- Tiêu chí đánh giá:
3.2.3. Chú trọng bổ sung nguồn tin nội sinh
Nguồn tin nội sinh là những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trƣờng đại học… Nguồn tin nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ hƣớng phát triển của những đơn vị này và thƣờng đƣợc lƣu giữ ở các Trung tâm TT-TV và trung tâm thông tin của đơn vị đó[23]. Trong xu thế phát triển chung của đất nƣớc, hoạt động đào tạo của các trƣờng đại học ngày càng mở rộng, công tác nghiên cứu khoa học cũng không ngừng đƣợc đẩy mạnh. Do đó nguồn tin nội sinh của mỗi trƣờng ngày càng tăng nhanh về số lƣợng và chuyên sâu về nội dung. Thực tế trong thời gian qua, nguồn tài liệu này vẫn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức.
Thu thập đƣợc đầy đủ, kiểm soát và khai thác tốt nguồn thông tin đặc biệt này phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các trung tâm TT-TV, các trung tâm thông tin trong mỗi trƣờng đại học.
Về thực trạng công tác thu thập, khai thác, sử dụng nguồn liệu nội sinh tại Trung tâm TT-TVĐHTM tác giả đã trình bày ở (mục 2.2.1). Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng đƣợc CSDL riêng cho tài liệu luận văn, luận án, tài liệu là đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, kỷ yếu nghiên cứu khoa học và các giáo trình của trƣờng. Các tài liệu này đƣợc lƣu giữ và phục vụ tại các kho tài liệu khác nhau của Trung tâm, phù hợp với yêu cầu học tập, đào tạo và nghiên cứu của từng nhóm đối tƣợng bạn đọc. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong công tác thu thập tài liệu nội sinh nhƣ trên, nhƣng hiện nay việc thu thập nguồn tài liệu này vẫn còn nhiều tồn tại, cần có giải pháp khắc phuc nhƣ chƣa thu thập đƣợc đầy đủ tài liệu luận án, luận văn do cán bộ, giáo viên trong trƣờng bảo vệ tại các cơ sở giáo dục ngoài trƣờng, việc thu thập tài liệu còn thụ động, thời gian thu nộp chậm, nhiều loại chƣa thu thập đƣợc nhƣ:
+ Các bài giảng, bài thuyết trình của giáo viên và cán bộ trong trƣờng + Các báo cáo của các đoàn, cơ quan khảo sát trong và ngoài nƣớc + Các bản dịch tài liệu nƣớc ngoài
+ Các tài liệu về sáng kiến cải tiến
+ Các tổng kết nghiên cứu, công trình nghiên cứu khoa học + Bản thảo của bài báo, sách,…
Nguyên nhân dẫn đến hiện trạng trên là vì chƣa có một văn bản chính thức do ĐHTM ban hành quy định về việc thu nhận và giao nộp tài liệu xám đối với các đơn vị trong ĐHTM. Trung tâm cũng chỉ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ để thu thập nguồn tài liệu này . Một số đơn vị, cá nhân chƣa ý thức đƣợc hết vai trò, tầm quan của tài liệu xám. Chƣa có sự thống nhất trong quản lý giữa các văn bản đã ban hành và cơ quan thi hành. Ví dụ: Tại Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Chính phủ về hoạt động thông tin KHCN đã quy định: Công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc sĩ khoa học ở nƣớc ngoài, khi về nƣớc phải nộp 01 bản luận văn kèm 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc Trung tâm TT-TV nơi cử đi đào tạo. Nhƣng
Trung tâm vẫn chƣa thu nhận đƣợc một bản luận văn nào của cán bộ đƣợc cử đi học ở nƣớc ngoài, có lẽ bởi cơ quan thi hành chƣa có những quy định và chế tài bắt buộc đối với các cá nhân thuộc đối tƣợng quy định trên. Trung tâm có rất ít thông tin về các kế hoạch nghiên cứu khoa học của các đơn vị đào tạo trong ĐHTM; không có thông tin về các đoàn đi tham quan, thực tập khảo sát ở nƣớc ngoài.
Theo báo cáo thống kê từ các phòng phục vụ, tài liệu nội sinh tại Trung tâm TT- TV có tần suất sử dụng rất cao, đem lại giá trị khoa học lớn, phù hợp với nhu cầu nghiên cứu của NDT. Mặt khác nếu làm tốt công tác thu thập nguồn tin nội sinh này, thì hàng năm Trung tâm TT-TV sẽ bổ sung đƣợc một lƣợng tài liệu có chất lƣợng cao, phù hợp với NCT của các đối tƣợng NDT mà không cần phải trả tiền. Về thực chất, để tạo đƣợc nguồn tin nội sinh này, hàng năm Nhà trƣờng phải đầu tƣ một nguồn ngân sách không nhỏ cho hoạt động NCKH và các hoạt động nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn trƣờng. Nếu nguồn tin nội sinh mà không đƣợc chú trọng bổ sung vào Trung tâm TT-TV sẽ là một sự lãng phí rất lớn của Nhà trƣờng.
Để khắc phục đƣợc những hạn chế trong công tác thu thập nguồn tin nội sinh và tiếp tục phát huy những thế mạnh và vai trò của nguồn tin nội sinh trong việc phục vụ hoạt động đào tạo, NCKH của Nhà trƣờng, tránh những tổn thất lãng phí thì Trung tâm TT-TV và Nhà trƣờng cần tập trung thực hiện tốt các nhóm giải pháp sau:.
- Về phía Nhà trƣờng: Cần xây dựng chính sách qui định rõ trách nhiệm, quyền lợi cả về mặt vật chất cũng nhƣ tinh thần để khuyến khích các tác giả tạo ra nguồn tài liệu xám, cũng nhƣ trách nhiệm của ngƣời sử dụng và khai thác nguồn tin đó, trên cơ sở xem xét hệ thống pháp luật hiện hành (Luật khoa học và công nghệ, Nghị định số 159/2004/NĐ-CP về hoạt động thông tin KH &CN…), chính sách về giáo dục đào tạo, về định hƣớng chiến lƣợc trong hoạt động khoa học công nghệ của ĐHTM.
+ Hàng năm nên thống kê, báo cáo đầy đủ số lƣợng tài liệu nội sinh thu thập đƣợc về Trung tâm TT-TV lên Ban giám hiệu (trên cơ sở so sánh với danh mục các đề tài đƣợc bảo vệ và danh sách cán bộ, giảng viên đã hoàn thành kế hoach học tập, nghiên cứu )
+ Trung tâm TT-TV cần xây dựng và đề xuất với Ban giám hiệu về việc ban hành các văn bản pháp quy, quy định cụ thể về việc giao nộp tài liệu nội sinh đối với toàn thể cán bộ, giáo viên và sinh viên trong trƣờng.
+ Tiếp tục hoàn thiện hơn nữa quy trình thu thập tài liệu để nguồn tin nội sinh ngày càng đa dạng phong phú, bao quát đầy đủ các mặt hoạt động của Nhà trƣờng.
+ Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển nguồn tài liệu xám thành các bộ sƣu tập dƣới dạng số hóa: bộ sƣu tập các luận văn/luận án; bộ sƣu tập các chƣơng trình, bài giảng, bộ sƣu tập các kỷ yếu hội nghị hội thảo tạo thành một hệ thống các tƣ liệu khoa học về một chủ đề xác định, trở thành nguồn tài liệu quý phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu của Nhà trƣờng.
+ Có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các khoa, phòng ban và Trung tâm TT-TV, viện nghiên cứu để thu thập các tài liêu xám của trƣờng.
+ Tăng cƣờng công tác tuyên truyền, giới thiệu về vai trò của tài liệu xám để các đơn vị cá nhân biết và tự giác tới Trung tâm TT-TV giao nộp đầy đủ.