sơ tín dụng:
Thông tin được thu thập, sau khi phục vụ cho quá trình phân tích, cần được lưu trữ một cách cẩn thận và có khoa học nhằm xây dựng hệ thống thông tin khách hàng đồng bộ, có liên kết để thuận tiện hơn trong việc tra cứu và sử dụng sau này.
Bên cạnh đó, với xu hướng mở rộng cho vay các DN vừa và nhỏ, cho vay hộ kinh doanh, hộ gia đình, cho vay tiêu dùng của ngân hàng như hiện nay, số lượng khách hàng ở chi nhánh đang có xu hướng tăng nhanh. Điều đó có nghĩa chi nhánh phải quản lý một lượng không nhỏ các hồ sơ về khách hàng nói chung và hồ sơ tín dụng nói riêng. Do đó, chi nhánh nên chú trọng hơn tới công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ về khách hàng, đặc biệt là hồ sơ tín dụng. Đây chính là điều kiện hỗ trợ cho công tác quản lý khách hàng cũng như công tác kiểm tra, giám sát nội bộ của ngân hàng.
Hồ sơ tín dụng là nguồn tài liệu quan trọng đối với công tác giám sát các khoản vay và là cơ sở để tiến hành đánh giá tín dụng định kì; đặc biệt khi xảy ra
tranh chấp, nó là cơ sở pháp lý quan trọng quyết định đến sự thắng bại của quá trình tranh chấp. Hồ sơ tín dụng đòi hỏi phải được thiết lập một các đầy đủ, chặt chẽ và chính xác cả 3 nhóm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế và hồ sơ cho vay. Với từng loại đối tượng vay vốn và nhóm khách hàng khác nhau thì các loại hồ sơ trên có các loại giấy tờ quy định khác nhau tuy nhiên những loại giấy tờ chung bất kì hồ sơ tín dụng nào cũng phải có là: giấy đề nghị vay vốn, phương án/ dự án vay vốn, hợp đồng tín dụng, các văn bản phê duyệt cho vay, các bản định giá tài sản đảm bảo, các biên bản và các báo cáo về các cuộc tiếp xúc làm việc với khách hàng, bản chấm điểm tín dụng và xếp hạng khách hàng, …
3.2.2. Hoàn thiện công tác xử lý thông tin:
Trong những năm qua, chi nhánh đã có nhiều nỗ lực đổi mới trong công tác phân tích tài chính doanh nghiệp nhằm phù hợp với sự thay đổi tình hình tài chính của các DN, bắt kịp sự điều chỉnh của các quy trình, hướng dẫn của ngân hàng nhằm hạn chế phần nào các rủi ro trong hoạt động tín dụng nói chung và hoạt động cho vay nói riêng trong thời gian qua. Tuy nhiên để đạt được những kết quả phân tích tốt nhất, hỗ trợ hữu ích cho việc ra quyết định tín dụng, chi nhánh còn cần phải có những biện pháp hoàn thiện công tác xử lý thông tin hay chính là khâu phân tích, thẩm định khách hàng cũng như phương án/ dự án đầu tư kinh doanh. Với những doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên và có hệ thống kế toán mạnh, thực hiện phân tích tài chính một cách đầy đủ và cụ thể. Còn với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì cần tập trung vào đánh giá phân tích như hộ kinh doanh cá thể vì cả quy mô hoạt động và tiềm lực tài chính của nó quá nhỏ bé, không thể đánh giá bằng cách phân tích theo quy trình cứng nhắc và đem so sánh với ngành hoạt động, điều này quá khập khiễng và sẽ không đưa lại kết quả gì mà càng làm cho các DN này khó tiếp cận với nguồn vốn của ngân hàng hơn, dẫn tới ảnh hưởng đến tăng trưởng tín dụng của chi nhánh. Bên cạnh đó, cần bổ sung thêm các phương pháp khác để hỗ trợ hoặc xây dựng bộ chỉ tiêu phân tích đánh giá đơn giản hơn để phân tích, thẩm định những DN này.