Công ty duy trì việc đo lường, phân tích, cải tiến hệ thống quản trị chất lượng cúng như sản phẩm. Việc đo lường, phân tích chủ yếu là lập hồ sơ kiểm tra các sản phẩm tư vấn xây dựng cà theo dõi, tổng kết, rút ra kết luận cần thiết để cải tiến quá trình, cải tiến sản phẩm.
Ngoài việc theo giỏi các ý kiến phản hồi của khách hàng , công ty còn chủ động xin ý kiến của khách hàng khi kết thúc hợp đồng.
•Sự thỏa mãn của khách hàng.
Công ty luôn đạt việc thỏa mãn của khách hàng lên hàng đầu. Một trong những thước đo mức độ thực hiện của HTQLCL là đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ công ty. Quá trình theo dõi, phân tích được công ty áp dụng để ghi nhận sự đánh giá thông qua:
-Đánh giá sự thoải mái của khách hàng.
+ Phàn nàn của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ là chỉ số trực tiếp chỉ ra mức độ hài lòng của khách hàng.
+ Công ty thực hiện thu thập và xử lý các thông tin liên quan đến khách hàng để có thể đo lường và có thể có cơ sở để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng, tăng cường khả năng đáp ứng của khách hàng .
-Nhận xét của khách hàng.
Nhận xét của khách hàng là một trong những thông tin mà công ty yêu cầu phải thu thập. Công ty quy định phải lấy nhận xét của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm mà mình đã cung cấp.
-Phân tích dữ liệu.
Việc thu thập các thông tin, dữ liệu, phân tích, báo cáo về sự thỏa mãn của khách hàng được phòng kinh doanh thực hiện định kỳ 1 năm/ 1 lần phù hợp với thời điểm công tác cả năm của công ty. Căn cứ vào các dữ liệu đã thống kê được, công ty tiến hành phân tích , đánh giá sự thỏa mản của khách hàng.
•Đánh giá nội bộ.
Công ty đã ban hành, thực hiện quy trình 8.2-QT.01 đánh giá chất lượng nội bộ để hoạch định và thực hiện việc đánh giá nhận biết hệ thống chất lượng bao gồm cả các hành động tiếp theo.
Việc đánh giá được lập thành chương trình dựa theo tình hình và tầm quan trọng của hoạt động. Cuối năm phòng R&D chuẩn bị kế hoạch đánh giá cho năm sau, bao trùm các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và các quy trình của công ty.Kế hoạch này được tổng giám đốc công ty phê duyệt, khi cần thiết sẽ tiên hành các đánh giá đột xuất theo chỉ thị của TGĐ.
Người tiến hành công việc đánh giá phải có kinh nghiệm công tác tại công ty, đã được đào tọa phù hợp va không liên quan đến công việc được đánh giá. Khi đánh giá sẽ xem xét:
-Các hoạt động vận hành của công ty có theo đúng quy định đã văn bản hóa
-Các đề xuất vê thay đổi nếu thấy các quy trình không được thực hiện một cách có hiệu lực hoặc các quy trình thiết kế của công ty hoặc việc thực hiện các thay đổi này sẽ nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty.
Các kết quả đánh giá được lập thành văn bản và báo cáo Tổng giám đốc. Khi phát hiện sự không phù hợp cần khắc phục theo quy trình 8.5-QT.01 Hành động khắc phục phòng ngừa.
Báo cáo, đánh giá và các yêu cầu về hành động khắc phục phòng ngừa phải được lưu hồ sơ để phục vụ cho lần đánh giá tiêp theo.
•Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Công ty thực hiện kiểm soát sản phẩm không phù hợp để đảm bảo nhận biết và kiểm soát các điểm không phù hợp của sản phẩm.
Việc phát hiện các điểm không phù hợp được thực hiện trong các quá trình sau:
-Trong quá tình tạo ra sản phẩm của công ty như tư vấn thiết kế,khảo sát kiểm định, đánh giá tác động môi trường, khảo sát đo đạc, tức là trước khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng.
-Trong quá trình sử dụng sản phầm, tức là khi sản phẩm đã được bàn giao cho khách hàng và đang được triển khai thực hiện.
Các sai lỗi của công ty như: các báo cáo giám sát, kiểm định chất lượng, khảo
sát đo đạc, đánh giá DTM , bản vẽ được phát hiện trong việc kiểm tra. Mọi sai lỗi đều được phải sửa chữa hay thực hiện lại, sau đó tiến hành kiểm tra lại. Chỉ có các báo cáo, bản vẽ đã được ký thông qu kiểm tra mới được xuất khỏi công ty. Những sản phẩm không đủ chữ ký không được coi là sản phẩm hoàn thành.
Tại các quy trình nghiệp vụ do công ty ban hành đã quy định rõ về trách nhiệm, quyền hạn trong công tác kiểm tra và xử lý các điểm không phù hợp của sản phẩm.
• Cải tiến và hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.
Công ty đã ban hành và duy trì quy trình 8.5-QT.01 hành động khắc phục, phòng ngừa nhằm loại trừ những nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đã xảy ra hoặc có khả năng xảy ra và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Phải xem xét:
-Những sai sót không phù hợp với chât lượng.
-Khiếu nại của khách hàng.
-Đề xuất của đơn vị.
-Sự không phù hợp trong quá trình áp dụng HTQLCL, được phát hiện trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ.
Căn cứ vào sự không phù hợp được phát hiện phải điều tra nguyên nhân và thực hiện hành động thích hợp để loại bỏ nguyên nhân và sựu phù hợp và tiềm tàng nhằm ngăn ngừa sự tái diễn.
Bất kỳ ai phát hiện sự không phù hợp về sản phẩm cũng như một yếu tố về hệ thống chất lượng hoặc có đề xuất cải tiến cũng cần lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa chuyển cho đại diện lãnh đạo để giải quyết theo quy trình đã ban hành.
Trong quá trình đánh giá hệ chất lượng hoặc rà soát của lãnh đạo đối với hệ chất lượng hoặc tiếp thu các ý kiến phản hồi của cán bộ nhân viên công ty, ý kiến khách hàng cần xác định các nguyên nhân tiềm tàng có thể gây ra sự không phù hợp và các khả năng cải tiến chất lượng. Sau đó cần tìm biện pháp giải quyết thích hợp và thực hiện.
Các hành động phòng ngừa được thực hiện tương tự như hành động khắc phục với việc lập và xử lý phiếu “ yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa”.