2004 vì thông tin không còn cập nhật hoặc trùng với tên đề tài mới bổ sung, tuy nhiên những cuốn luận văn mà bạn đọc còn nhu cầu sử dụng vẫn giữ lại. Tài liệu báo tạp chí vẫn lƣu và đóng tập cho các loại báo tạp chí phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của trƣờng, thanh lý những tài liệu giải trí, tin tức, những loại báo tạp chí có từ 2 bản trở lên đƣợc phát hành từ năm 2008 trở về trƣớc.[32]
Nhìn chung trong những năm gần đây cùng với việc bổ sung tài liệu mới Trung tâm đã quan tâm và làm tốt công tác thanh lý tài liệu từ đó giúp nâng cao chất lƣợng vốn tài liệu thƣ viện, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ ngƣời sử dụng, tiết kiệm diện tích và chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu thƣ viện và để tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu.