5.2.1 Những nột đặc trưng của cụng tỏc quản lý, lónh đạo a. Đặc điểm của hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt trong xó hội. Hoạt động này cú cấu trỳc vỹ mụ chung so với cỏc dạng hoạt động khỏc. Tuy nhiờn, do đối tượng và chức năng của hoạt động chi phối nờn ngoài cỏi chung ra, nú cũng cú những đặc trưng riờng cần phải nghiờn cứu để phục vụ cho cụng tỏc quản lý. Đú là
ư Là một dạng hoạt động phức tạp và cú tớnh chuyờn biệt
Tớnh chất phức tạp của hoạt động quản lý được quy định bởi đặc điểm của đối tượng, chức năng và cỏc đơn vị kinh nghiệm của nú. Ai cũng biết rằng đối tượng của hoạt động quản lý, lónh đạo là những con người, những đơn vị, những tập thể với nhữung đặc điểm về tõm lý, tổ chức khỏc nhau. Trong quỏ trỡnh quản lý, khụng phải bất cứ ai cũng cú khả năng tỏc động, điều khiển được những cỏ nhõn, đơn vị cú hành động cựng hướng vào việc thực hiện mục tiờu của quản lý. Mặt khỏc, tớnh chất phức tạp cũn thể hiện ở chức năng đa dạng của hoạt động này. Nhà quản lý, lónh đạo hiện nay đũi hỏi khụng chỉ là một nhà tổ chức, nhà chuyờn mụn giỏi mà cũn phải biết làm kinh tế, biết tiến hành cụng việc với con người với tư cỏch như là một nhà giỏo dục.
Tớnh chất chuyờn biệt thể hiện yờu cầu về đào tạo người quản lý, lónh đạo. Ngày nay, quản lý lónh đạo đó được coi là một nghề đặc biệt trong xó hội. Để trở thành người quản lý, lónh đạo đũi hỏi phải cú sự tuyển chọn, đào tạo cụng phu theo một chương trỡnh, nội dung và phương phỏp nhất định.
ư Quản lý là một hoạt động giỏn tiếp
Như chỳng ta đó biết, một trong cỏc nhiệm vụ chớnh của người quản lý, lónh đạo là cụng tỏc tổ chức tập hợp, huy động được sức mạnh thể chất và tõm lý của từng cỏ nhõn và tập thể thực
hiện tối ưu mục đớch quản lý. Chớnh vỡ thế, bản thõn người quản lý lónh đạo khụng trực tiếp tạo ra sản phẩm của hoạt động này. Sản phẩm của hoạt động quản lý, được đỏnh giỏ qua sự phỏt triển của từng cỏ nhõn, tập thể, qua kết quả hoạt động của tập thể do người đú phụ trỏch. Tớnh chất đặc thự trong lao động của người quản lý, lónh đạo là ở chỗ người đú giải quyết cỏc nhiệm vụ về xó hội, chớnh trị, kinh tế, giỏo dục và phỏt triển tổ chức chủ yếu thụng qua cụng tỏc tổ chức, bằng cỏch điều khiển, tỏc động tới những người chịu trỏch nhiệm trực tiếp giải quyết cỏc nhiệm vụ đú.
ư Hoạt động quản lý được tiến hành chủ yếu thụng qua hoạt động giao tiếp (trực tiếp hay giỏn tiếp)
Cú thể núi, phần lớn thời gian trong ngày làm việc của người quản lý, lónh đạo dành cho việc giao tiếp với người khỏc, với cỏc đơn vị. Hoạt động giao tiếp cú mặt ở tất cả cỏc khõu của hoạt động quản lý.
