hệ thống ISO 9001 :2008
Qua tìm hiểu thực tế, phân tích tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và kết quả thu thập ý kiến của các thành viên trong Công ty, cho thấy những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng của VCC là do những nguyên nhân sau:
• Cách xây dựng mục tiêu chưa hiệu quả và tính hiệu lực thấp
- Kết quả thực hiện các mục tiêu khá thấp và việc triển khai các mục tiêu còn bị động là do:
+ Phương pháp xây dựng mục tiêu chưa hợp lý, chỉ có 1 chiều từ Ban Lãnh đạo đến các phòng ban, dựa trên những mục tiêu và nhiệm vụ dài hạn của Công ty chứ chưa có sự tham gia từ các bộ phận, nên một vài mục tiêu đặt ra còn khá cao so với năng lực thực tế của các đơn vị.
+ Thiếu sự theo dõi, đánh giá và phân tích trong quá trình thực hiện mục tiêu. Một số mục tiêu chất lượng chưa nêu rõ các chỉ tiêu đánh giá và đo lường mức độ hoàn thành nên dẫn đến việc đánh giá theo cảm tính hoặc không đúng bản chất:
+ Khi phân bổ các mục tiêu chất lượng cho các bộ phận, không có mức khen thưởng, chế tài dẫn đến tình trạng các bộ phận lập kế hoạch thực hiện một cách sơ sài để cho đúng quy định hay đối phó với công tác đánh giá nội bộ.
• Tính hiệu lực của hệ thống tài liệu chưa cao:
- Những tồn tại trong hệ thống tài liệu đã ảnh hưởng rất lớn trong quá trình áp dụng và cải tiến hệ thống mà nguyên nhân sâu xa gồm:
+ Nội dung và hình thức:
lượng thực hiện mà chưa có sự tham gia một cách tích cực của các phòng ban chuyên trách, đặc biệt là khối công trường.
* Sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng trong việc xây dựng các quy trình còn hạn chế.
* Nhận thức của các thành viên tham gia về yêu cầu tiêu chuẩn chưa đầy đủ dẫn tới tình trạng soạn thảo tài liệu một cách sơ sài, lấy lệ cho xong.
+ Công tác quản lý và cập nhật:
* Thiếu nhân sự phụ trách công tác cập nhật và quản lý tài liệu ở từng phòng ban, đặc biệt là ở công trường.
* Công tác ban hành và theo dõi tình hình áp dụng chưa được thực hiện một trách triệt để.
• Những tồn tại trong quản lý các nguồn lực, đặt biệt là tài chính:
- Tính sẳn sàng của thiết bị phục vụ cho hoạt động thi công chưa cao: Hiện tại, tất cả các thiết bị thi công được giao cho Ban quản lý thiết bị thi công quản lý điều động và bảo trì sửa chữa. Tuy nhiên, trách nhiệm và sự phối hợp giữa Ban quản lý thiết bị và Ban chỉ huy công trường chưa được đề cập trong nội dung quy trình bảo trì – sửa chữa thiết bị thi công.
- Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, việc nắm bắt thông tin kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời với những thay đổi của thị trường và trở thành nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp. Việc tập hợp và quản lý thông tin đầy đủ giúp cho doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tin cậy nhằm dự báo chính xác xu hướng của các hoạt động, đồng thời là cơ sở cho cải tiến quá trình, hệ thống. Qua xem xét quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, cho thấy việc thu thập và quản lý thông tin còn hạn chế là do chưa được quy định rõ trách nhiệm thu thập, xử lý, phân tích và xử lý thông tin thành nguồn kiến thức.
• Công tác theo dõi – đo lường – cải tiến hệ thống chưa được triển khai triệt để:
Một trong tám nguyên tắc của quản lý chất lượng đó là cải tiến liên tục. Cải tiến liên tục nhằm đạt được sự hoàn thiện là mục tiêu chính của quản lý chất lượng toàn diện, đồng thời cũng là cách để doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh của mình. Và kết quả theo dõi - đo lường các quá trình trong hệ thống, kết quả thực hiện mục tiêu chính là cơ sở để đưa ra các hành động cải tiến. Kết quả thu thập ý kiến của 195 thành viên cho thấy, hầu hết các yêu cầu của tiêu chuẩn mới được đáp
ứng ở mức độ 3 (Chủ động thực hiện), một vài hoạt động đáp ứng ở mức độ 4 (chủ động thực hiện và đem lại kết quả tốt), các hoạt động cải tiến còn hạn chế. Sự bị động trong việc thực hiện các hoạt động theo dõi – đo lường quá trình và hệ thống sẽ hạn chế các hoạt động cải tiến mà nguyên nhân xâu xa của tình trạng này:
- Nhận thức về sự cải tiến thường xu ên của các thành viên trong tổ chức chưa đúng nên các hành động khắc phục – phòng ngừa được thực hiện một cách chung chung, các chương trình cải tiến, như thực hành áp dụng 5S, không thực hiện triệt để, đồng bộ và duy trì thường xuyên.
- Lãnh đạo Công ty rất quan tâm đến v ệc duy trì và cải tiến hệ thống, tuy nhiên, nguồn lực triển khai còn hạn chế nên chưa xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu thống kê quan trọng, đặc biệt là các chỉ tiêu thống kê liên quan đến sản phẩm không phù hợp, chi phí không phù hợp phát sinh tại các bộ phận. Nhân viên chưa được hướng dẫn, đào tạo cách sử dụng các công cụ thống kê.
- Nhân viên có đề xuất cải tiến, nhưng chưa phân rõ ai là người xem xét, ai là người triển khai, đánh giá kết quả thực hiện, dần dần nhân viên không muốn đề xuất. Ngoài ra, còn có trường hợp nhân viên tự cải tiến công việc của mình, nhất là khối công trường, nhưng không được ghi nhận, khuyến khích, động viên và hỗ trợ kịp thời.
PHẦN 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY