3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống tài liệu.
Hệ thống tài liệu chiếm một vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng, nhằm thông báo các ý định và tạo ra sự nhất quán trong hành động. Số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mô, loại hình tổ chức, sự phức tạp và tương tác các quá trình, sự phức tạp của quá trình tạo sản phẩm, năng lực của nhân viên…Hệ thống tài liệu là cơ sở cho đảm bảo và cải tiến chất lượng. Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang làm”
- Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, Phòng Đảm bảo chất lượng của VCC phải đảm bảo nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
+ Các thành viên trong tổ chức phải tham gia công tác soạn thảo và góp ý tài liệu. + Trưởng các bộ phận, Ban chỉ huy công trường phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên
quan đến hoạt động của đơn vị.
+ Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế
để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
+ Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu
cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Công ty.
- Đề xuất một số nội dung để hoàn thiện hệ thống tài liệu sau:
+ Về hình thức: điều chỉnh cách cho ký hiệu tài liệu dựa trên góp ý của các thành viên.
Ký hiệu tài liệu được quy định lại như sau: XX-YY-ZZ trong đó: *XX: viết tắt của nhóm tài liệu, gồm:
Nhóm tài liệu Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QT Hướng dẫn HD
Quy định QĐ Biểu mẫu BM
Bản vẽ BV Sổ tay ST
(Nguồn: Sinh viên thiết kế)
*YY: viết tắt của bộ phận soạn thảo tài liệu:
Bộ phận Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Hành chính-Tổ chức HC Hợp đồng- vật tư VT
Kê toán- Tài chính TV Ban an toàn AT
Kỹ thuật- Dự thầu KT Ban quản lý thiết bị TB
Công trường TC Đảm bảo chất lượng CL
Ban giam đốc GD
(Nguồn: Sinh viên thiết kế)
Cách ký hiệu tài liệu như trên sẽ giúp cho các phòng ban và phòng đảm bảo chất lượng dễ dàng kiểm soát hệ thống tài liệu. Đồng thời cùng với danh mục tài liệu, các thành viên trong tổ chức sẽ dễ dàng tra cứu tài liệu của từng phòng ban.
+ Về nội dung:
Rà soát và điều chỉnh một số quy trình để tránh trùng lắp về nội dung hoặc không cần thiết: Quy định an toàn lao động và Quy trình sức khỏe và an toàn; Quy trình liên thông đấu thầu - hợp đồng - thi công và quy trình triển khai thi công; Quy trình kiểm soát tiến độ thi công và quy trình kiểm soát phát sinh hợp đồng; các quy trình kế toán tài chính .
Nên gộp chung các hướng dẫn kiểm tra công việc (thực chất là các biểu mẫu kiểm tra và ghi nhận kết quả thực hiện công việc) và hướng dẫn thực hiện công việc để tăng tính logic cho tài liệu.
Cần bổ sung nội dung về trách nhiệm thu thập, phân tích và kiểm soát thông tin, các chỉ tiêu kiểm soát hiệu quả công việc vào hệ thống tài liệu.
+ Về công tác cập nhật và quản lý:
Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của Công ty để phân phối cho tất cả các phòng ban, bộ phận vào đầu mỗi quý. Đồng thời thông báo
những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp giao ban đầu quý.
Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lượng trong từng phòng ban, công trường để cập nhật, quản lý tài liệu và kiểm soát tình hình áp dụng.