a. Mục đích.
Quy trình này chi tiêt hóa công việc hóa công đoạn thiết kế của một dự án nhằm đảm bảo cho các hoạt động thiết kế thỏa mản các yêu cầu đã xác định.
b. Phạm vi áp dụng.
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các hoạt động thiết kế của công ty bao gồm các chuyên ngành: Quy hoạch, kiến trúc, kết cấu xây dựng, điện, cấp thoát nước, ...
c. Định nghĩa
Người phụ trách có liên quan:
Được hiểu là trưởng hoặc người được ủy quyền của các phòng ban, trung tâm và bộ phận trực thuộc công ty.
d. Nội dung thực hiện và trách nhiệm.
Toàn bộ nội dung kiểm soát thiết kế gồm các hoạt động và trách nhiệm thực hiện được mô tả khái quát trong phụ lục 2 của quy trình này và diễn ra dưới đây:
-Dữ liệu đầu vào thiết kế:
Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm xác định các dữ liệu đầu vào tổng thể cho dự án thiết kế và cần phải xem xét để đảm bảo sự đầy đủ và tính phù hợp cho việc thiết kế.
Trưởng đơn vị thiết kế nhận yêu cầu thiết kế từ phòng kinh doanh thông qua “Quyết định giao nhiệm vụ”, hợp đồng được ký kết với khách hàng, bản khoán nội bộ và các tài liệu liên quan khác được coi là dữ liệu đầu vào thiết kế của bộ môn thiết kế được yêu cầu.
Trưởng đơn vị thiết kế khi nhận được các tài liệu trên có trách nhiệm xem xét sự phù hợp và đầy đủ của đầu vào thiết kê.
-Lập kế hoạch thiết kế.
Mọi hoạt động thiết kế đều phải lập kê hoạch trước khi triển khai thiết kế. Trong bản kế hoạch phải xác định: Các giai đoạn thiết kế, các hoạt đông xem xét, thẩm tra và xác nhận, trách nhiệm và quyền hạn.
Chủ nhiệm công trình chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết thiết kế cho hoạt đông thiêt kế do trung tâm, đơn vị mình đảm nhận.
Các kế hoạch này có thể được điều chỉnh tùy theo tiến trình của dự án.
-Triển khai thực hiện thiết kế.
Các bộ phận/ người thiết kế có liên quan chịu trách nhiệm triển khai thực hiện công việc thiết kế theo kế hoạch và yêu cầu đã xác định. Công việc thiết kế
được thực hiện theo các bộ môn như sau: Thiết kế quy hoạch, thiết kế kiến trúc, thiết kế kết cấu xây dựng, thiết kế điện, thiết kế cấp thoát nước, …
-Xem xét thiết kế.
Sau mỗi công đoạn thiết kế, cần phải tiến hành xem xét các sản phẩm thiết kế theo các tiêu chí sau:
+ Sự phù hợp với các yêu cầu đầu vào và các yêu cầu luật định.
+ Sự phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn và các quy phạm kỹ thuật có liên quan.
+ Sự phù hợp với các quy định nôi bộ của công ty về thiết kế.
Chủ trì bộ môn thiêt kế hoặc người kiểm soát có liên quan chịu trách nhiệm về việc xem xét thiết kế của các bộ môn mà mình phụ trách
Chủ nhiệm công trình/ người kiểm soát chịu trách nhiệm kiểm tra trong suốt quá trình thiết kế nhằm phát hiện và yêu cầu khắc phục tức thời những điểm không phù hợp.
Tại những công đoạn thiết kế đã ấn định, chủ nhiệm công trình, chủ trì bộ môn thiết kế hoặc người kiểm soát tiến hành xem xét các sản phẩm thiết kế. Sau đó chuyển sản phẩm thiết kế cho chủ nhiệm công trình để kiểm soát và ký xác nhận.
-Thẩm tra xác nhận và phê duyệt thiết kế.
Sau khi thiết kế đã được xem xét và đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm, quản lý thiết kế tiến hành thẩm tra để đảm bảo các sản phẩm thiết kế đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đầu vào cũng như các yêu cầu khác có liên quan của thiết kế.
Phạm vi nội dung thẩm tra có thể bao gồm toàn bộ hoặc một số hạng mục sản phẩm thiết kế tùy theo từng dự án hoặc từng bộ môn thiết kế. Hoạt động thẩm tra còn phải tiến hành: Tính khả thi của dự án , việc tuân thủ quy trình QLCL.
