_ Hãy vẽ nên một sơ đồ hay một thiết kế về dòng hoạt động cần thiết để phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng đo bằng thời gian.
_ Hãy đóng khung những hoạt động chính có thể tăng thêm giá trị cho sản phẩm, bảo đảm chúng được sắp xếp theo đúng thứ tự. Dùng mũi tên nối các hoạt động này lại với nhau.
_ Bên cạnh mỗi khung hoạt động, ghi lại khoảng thời gian dành cho mỗi hoạt động đó. Sau đó ghi thêm số thời gian cần thiết giữa hai hoạt động ở kế bên mũi tên nối chúng lại. Cộng tổng số thời gian kế bên khung hoạt động và số thời gian kế bên mũi tên. Có hai cách để tăng tốc chúng. Một là cắt giảm thời gian dành cho hoạt động, để tăng tốc hoạt động thật sự cần làm. Hai là cắt giảm thời gian giữa các hoạt động.
Thông thường, thời gian giữa các hoạt động sẽ tốn nhiều hơn thời gian dành cho hoạt động đó. Nói cách khác, các công ty thường tốn nhiều thời gian không phải để làm những gì mà họ cần làm. Một nghiên cứu của Nhóm Tham vấn Boston thấy rằng: “Thông thường, chưa đến 10% thời gian dành cho bất cứ công việc gì trong một tổ chức là thật sự nhằm bổ sung giá trị. Thời gian còn lại bị lãng phí vì những bước không cần thiết hay những hoạt động mất cân bằng”.
Tại Belgo, quá trình nhận đặt hàng của khách (thời gian hoạt động) có thể được tăng tốc bằng cách kết hợp nhiều hoạt động, chẳng hạn như mời khách vào chỗ ngồi và ngay lập tức lấy món nước mà họ gọi. Nhưng quan trọng hơn là việc tiết giảm thời gian giữa hoạt động này và hoạt động tiếp theo, tức là hoạt động nhận đặt thức ăn. Ở những nhà hàng bình thường, việc này mất khoảng 10-15 phút. Nhưng Belgo có thể giảm xuống chỉ còn 2-3 phút.
Trong lĩnh vực tư vấn, cách tốt nhất để cắt giảm thời gian là lên kế hoạch trước. Một công cụ rất hữu ích là các file trình bày tình hình công việc viết bằng Microsoft PowerPoint mà một khách hàng khi mới bắt đầu dự án cũng như khi kết thúc dự án sẽ cần được xem. Trong quá trình làm việc, chúng tôi liên tục cập nhật file này bằng cách sửa đổi những dữ liệu cũ, xóa chúng đi nếu chúng không thích hợp nữa, hoặc bổ sung thêm những dữ liệu mới. Điều lạ lùng là cơ chế này kích thích chứ không hề giới hạn tính sáng tạo. Nó buộc chúng tôi phải tiếp tục suy nghĩ về những câu trả lời có thể là gì.
Chúng tôi phát hiện ra rằng khi chúng tôi càng có ít thời gian, khi kế hoạch bắt đầu càng quan trọng và gấp rút, thì lượng phần trăm thời gian cần thiết để lên kế hoạch trước khi hoạt động càng lớn.
Bạn có thể sử dụng thuyết tương đối thời gian để tinh chỉnh ý tưởng kinh doanh của mình và làm cho doanh nghiệp tương lai của mình độc đáo hơn không?