chuẩn ISO đã có sẵn làm nền tảng cho mọi hoạt động quản lý chất lượng của công ty.
Trên cơ sở những hồ sơ, quy trình chất lượng đã có sẵn, trung tâm chất lượng sẽ phát triển chương trình quản lý chất lượng thành hệ thống hoàn thiện, dần ổn định và dần dần phổ cập đến từng bộ phận từng phòng ban, lĩnh vực của công ty. Theo dõi bổ sung sửa đổi một cách thường xuyên các hệ thống chất lượng sao cho phù hợp với từng giai đoạn từng điều kiện phát triển của công ty.
3.1.3.2. Triển khai theo dõi theo các điểm mốc của dự án, bám sát các chương trình chất lượng với các chương trinh hoạt động của công ty.
Quản lý các kế hoạch dự án mới thông qua hệ thống thông tin lưu trữ, kiểm soát chính xác các điểm mốc dự án thúc đẩy thời gian hoàn thành dự án. Theo giỏi quá trình triển khai của dự án, đảm bảo các quá trình diễn ra theo đúng kế hoạch, đảm bảo tiến độ, chất lượng thực hiện.Tiếp tục đưa ra các chương trình chất lượng mới phù hợp với điều kiện hoạt động và giai đoạn phát triển của công ty.
3.1.3.3. Tăng cường các hoạt động đào tạo, dần đưa hoạt động đào tạo vào phát triển một cách ổn định rõ nét. phát triển một cách ổn định rõ nét.
Hiện nay đào tạo đang là một hoạt động bổ trợ và chưa có những hoạt động thực sự rõ nét trong quá trình hoạt động của công ty. Tuy nhiên đào tạo ngày càng trở thành một vấn đề cấp thiết không thể thiếu trong mọi hoạt động của doanh nghiệp vì vậy định hướng trong năm tới của công ty là đưa hoạt động chất lượng thực sự đi vào khuôn khổ, hoạt động thực sự rõ nét và có hiệu quả .
3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty VCCISO 9001:2008 tại Công ty VCC ISO 9001:2008 tại Công ty VCC
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty VCC trong thời gian qua và định hướng phát triển hệ thống quản lý chất lượng của Công ty trong thời gian tới, sau đây tôi đề nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty như sau:
3.2.1. Nhóm giải pháp trong quá trình lập kế hoạch chất lượng.
3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống tài liệu.
Hệ thống tài liệu chiếm một vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng, nhằm thông báo các ý định và tạo ra sự nhất quán trong hành động. Số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mô, loại hình tổ chức, sự phức tạp và tương tác các quá trình, sự phức tạp của quá trình tạo sản phẩm, năng lực của nhân viên…Hệ thống tài liệu là cơ sở cho đảm bảo và cải tiến chất lượng. Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang làm”
- Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, Phòng Đảm bảo chất lượng của VCC phải đảm bảo nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
+ Các thành viên trong tổ chức phải tham gia công tác soạn thảo và góp ý tài liệu. + Trưởng các bộ phận, Ban chỉ huy công trường phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên
quan đến hoạt động của đơn vị.
+ Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế
để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
+ Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu
cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Công ty.
- Đề xuất một số nội dung để hoàn thiện hệ thống tài liệu sau:
+ Về hình thức: điều chỉnh cách cho ký hiệu tài liệu dựa trên góp ý của các thành viên.
Ký hiệu tài liệu được quy định lại như sau: XX-YY-ZZ trong đó: *XX: viết tắt của nhóm tài liệu, gồm:
Nhóm tài liệu Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QT Hướng dẫn HD
Quy định QĐ Biểu mẫu BM
Bản vẽ BV Sổ tay ST
(Nguồn: Sinh viên thiết kế)
*YY: viết tắt của bộ phận soạn thảo tài liệu:
Bộ phận Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Hành chính-Tổ chức HC Hợp đồng- vật tư VT
Kê toán- Tài chính TV Ban an toàn AT
Kỹ thuật- Dự thầu KT Ban quản lý thiết bị TB
Công trường TC Đảm bảo chất lượng CL
Ban giam đốc GD
(Nguồn: Sinh viên thiết kế)
Cách ký hiệu tài liệu như trên sẽ giúp cho các phòng ban và phòng đảm bảo chất lượng dễ dàng kiểm soát hệ thống tài liệu. Đồng thời cùng với danh mục tài liệu, các thành viên trong tổ chức sẽ dễ dàng tra cứu tài liệu của từng phòng ban.
+ Về nội dung:
Rà soát và điều chỉnh một số quy trình để tránh trùng lắp về nội dung hoặc không cần thiết: Quy định an toàn lao động và Quy trình sức khỏe và an toàn; Quy trình liên thông đấu thầu - hợp đồng - thi công và quy trình triển khai thi công; Quy trình kiểm soát tiến độ thi công và quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng; các quy trình kế toán tài chính .
Nên gộp chung các hướng dẫn kiểm tra công việc (thực chất là các biểu mẫu kiểm tra và ghi nhận kết quả thực hiện công việc) và hướng dẫn thực hiện công việc để tăng tính logic cho tài liệu.