-Thẩm tra do cán bộ quản lý kỹ thuật.
Các cán bộ QLKT chịu trách nhiệm về việc thẩm tra thiết kế.
Trong quá trình thẩm tra, nếu sản phẩm thiết kế nào đạt yêu cầu đã xác định thì người thẩm tra ký duyệt lên sản phẩm đó; sản phẩm nào không đạt: yêu cầu bộ phận thiết kế kiểm tra, phân tích và đánh giá để đưa ra phương án sửa chữa hay thiết kế lại và hành động khắc phục, phòng ngừa. Sau đó tiến hành thẩm tra lại, công việc này được thực hiện tương tự như đã mô tả tại phần trên. Khi những điểm không phù
hợp được sửa chữa và được thẩm tra lại thì người thẩm tra kí duyệt lên sản phẩm đó và chuyển để trình tổng giám đốc phê duyệt.
Trong trường hợp không có sự nhất trí giữa phòng/ người thiết kế có liên quan và quản lý kĩ thuật/ người thẩm tra về những điểm không phù hợp thì phải báo cáo tổng giám đốc để xem xét quyết định. Tổng giám đốc có thể tổ chức họp thẩm tra lai vấn đề này với sự tham gia của chủ nhiệm công trình, quản lý kỹ thuật, người thẩm tra, trưởng đơn vị thiết kế, người kiểm soát và người thiết kế có liên quan.
Kết quả kiểm tra được lập thành văn bản để lưu và được coi là hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Tùy theo quy mô, cấp công trình, chủ nhiệm công trình có thể phải chuẩn bị các thuyết minh, bản vẽ để lấy ý kiến của hội đồng khoa học về phương án thiết kế, quy hoạch, kiến trúc…Các ý kiến của hội đồng khoa học sẽ được ghi thành biên bản họp của hội đồng khoa học làm cơ sở để chủ nhiệm công trình và nhóm thiết kế triển khai. Việc thông qua hội đồng khoa học sẽ được ghi trong kế hoạch chi tiết thiết kế phù hợp với các quy định của công ty.
-Phê duyệt thiết kế.
Mọi sản phẩm thiết kế phải được phê duyệt trước khi giao cho khách hàng. Việc phê duyệt thiết kế được thực hiện bởi tổng giám đốc/ người được ủy quyền. Bằng chứng của sự phê duyệt là chữ ký của tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền tại vị trí “Tổng giám đốc” trên sản phẩm thiết kế. Sau đó đóng dấu tròn của công ty lê từng trang của sản phẩm có chữ ký của tổng giám đốc/ người được ủy quyền.
e. Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế.
Việc xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế được thực hiện sau khi nghiệm thu và đạt yêu cầu với khách hàng, bằng chứng của việc xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế là: Biên bản bàn giao nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng.
f. Kiểm soát sự thay đổi thiết kế.
Mọi sự thay đổi của thiết kế phải được thỏa thuận giữa công ty và khách hàng. Những thay đổi thiêt kế do khách hàng yêu cầu được thực hiện lại theo mục dữ liệu đầu vào thiết kế. Những thay đổi thiết kế do công ty đề nghị được xác nhận bởi các cấp có thẩm quyền hoặc khách hàng.
Sản phẩm thiết kế thay đổi được xác nhận thông qua các bước xem xét, thẩm tra và phê duyệt theo các mục từ c đến f.
g. Lưu hồ sơ.
Toàn bộ tài liệu được sử dụng trong quá trình thiết kế được tập hợp lại thành hồ sơ. Hồ sơ này được kiểm soát theo quy trình kiểm soát hồ sơ do công ty ban hành và được lưu giữ theo thời gian và nơi như sau:
HỒ SƠ LƯU NƠI LƯU THỜI GIAN LƯU
Kế hoạch chi tiết thiết kế Phiếu giao
Dữ liệu đầu vào
Kết quả thẩm tra(phiếu kiểm) Hồ sơ sản phẩm thiết kê
Đơn vị liên quan Đơn vị liên quan Đơn vị liên quan Đơn vị liên quan Đơn vị liên quan và phòng R&D
Theo quy định hiện hành của nhà nước