KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh
đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt
động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân. Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được đểđáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả
công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sởđể nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên. Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả
công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thểđo lường cụ thể.
Để thực hiện KPI, công ty cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, Management By Object, quản lý theo mục tiêu, là một tiến trình hoạt động dựa trên mục tiêu, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó.
Tuy nhiên, có những công việc gặp khó khăn trong việc thiết lập các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình (gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP, Management By Process), các chuẩn đó cũng là các KPI.
Những lợi ích khi sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc:
- Nó có thể cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách rất nhanh.
- Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy
được và chính xác đi kèm theo.
- Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó.
Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được. - Đưa ra các chỉ tiêu có thểđo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ
thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng, hoài nghi trong tổ
chức cũng như tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên giỏi. Hiện nay ở rất nhiều Ngân hàng TMCP đã xây dựng bộ KPI khá hoàn chỉnh, do vậy việc quản trị và điều hành nhân viên cũng không khó khăn như VIB, Techcombank, ACB, …
Tuy nhiên, việc xây dựng bộ KPI đòi hỏi phải có một sựđầu tư công phu, hoàn chỉnh, hợp lý với từng hoàn cảnh và phải thực sự thông nếu không nó sẽ phản tác dụng. Vì
thế mà hiện nay rất nhiều Ngân hàng vẫn chưa xây dựng bộ KPI hoàn chỉnh mà chỉ
xây dựng chỉ tiêu kinh doanh cho từng đơn vị kinh doanh, từ đó mà các đơn vị kinh doanh lại giao lại chỉ tiêu cho từng cán bộ của mình.