ư Hoạt động quản lý là một dạng hoạt động cú tớnh sỏng tạo cao
Trong quản lý, lónh đạo luụn luụn xuất hiện những hiện tượng, sự kiện (tỡnh huống) bất ngờ. Kinh nghiệm cho thấy, khụng một nhà quản lý lónh đạo nào lại cú thể chuẩn bị sẵn và đầy đủ trước để giải quyết cỏc tỡnh huống đú. Mặt khỏc, muốn nõng cao hiệu quả quản lý, lónh đạo trước cỏc tỡnh huống bất ngờ đú đũi hỏi nhà lónh đạo phải cú sự nhanh nhạy, quyết đoỏn. Nếu khụng cú khả năng tư duy sỏng tạo thỡ khú cú thể hoàn thành được cỏc nhiệm vụ, chức năng của người quản lý, lónh đạo. Trong mọi lĩnh vực quản lý, lónh đạo đều đũi hỏi chủ thể phải cú năng lực sỏng tạo. Với những lý do trờn, chỳng ta cú đủ cơ cở để núi đến nghệ thuật quản lý của người lónh đạo. Chớnh đõy là điều chủ yếu quyết định phương hướng tổ chức lao động của người lónh đạo. Tổ chức lao động của người lónh đạo một mặt phải tuõn theo tớnh quy luật, những nguyờn tắc nhất định nhưng mặt khỏc những quy tắc đú lại phải mang tớnh ước lệ, đũi hỏi phải cú sự nghiền ngẫm, sỏng tạo trong những hoàn cảnh và điều kiện cụ thể.
ư Hoạt động quản lý là hoạt động căng thẳng, tiờu phớ nhiều năng lượng thần kinh và sức lực
Người quản lý, lónh đạo giỏi là người rất vất vả trong cụng việc vỡ phải để ý, quan tõm giải quyết rất nhiều vấn đề trong những điều kiện về thời gian, khụng gian eo hẹp. Tớnh liờn tục cũng là một đặc điểm cơ bản của hoạt động này. Người quản lý, lónh đạo khụng chỉ làm việc 8 giờ ở cơ quan mà cũn phải làm việc cả trong những lỳc nghỉ ngơi, trong bữa ăn hay trong cỏc hoạt động sống khỏc ngoài thời gian làm việc ở cơ quan. Cú thể núi hoạt động quản lý làm cho nhà lónh đạo rất căng thẳng về mặt tõm lý – thần kinh. Chớnh vỡ thế để làm tốt nhiệm vụ của mỡnh, đũi hỏi đội ngũ lónh đạo phải được trẻ hoỏ, cú sức khoẻ, cú ý chớ và nghị lực cao, cú khả năng chịu đựng những “cỳ sốc tõm lý” bất ngờ xuất hiện…
Từ việc phõn tớch cỏc đặc điểm của hoạt động quản lý, chỳng ta cú thể đi đến định nghĩa về hoạt động quản lý như sau: Hoạt động quản lý là sự tỏc động qua lại một cỏch tớch cực giữa chủ thể và đối tượng quản lý qua con đường tổ chức; là sự tỏc động, điều khiển, điều chỉnh tõm lý và hành động của cỏc đối tượng quản lý, lónh đạo cựng hướng vào việc hoàn thành những mục tiờu nhất định của tập thể và xó hội.
5.2.2 Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong quản lý, lónh đạo a. Những yếu tố thuộc về nột đặc trưng chung của giao tiếp a. Những yếu tố thuộc về nột đặc trưng chung của giao tiếp
ư Loại hỡnh giao tiếp chủ yếu trong quản lý, lónh đạo là giao tiếp chớnh thức. Về cơ bản mục đớch, chức năng, phương hướng, nhiệm vụ… của hoạt động giao tiếp được xỏc định trước và đỏp ứng với yờu cầu của hoạt động quản lý, lónh đạo. Cũng cú thể núi đõy là loại giao tiếp cụng việc.
ư Chủ thể và khỏch thể giao tiếp là những cỏ nhõn hoặc nhúm xó hội nhất định. Họ cú những “vai diễn” khỏc nhau trong quỏ trỡnh giao tiếp. Cú khi họ quan hệ ngang bằng nhau (là đồng nghiệp, bạn hữu,…), song phần lớn là quan hệ giữa một bờn là lực lượng quản lý, lónh đạo và một bờn là đối tượng bị quản lý, lónh đạo.
ư Cỏc phương tiện giao tiếp được sử dụng một cỏch tổng hợp, song phương tiện chủ yếu vẫn là ngụn ngữ. Uy tớn, phong cỏch quản lý lónh đạo đụi khi đúng vai trũ quyết định đến kết quả giao tiếp.
b. Những yếu tố tõm lý trong giao tiếp
Sự giao tiếp giữa con người núi chung và giao tiếp trong hoạt động quản lý núi riờng thường mang tớnh chất tõm lý xó hội và tõm lý cỏ nhõn.
Tớnh chất tõm lý xó hội thể hiện
ư Phụ thuộc vào phong tục tập quỏn, đặc điểm dõn tộc, luật lệ nếp sống, quy định của xó hội, của từng địa phương nhất là quy định về giao tiếp của xó hội.
ư Phụ thuộc vào điều kiện của xó hội, trỡnh độ phỏt triển của xó hội, tiện nghi vật chất, cơ sở hạ tầng.
ư Phụ thuộc vào vai trũ, cương vị, quyền hạn của con người trong xó hội, cần chỳ ý là ở mỗi vai trũ, cương vị, quyền hạn con người sẽ cú chức năng, đặc điểm tõm lý khỏc nhau. Khi thay đổi vai trũ, tõm lý con người cú thể bị biến đổi đi, thậm chớ biến đổi cả sở thớch, quan điểm sống, lối sống,
ư Phụ thuộc vào nghề nghiệp, lĩnh vực hoạt động. Mỗi tầng lớp xó hội, do nghề nghiệp hoạt động khỏc nhau, tõm lý của họ cũng khỏc nhau do đú giao tiếp của họ cũng khỏc nhau.
Vỡ vậy khi giao tiếp, người lónh đạo phải nắm được phong tục tập quỏn và đặc điểm của địa phương, luật phỏp và luật lệ riờng của từng vựng.
Tớnh chất tõm lý cỏ nhõn thể hiện
ư í thức cỏ nhõn của họ như sự hiểu biết, sự tự đỏnh giỏ bản thõn, tớnh khiờm tốn hay kiờu căng, ham học hỏi hay chủ quan tự món.
ư Cỏ tớnh của họ: họ là người cởi mở vui vẻ hay lạnh lựng kớn đỏo, người tỏo bạo, hoạt bỏt hay rụt rố, chậm chạp, tỏc phong tư thế, hành vi cử chỉ như thế nào...
ư Trỡnh độ giao tiếp của họ, sự hiểu biết về giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
ư Động cơ mục đớch giao tiếp của cỏ nhõn.
ư Trạng thỏi tõm lý cỏ nhõn: vui, giận, đang chỏn nản, thất vọng...
ư Vốn hiểu biết chung, trỡnh độ hoạt động chuyờn mụn, năng lực quản lý, lónh đạo của chủ thể và đối tượng giao tiếp sẽ làm cơ sở cho quỏ trỡnh giao tiếp.
ư Sự thống nhất về mục tiờu, nhiệm vụ… giao tiếp của chủ thể và đối tượng nhằm đạt tới một kết quả tối ưu trong quản lý, lónh đạo thường làm cho sự giao tiếp khụng bị chệch hướng, khụng bị cỏc rối nhiễu chi phối,…
ư Nhõn cỏch (trước hết là tớnh cỏch và khớ chất) của cỏ nhõn hoặc những đặc trưng về uy tớn, về khụng khớ tõm lý trong nhúm,… sẽ là những điều kiện thiết yếu tạo nờn hiệu quả của giao tiếp.
ư Kỹ năng, kỹ xảo, kinh nghiệm sử dụng cỏc phương tiện, hỡnh thức giao tiếp cũng như khả năng duy trỡ sự liờn tục quỏ trỡnh giao tiếp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cựng của giao tiếp.
ư Sự linh hoạt, sỏng tạo và nghệ thuật giao tiếp của cả chủ thể và đối tượng sẽ làm cho quỏ trỡnh giao tiếp đạt kết quả tối ưu.