Cần bổ sung nội dung về trách nhiệm thu thập, phân tích và kiểm soát thông tin, các chỉ tiêu kiểm soát hiệu quả công việc vào hệ thống tài liệu.
+ Về công tác cập nhật và quản lý:
Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của Công ty để phân phối cho tất cả các phòng ban, bộ phận vào đầu mỗi quý. Đồng thời thông báo
những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp giao ban đầu quý.
Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lượng trong từng phòng ban, công trường để cập nhật, quản lý tài liệu và kiểm soát tình hình áp dụng.
3.2.1.2. Cải tiến quy trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu.
Nhằm đảm bảo các cam kết trong chính sách chất lượng của Công ty được thực thi đồng thời tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả của các mục tiêu chất lượng:
- Mục tiêu chất lượng cấp Công ty được xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ từng giai
đoạn và kết quả hoạt động thực tế.
- Từ mục tiêu chất lượng cấp Công ty, các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình và đưa vào kế hoạch hực hiện hàng tháng/ quý của bộ phận.
Quá trình xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu được thực hiện theo quy trình sau
Sơ đồ 4: Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu
(Nguồn: Sinh viên thiết kế )
SỨ MỆNH- CHÍNH SÁCH- MỤC TIÊU-NHIỆN VỤ TRONG DÀI
HẠN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CẤP CÔNG TY HÀNG NĂM MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CẤP BỘ PHẬN HÀNG NĂM ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN MỤC TIÊU THÁNG/QUÝ CỦA BỘ PHẬN KẾ HOẠCH THÁNG QUÝ CỦA BỘ PHẬN KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ
- Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình Deming với các bước sau:
Hình 1: Chu trình DEMING
(Nguồn: Sinh viên thiết kế )
•P-Plan: lập kế hoạch và phương hướng đạt được mục tiêu, bao gồm:
-Xây dựng kế hoạch hành động: xác định các công việc mà công ty cần thực hiện và nguồn lực để tiến hành nhằm đạt được mục tiêu đã nêu.
Khi thực hiện một dự án tư vấn xây dựng, chủ dự án phải xây dựng được một kế hoạch cụ thể, các bước thực hiện một cách đầy đủ, chi tiết. Qua kế hoạch đã đề ra từ đó các bộ phận sẽ thực hiện theo kế hoạch đã thực hiện nhằm giảm thiểu chi phí và nguồn lực.
-Xác định các điểm kiểm soát: xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm soát được quá trình với chi phí hiệu quả nhất.
•D-Do: thực hiện theo kế hoạch đã lập:
- Đào tạo - huấn luyện: giúp cho các thành viên có đủ nhận thức, khả năng tự đảm đương công việc của mình.
Các bộ phận liên quan đến dự án sẽ làm việc theo các kế hoạch đã đề ra, theo sự phân công của chủ thầu dự án. Với thời gian và kế hoạch cụ thể các đơn vị sẽ dễ dàng hơn trong việc bắt tay và thực hiện công việc của mình. Các cán bộ sẽ được huấn luyện theo nhiệm vụ được giao, dễ dàng nắm bắt hơn khi thực hiện.
-Thực hiện - tự kiểm soát kết quả - điều chỉnh cho đúng: Các bộ phận, thành
viên thực hiện, điều chỉnh công việc mà mình được bàn giao sao cho phù hợp với tiến độ, nhiệm vụ đề ra, tự kiểm soát tình hình, điều chỉnh công việc.
•C-Check: Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.
Trong quá trình thực hiện công việc các bộ phận thường xuyên xem xét, kiêm tra quá trình thực hiện để nhanh chóng phát hiện ra lỗi và kịp thời sữa chữa, phương châm làm việc: Đúng ngay từ đầu, như thế sẽ giảm thiểu rũi ro,nhân lực,thời gian và tiền bạc.
•A-Action: hành động sửa chữa và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai lệch. Các công trình xây dựng thường có thời gian thi công lâu dài, tốn nhiều nhân lực và tiền bạc, quá trình thực hiện thường có mối quan hệ chặt chẽ từ đầu đến cuối từ đó những sai sót nhỏ trong quá trình xây dựng cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy việc phát hiện và sữa chữa, loại bỏ các nguyên nhân gây sai lệch chiếm
Ngoài việc tuân thủ quy trình trên Công ty VCC cần xem xét đến việc xây dựng chính sách khen thưởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất lượng hàng năm:
- Một trong những lý do dẫn đến không đạt mục tiêu chất lượng đưa ra, đó là thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài. Như hiện nay, dù đạt mục tiêu hay không đạt mục tiêu thì các quản trị viên, nhân viên vẫn được hưởng đủ lương, sẽ không tạo được động lực, sự cố gắng để đạt mục tiêu đề ra.
