ư Cần xỏc định rừ ràng, cụ thể mục đớch giao tiếp nhằm giải quyết cụng việc quản lý, lónh đạo và luụn chủ động tỡm cơ hội để dẫn dắt hoạt động của đối tượng giao tiếp hướng vào thực hiện mục đớch này.
ư Bước đầu tiờn của giao tiếp là thu thập thụng tin. Muốn cú nhiều thụng tin, cần tiếp xỳc với nhiều người, sự việc khỏc nhau, tớch cực tham gia hoạt động của cỏc hội, cỏc nhúm trong và ngoài cụng sở. Phải cú thỏi độ tớch cực khi thu thập thụng tin, cõn nhắc kỹ càng cả những thụng tin nhỏ nhặt của đối tượng. Giao tiếp cần cú trớ tuệ chứ khụng phải chỉ cần nhiều kiến thức. Gặp gỡ đối tượng giao tiếp để tỡm kiếm tinh hoa trớ tuệ, để từ đú nõng cao học vấn và rốn luyện mỡnh. Muốn cú giao tiếp tốt, cần cú hiểu biết rộng. Song cũng trỏnh bị cuốn vào vũng xoỏy của đống tri
thức đa dạng, phong phỳ đú mà mất làng tin. Cần dựng tài trớ để tỡm hiểu tõm tư, tớnh cỏch, khớ chất, sở thớch, học vấn, quan hệ… của đối phương để cú thờm tư liệu giao tiếp.
ư Cần xem xột kỹ thời gian, địa điểm, khụng khớ tõm lý, bối cảnh cuộc giao tiếp. Cần giải quyết tốt mối quan hệ với cỏc thành viờn trong gia đỡnh và với hàng xúm, lỏng giềng trước khi đi vào giao tiếp trong cơ quan, cụng sở. Khi ta chủ động đối với cuộc giao tiếp thỡ lũng tự tin sẽ tăng lờn và sẽ tạo ra nguồn năng lượng mới trong giao tiếp.
ư Khụng nờn giao tiếp giống nhau giữa mọi người. Phải biết đối phương cú nhõn cỏch hướng nội hay hướng ngoại để cú những phương phỏp giao tiếp hợp lý. Sẽ rất khú kết bạn với những người cú lũng tự tụn quỏ cao, ớch kỷ, phụ trương khoe mẽ, thõm hiểm, gian giảo hoặc là người khụng bỡnh thường. Sẽ khụng phự hợp với cụng việc giao tiếp nếu là người khụng biết phộp lịch sự, dung tục; cú hành vi, cử chỉ khụng đỳng chỗ; núi cười vụ duyờn, núi năng quả quyết, mạnh mẽ; ăn mặc diờm dỳa… Ai cũng thớch người cú ý chớ cỏo, kiờn định, dũng cảm, khụng xuụi chiều, đối xử với đối phương bằng tỡnh thõn ỏi, biết kớch thớch, cuốn hỳt đối phương, biết khộo lộo đi đường vũng để vượt qua chướng ngại.
ư Quan sỏt kỹ hành động để cú thể hiểu sõu thờm bản chất, thấy rừ hơn tớnh cỏch và triết lý sống của con người. Tất nhiờn, điều này khụng hoàn toàn đỳng trong trường hợp những hành vi, cử chỉ đó thành thúi quen hoặc ở những người thiếu suy nghĩ.
ư Phong cỏch ăn mặc là một trong những cỏch để thể hiện mỡnh. Ăn mặc quỏ cầu kỳ hoặc quỏ mộc mạc đều khụng thớch hợp. Cú người ăn mặc sang trọng nhưng tư cỏch kộm, sẽ làm cho xung quanh hoài nghi bờn trong họ ẩn chứa cỏi gỡ. Ăn mặc kiểu mới, hấp dẫn, làm nổi bật mỡnh, sẽ khiến cho người khỏc cho rằng người này thiếu tự tin. Những người cú mặc cảm tự ti thường cố dựng trang phục để che đậy những cỏi mỡnh cũn khiếm khuyết. Cỏch ăn mặc hài hoà, tự nhiờn thường thấy ở người biết tự lập. Kiểu quần ỏo cần phối hợp chặt chẽ với kiểu túc và màu kớnh đeo mắt.
