a. Mục đích.
Quy trình này quy định việc xem xét và giải quyết bất cứ điểm không phù hợp nào được phát hiện nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các hành động khắc phục cũng như hạn chế đến mức tối đa sự tái xuất hiện của sự không phù hợp đó.
b. Phạm vi áp dụng.
Quy trình này được áp dụng đối với mọi hoạt động chất lượng của toàn công ty, bao gồm các hoạt động tư vấn, thiết kế, kiểm định, quá trình áp dụng hệ thống quản lý và các hoạt động khác có liên quan.
c. Định nghĩa.
- Điểm không phù hợp: Trong quy trình này “điểm không phù hợp ” là sự khác biệt của sản phẩm và dịch vụ so với yêu cầu đặt ra được phát hiện nhưng chưa xác định rõ được nguyên nhân không phù hợp, hành động khắc phục không tiến hành được ngay, có liên quan đến các bộ phận khác nhau của công ty hoặc các văn bản của hệ thống chất lượng không phù hợp, hành động khắc phục không tiến hành được ngay, có liên quan đến các bộ phận khác nhau của công ty.
- Người phụ trách có liên quan: Được hiểu là trưởng các phòng hay các bộ phận của công ty hoặc người được ủy quyền.
d. Trách nhiệm.
- Giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và quyết định các hành động khắc phục không phù hợp này có liên quan đến nhiều bộ phận hoặc ngoài khả năng giải quyết của người phụ trách có liên quan.
- Người phụ trách có liên quan chịu trách nhiệm xem xét và quyết định các hành động khắc phục trong phạm vi quản lý của mình.
- Nhân viên thực hiện các công việc có liên quan chịu trách nhiệm phát hiện ra các điểm không phù hợp, tìm nguyên nhân xuất hiện điểm không phù hợp và thực hiện các điểm không phù hợp va thực hiện các hành động khắc phục theo quy định dưới đây.
e. Nội dung thực hiện.
- Khi phát hiện sự không phù hợp của sản phẩm, ngoài việc thực hiện hành động kiểm soát sản phẩm không phù hợp, cần thiết phải điều tra và xác định nguyên nhân gây nên các sản phẩm không phù hợp đó. Lập báo cáo hành động khắc phụ phòng ngừa theo mẫu biểu số 8.5-M.01. Các điểm không phù hợp đó phải được khắc phục theo trình tự sau:
+ Các điểm không phù hợp phải được nhân viên, người phụ trách có liên quan tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự không phù hợp để có thể đưa ra hành động khắc phục thích hợp.
+ Trên cơ sở nội dụng và nguyên nhân của điểm không phù hợp được ghi trong biểu mẫu 8.5-M.01, người phụ trách liên quan xem xét: nếu điểm không phù hợp đó thuộc trách nhiệm và khả năng giải quyết của mình, người phụ trách có liên quan sẽ quyết đinh các biện pháp khắc phục. Nếu điểm không phù hợp đó liên quan đến các bộ phận khác nhau của công tu hoặc nằm ngoài khả năng giải quyết của người phụ trách có liên quan thì phải trình lên giám đốc để xem xét và quyết định biện pháp khắc phục.
-Đối với các điểm không phù hợp lặp lại hay có khả năng lặp lại nhiều lần hay có thể xảy ra tại các bộ phận khác của công ty thì người phụ trách có liên quan hoặc tổng giám đốc sẽ đề xuất các biện pháp phòng ngừa thích hợp để hạn chế đến mức tối đa sự tái xuất hiện của các điểm không phù hợp đó hay tránh được các điểm không phù hợp xảy ra . Cơ sở để đưa ra các hành động phòng ngừa có thể xuất phát từ kết quả của việc theo giỏi các quá trình, việc thực hiện các hành động khắc phục, giải quyết khiếu nại của khách hàng hay kêt quả của đánh giá nội bộ.
-Hành động khắc phục phòng ngừa đua ra phải tương xứng với mức độ của các điểm không phù hợp và được nhân viên hoặc người phụ trách có liên quan thực hiện một cách kịp thời. Người phụ trách có liên quan câng có các biện pháp theo dõi để đảm bảo các hành động khắc phục, phòng ngừa đó được thực hiện có hiệu quả trong khoảng thời gian đã xác định và đươc ghi vào mẫu biểu số 8.5-M.01.
-Sau khi đã hoàn thành công việc hành động khắc phục và phòng ngừa, thực hiện công việc đánh giá kết quả của các hành động trên. Người phụ trách hay người được ủy quyền xem xét và đánh giá kết quả của hành động khắc phục và phòng ngừa dựa trên cơ sở sự tồn tại của các điểm không phù hợp hiện tại hay tiềm tàng. Nếu các điểm không phù hợp trên hoàn toàn triệt tiêu, quyết định đóng các điểm
không phù hợp này lại
-Nếu các điểm không phù hợp này chưa được triệt tiêu, vẫn còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc tiềm tàng, yêu cầu người chịu trách nhiệm thực hiện lại. Chỉ khi nào các điểm không phù hợp hoàn toàn triệt tiêu mới đóng các điểm không phù hợp này.
g. Hồ sơ lưu.
Báo cáo hành động khắc phục, phòng ngừa phải được lưu trữ tại các bộ phận có liên quan trong thời gian tối thiểu là 2 năm và cần được đưa ra xem xét tại các kỳ xem xét của lãnh đạo.
Phụ lục 4 quy trình 8.5-QT.01: Mẫu báo cáo hành động khắc phục và phòng ngừa. 8.5-M01/01
Công trình số: BÁO CÁO HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG
NGỪA Hạng mục:
1. Nơi đề xuất : Nơi nhận:
2. Nội dung điểm không phù hợp: Người đề xuất
Ngày lập:……….. Ký:………
3. Nguyên nhân điểm không phù hợp:
Người đề xuất Ngày lập:………... Ký:………. 4. Hành động khắc phục/ Hành động phòng ngừa: Người thực hiện Ngày hoàn thành:……….. Ký:……….
Theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa:
Người theo dõi Ngày :
Ký:
Nguồn: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty VCC.