- Vì vậy công ty cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành mục tiêu chất lượng vào hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định phần lương mềm cho từng nhân viên. Ngoài ra, công ty cần đưa ra một chính sách khen thưởng theo định kỳ. Hàng năm, công ty sẽ đưa ra một quỹ thưởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lượng như thế nào thì các bộ phận sẽ nhận được mức thưởng với tỉ lệ tương đương. Như vậy sẽ tạo được động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lượng, cũng như sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận, đồng thời tạo ra sự thách thức cho thành viên trong việc tìm ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lượng.
3.2.2. Nhóm giải pháp trong quá trình tổ chức, chỉ đạo triển khai chất lượng.lượng. lượng.
3.2.2.1. Tiến hành các khóa đào tạo về chât lượng cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
Giáo dục, đào tạo là các chiến thuật trong một chiến lược rộng lớn để thực hiện quản lý chất lượng. Mục tiêu của đào tạo chất lượng là truyền đạt nhu cầu của
khách hàng đến với mọi người trong công ty, chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến, những đổi mới trong tương lai, những quyết định mới cần được triển khai, thực hiện.
Để đạt được hiệu quả cao, chương trình đào tạo cần được hoạch định một cách có hệ thống và khách quan. Công tác đào tạo cần phải được tiến hành liên tục, thường xuyên để đáp ứng những thay đổi về công nghệ, về môi trường hoạt động và cơ cấu của tổ chức mà đặc biệt là những thay đổi về bản thân những người lao động trong công ty. Hoạt động đào tạo được triển khai từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các nhân viên. Đào tạo chất lượng xuất phát từ chính sách chất lượng và được thực hiện theo một chu trình khép kín như sau:
Sơ đồ 5: Chu trình đào tạo chất lượng.
(Nguồn: Sinh viên thiết kế )
Một trong số các nội dung quan trọng của chính sách chất lượng của VCC là đưa mọi người cùng tham gia vào quá trình quản lý chất lượng của công ty. Do vậy, chương trình đào tạo chất lượng của VCC phải được tổ chức theo từng ngành nghề của người lao động, những người mới phải nắm được các nội dung cơ bản của quản lý chất lượng, những nhân viên đã có thâm niên thì phải hiểu sâu hơn về quản lý chất lượng và đẩy mạnh áp dụng các kiến thức đã có được vào thực tiễn. Những
Sinh viên: Trần Thị Lê Na Lớp: Quản trị chất lượng K51
Chính sách chất lượng
Đào tạo
Nêu nhu cầu đào tạo Chương trình & tài liệu
Xây dựng tiêu chuẩn đào tạo
Thực thi & theo dõi
Phân công trách nhiệm Kiểm định tính hiệu lực
Xác định mục tiêu Đánh giá kết quả
quản lý trung gian cũng phải nắm được các kiến thức về quản lý chất lượng để quản lý các lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản lý của mình một cách hiệu quả hơn. Và những nhà quản lý cấp cao của công ty cũng cần phải nắm chắc quản lý chất lượng để giải quyết các vấn đề ở tầm công ty.
a) Đào tạo cấp lãnh đạo cao nhất của công ty:
Người lãnh đạo cao nhất của công ty là người quyết định chính sách và chiến lược chất lượng của công ty. Đào tạo huấn luyện có vai trò làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của hệ thống quản lý chất lượng để họ cam kết, bắt tay thực sự vào thực thi. VCC là một công ty chuyên về tư vấn xây dựng nên ban lãnh đạ cấp cao cần:
-Có một cái nhìn tổng quan về tình hình ngành xây dựng hiện nay. Đáp ứng các đòi hỏi của khách hàng - bên trong và bên ngoài công ty.
-Xác định các chuẩn mực mà công ty cần đạt được: chuẩn mực về sản phẩm tư vấn, chuẩn mực về chất lượng…
-Theo dõi hoạt động chung về chất lượng tư vấn - chi phí chất lượng.
-Triển khai một hệ thống chất lượng để áp dụng một cách thích hợp nhật vào công ty VCC - ngăn ngừa, khắc phục các điểm còn hạn chế.
-Áp dụng một phương pháp kiểm soát: quá trình lập dự án, thực hiện dự án, khắc phục quá trình.
b) Đào tạo cán bộ trung gian:
Một cán bộ quản lý tham mưu là trưởng phòng chất lượng cần được đào tạo đặc biệt. Trưởng phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý hệ thống chất lượng toàn công ty bao gồm: việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống đó. Người phụ trách quản lý chất lượng và các trợ lý cần được huấn luyện cách giúp đỡ các đồng nghiệp trong việc thiết kế và tác nghiệp các hệ thống quản lý chất lượng trong phạm vi chức năng của họ, giúp các trợ lý hoàn thành tốt nhiệm vụ và phối hợp các biện pháp khác một cách hiệu quả. Các cán bộ quản lý trung gian cần được huấn luyện toàn diện về các khái niệm, kỹ thuật và việc vận dụng những quá trình kiểm soát bằng phương pháp thống kê. Nếu thiếu những công cụ đó hệ thống chất lượng sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn. Nôi dung của việc đào tạo gồm: