Một trong những cơ sở giúp tổ chức xác định và đề xuất cải tiến nhằm nâng cao năng suất- hiệu quả của hoạt động đó là kết quả theo dõi - đo lường và phân tích xu hướng của các quá trình trong hệ thống. Vì vậy, công ty cần xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu đánh giá cho từng quá trình cũng như chuẩn mực cụ thể cần đạt (giá trị tối thiểu cần đạt cho mỗi chỉ tiêu). Trong đó, công ty cần bổ sung chỉ tiêu về chi phí, nguồn lực sử dụng để từ đó có thể tính toán được hiệu quả của quá trình.
- Kế hoạch theo dõi và đo lường các quá trình có thể được lập thành bảng như sau:
Bảng 2: Kế hoạch theo dõi và đo lường quá trình thực hiện.
Trách nhiệm Thực hiện Kiểm tra
- Một số quá trình và mục tiêu tham khảo:
Bảng 3: Mục tiêu và tần suất đánh giá của quá trình thực hiện.
Tên quá trình Mục tiêu Tần suất đánh giá
Kiểm soát tài liệu Đảm bảo đủ tài liệu, tránh nhẩm lẫn, sẵn có,
cập nhật kịp thời. 1 lần/năm
Kiểm soát hồ sơ Đầy đủ , dễ truy cập 1 lần/năm
Đào tạo Nhân viên đủ kiến thức và kỹ năng thực
hiện công việc Sau mỗi đợt
Tuyển dụng Tuyển đúng người, đúng thời gian Sau mỗi đợt Kiểm soát thiết bị đo Đảm bảo thiết bị đo chính xác, phù hợp 1 lần/năm Đo lường thảo mãn
khách hàng
Đánh giá được mức độ thoả mãn để kịp thời
điều chỉnh nâng cao sự thoả mãn 2 lần/năm Đánh giá nội bộ Phát hiện những điểm chưa phù hợp để khắc
phục, và tìm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống. 1 lần/năm Đấu thầu
Đảm bảo doanh thu theo kế hoạch, hồ sơ tham gia thầu đầy đủ - chính xác – đúng thời gian.
4 lần/năm
Tổ chức thi công Đảm bảo an toàn, tiến độ, chất lượng với chi
phí nằm trong định mức. 2 lần/năm
Tùy vào mục tiêu từng năm và tình hình thực hiện của từng quá trình mà trưởng đơn vị sẽ xác định chỉ tiêu cụ thể cho từng quá trình.
- Định kỳ ít nhất 1 năm/ lần, trước cuộc họp xem xét lãnh đạo, hoặc sau khi công trình hoàn thành, Trưởng bộ phận, Ban chỉ huy công trường phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện của từng quá trình.
- Việc theo dõi đo lường các quá trình có thể được thực hiện bằng cách áp dụng các kỹ thuật thống kê và xem xét đánh giá theo 5 mức độ như sau:
+ Rất kém, không chấp nhận (đạt dưới 40% yêu cầu). + Chưa đạt, còn thiếu sót (đạt dưới 50% yêu cầu). + Đạt yêu cầu, chấp nhận được (dưới 50%). + Có hiệu quả (đạt dưới 90%).
+ Tối ưu (trên 90%).