ư Những đặc điểm thể chất của cỏ nhõn (khuụn mặt, ỏnh mắt, nụ cười, giọng núi,…), những hỡnh thức tổ chức, quy mụ, vị trớ trong hệ thống của nhúm… sẽ ảnh hưởng khụng nhỏ đến kết quả giao tiếp trong quản lý, lónh đạo.
c. Những yếu tố thuộc về mụi trường, điều kiện giao tiếp ư Trỡnh độ phỏt triển kinh tế, văn hoỏ xó hội núi chung;
ư Sự ảnh hưởng của đặc điểm phong tục tập quỏn, dõn tộc, tụn giỏo;
ư Chức năng, nhiệm vụ, chất lượng cụng việc chuyờn mụn của nhúm và cỏc thành viờn trong nhúm;
ư Địa điểm, khụng gian, thời gian (như thời tiết, ỏnh sỏng, sự trang trớ, tiếng ồn, mựi vị,…) khi giao tiếp.
5.2.3 Một số quy tắc giao tiếp trong quản lý, lónh đạo
ư Cần xỏc định rừ ràng, cụ thể mục đớch giao tiếp nhằm giải quyết cụng việc quản lý, lónh đạo và luụn chủ động tỡm cơ hội để dẫn dắt hoạt động của đối tượng giao tiếp hướng vào thực hiện mục đớch này.
ư Bước đầu tiờn của giao tiếp là thu thập thụng tin. Muốn cú nhiều thụng tin, cần tiếp xỳc với nhiều người, sự việc khỏc nhau, tớch cực tham gia hoạt động của cỏc hội, cỏc nhúm trong và ngoài cụng sở. Phải cú thỏi độ tớch cực khi thu thập thụng tin, cõn nhắc kỹ càng cả những thụng tin nhỏ nhặt của đối tượng. Giao tiếp cần cú trớ tuệ chứ khụng phải chỉ cần nhiều kiến thức. Gặp gỡ đối tượng giao tiếp để tỡm kiếm tinh hoa trớ tuệ, để từ đú nõng cao học vấn và rốn luyện mỡnh. Muốn cú giao tiếp tốt, cần cú hiểu biết rộng. Song cũng trỏnh bị cuốn vào vũng xoỏy của đống tri
thức đa dạng, phong phỳ đú mà mất làng tin. Cần dựng tài trớ để tỡm hiểu tõm tư, tớnh cỏch, khớ chất, sở thớch, học vấn, quan hệ… của đối phương để cú thờm tư liệu giao tiếp.
ư Cần xem xột kỹ thời gian, địa điểm, khụng khớ tõm lý, bối cảnh cuộc giao tiếp. Cần giải quyết tốt mối quan hệ với cỏc thành viờn trong gia đỡnh và với hàng xúm, lỏng giềng trước khi đi vào giao tiếp trong cơ quan, cụng sở. Khi ta chủ động đối với cuộc giao tiếp thỡ lũng tự tin sẽ tăng lờn và sẽ tạo ra nguồn năng lượng mới trong giao tiếp.
ư Khụng nờn giao tiếp giống nhau giữa mọi người. Phải biết đối phương cú nhõn cỏch hướng nội hay hướng ngoại để cú những phương phỏp giao tiếp hợp lý. Sẽ rất khú kết bạn với những người cú lũng tự tụn quỏ cao, ớch kỷ, phụ trương khoe mẽ, thõm hiểm, gian giảo hoặc là người khụng bỡnh thường. Sẽ khụng phự hợp với cụng việc giao tiếp nếu là người khụng biết phộp lịch sự, dung tục; cú hành vi, cử chỉ khụng đỳng chỗ; núi cười vụ duyờn, núi năng quả quyết, mạnh mẽ; ăn mặc diờm dỳa… Ai cũng thớch người cú ý chớ cỏo, kiờn định, dũng cảm, khụng xuụi chiều, đối xử với đối phương bằng tỡnh thõn ỏi, biết kớch thớch, cuốn hỳt đối phương, biết khộo lộo đi đường vũng để vượt qua chướng ngại.
ư Quan sỏt kỹ hành động để cú thể hiểu sõu thờm bản chất, thấy rừ hơn tớnh cỏch và triết lý sống của con người. Tất nhiờn, điều này khụng hoàn toàn đỳng trong trường hợp những hành vi, cử chỉ đó thành thúi quen hoặc ở những người thiếu suy nghĩ.
ư Phong cỏch ăn mặc là một trong những cỏch để thể hiện mỡnh. Ăn mặc quỏ cầu kỳ hoặc quỏ mộc mạc đều khụng thớch hợp. Cú người ăn mặc sang trọng nhưng tư cỏch kộm, sẽ làm cho xung quanh hoài nghi bờn trong họ ẩn chứa cỏi gỡ. Ăn mặc kiểu mới, hấp dẫn, làm nổi bật mỡnh, sẽ khiến cho người khỏc cho rằng người này thiếu tự tin. Những người cú mặc cảm tự ti thường cố dựng trang phục để che đậy những cỏi mỡnh cũn khiếm khuyết. Cỏch ăn mặc hài hoà, tự nhiờn thường thấy ở người biết tự lập. Kiểu quần ỏo cần phối hợp chặt chẽ với kiểu túc và màu kớnh đeo mắt.
ư Hóy biết tự giới thiệu mỡnh, thể hiện chõn thành cỏi đặc sắc, mặt mạnh của mỡnh để đối phương chỳ ý khi giao tiếp. Khụng che giấu khuyết điểm, khụng nờn quỏ chỳ ý đến khuyết điểm của mỡnhmà sinh cảm giỏc tự ti khụng cần thiết. Dự tiếp xỳc lần đầu tiờn cũng cố gắng làm cho đối phương hiểu một cỏch hoàn chỉnh về mỡnh. Phải biết cỏch tự giới thiệu về mỡnh và phải biết để những người hiểu biết tuyờn truyền hộ mỡnh. Tuyờn truyền cho bố bạn cũng chớnh là tuyờn truyền cho mỡnh, để người khỏc hiểu mỡnh qua bố bạn. Song khụng được tự đề cao mỡnh và khụng nghe những lời tỏn dương giả dối, nịnh hút về mỡnh vỡ như vậy sẽ tạo ra một ảo ảnh, một hố ngăn cỏch với xung quanh, gõy bất lợi cho sự giao tiếp. Hóy làm cho mọi người hiểu sự tồn tại, giỏ trị đớch thực của bản thõn và khụng ngừng hoàn thiện mỡnh, luụn luụn bổ sung cỏc đặc sắc của mỡnh.
ư Cú thúi quen nhường nhịn đối tượng giao tiếp. Cần quan tõm đến người khỏc, ban cho họ sức mạnh, giỳp đỡ họ đạt được mong ước, trong phạm vi khả năng cho phộp. Đõy là cỏch để đối phương lợi trước, mà mỡnh cũng được lợi. Song khụng nờn vỡ giỳp đỡ được người khỏc mà đề cao uy tớn của mỡnh. Những tớnh toỏn so đo được mất sẽ khụng cú lợi cho giao tiếp. Phải luụn
luụn cú tấm lũng bỏo đỏp đối phương. Khụng được giao tiếp bằng định kiến. Trong giao tiếp cần đề cao ưu điểm, cú thỏi độ đỳng đắn với khuyết điểm, tớch cực khuyến khớch sự tiến bộ, khơi gợi lũng hăng hỏi của đối tượng giao tiếp. Hóy đối xử với họ bằng lũng tốt, tỡnh thương yờu và sự nhiệt tỡnh, khoan dung.
ư Muốn cú đồng nghiệp, bạn bố chớ cốt, cần phải cú tấm lũng nhiệt tỡnh, quan tõm tới người khỏc, đem mọi cỏi mỡnh cú (thời gian, sức lực, tiền của,…) để vun đắp cho tỡnh bạn. Phải tỡm những người bạn cựng chớ hướng, biết khớch lệ và sẵn sàng giỳp đỡ nhau lỳc khú khăn, hiểu và tụn trọng nhau. Muốn đi tới thành cụng, cần kết bạn với những người cú những điểm hơn mỡnh, cú những nột tớnh cỏch, tài trớ mà mỡnh chưa cú để bổ sung cho nhau. Chỉ cú tớch lũy tỡnh bạn lõu dài mới cú được những người bạn tin cậy.