ư Hóy biết tự giới thiệu mỡnh, thể hiện chõn thành cỏi đặc sắc, mặt mạnh của mỡnh để đối phương chỳ ý khi giao tiếp. Khụng che giấu khuyết điểm, khụng nờn quỏ chỳ ý đến khuyết điểm của mỡnhmà sinh cảm giỏc tự ti khụng cần thiết. Dự tiếp xỳc lần đầu tiờn cũng cố gắng làm cho đối phương hiểu một cỏch hoàn chỉnh về mỡnh. Phải biết cỏch tự giới thiệu về mỡnh và phải biết để những người hiểu biết tuyờn truyền hộ mỡnh. Tuyờn truyền cho bố bạn cũng chớnh là tuyờn truyền cho mỡnh, để người khỏc hiểu mỡnh qua bố bạn. Song khụng được tự đề cao mỡnh và khụng nghe những lời tỏn dương giả dối, nịnh hút về mỡnh vỡ như vậy sẽ tạo ra một ảo ảnh, một hố ngăn cỏch với xung quanh, gõy bất lợi cho sự giao tiếp. Hóy làm cho mọi người hiểu sự tồn tại, giỏ trị đớch thực của bản thõn và khụng ngừng hoàn thiện mỡnh, luụn luụn bổ sung cỏc đặc sắc của mỡnh.
ư Cú thúi quen nhường nhịn đối tượng giao tiếp. Cần quan tõm đến người khỏc, ban cho họ sức mạnh, giỳp đỡ họ đạt được mong ước, trong phạm vi khả năng cho phộp. Đõy là cỏch để đối phương lợi trước, mà mỡnh cũng được lợi. Song khụng nờn vỡ giỳp đỡ được người khỏc mà đề cao uy tớn của mỡnh. Những tớnh toỏn so đo được mất sẽ khụng cú lợi cho giao tiếp. Phải luụn
luụn cú tấm lũng bỏo đỏp đối phương. Khụng được giao tiếp bằng định kiến. Trong giao tiếp cần đề cao ưu điểm, cú thỏi độ đỳng đắn với khuyết điểm, tớch cực khuyến khớch sự tiến bộ, khơi gợi lũng hăng hỏi của đối tượng giao tiếp. Hóy đối xử với họ bằng lũng tốt, tỡnh thương yờu và sự nhiệt tỡnh, khoan dung.
ư Muốn cú đồng nghiệp, bạn bố chớ cốt, cần phải cú tấm lũng nhiệt tỡnh, quan tõm tới người khỏc, đem mọi cỏi mỡnh cú (thời gian, sức lực, tiền của,…) để vun đắp cho tỡnh bạn. Phải tỡm những người bạn cựng chớ hướng, biết khớch lệ và sẵn sàng giỳp đỡ nhau lỳc khú khăn, hiểu và tụn trọng nhau. Muốn đi tới thành cụng, cần kết bạn với những người cú những điểm hơn mỡnh, cú những nột tớnh cỏch, tài trớ mà mỡnh chưa cú để bổ sung cho nhau. Chỉ cú tớch lũy tỡnh bạn lõu dài mới cú được những người bạn tin cậy.
ư Cần tỡm những đối thủ cạnh tranh lành mạnh, tạo ra những mục tiờu gần để kớch thớch vươn tới. Cú thể tỡm đối thủ cạnh tranh từ đồng nghiệp, bạn bố, người quen. Nờn tỡm những đối thủ cạnh tranh đỏng giỏ, nhất là nhữung người giống như mỡnh mặc dự họ cú mục tiờu khỏc, để nhận được sự kớch thớch mạnh mẽ. Phải lấy sự tồn tại của đối phương làm nguồn sống. Tuyệt đối khụng được chọn nhầm đối thủ cạnh tranh.
ư Cần tạo cho đối phương những ấn tượng tốt đẹp về mỡnh, nhất là ấn tượng đầu tiờn. Nếu chẳng may cú những ấn tượng khụng tốt thỡ về sau chỉ cũn cỏch phải kiờn trỡ, nhẫn nại, dựa vào lũng bỏc ỏi của đối phương để lấy lại thiện chớ với họ thỡ cuộc giao tiếp mới đạt được kết quả. Thỉnh thoảng nờn cú những biểu hiện mang tớnh đột phỏ để gõy cho đối phương ấn tượng mới mẻ, bất ngờ.
ư Cần xõy dựng hỡnh tượng bản thõn rừ ràng, thống nhất từ nội dung đến hỡnh thức, từ tớnh cỏch đến trang phục,… Nếu hỡnh tượng bản thõn xõy dựng khụng tốt, bị ngộ nhận thỡ rất khú sửa, đối phương sẽ coi thường sự tồn tại của mỡnh và giữ khoảng cỏch trong giao tiếp. Đừng để đối phương nhỡn thấy mỡnh mệt mỏi. Vỡ vậy, khi xõy dựng hỡnh tượng của mỡnh phải hết sức thận trọng, suy xột kỹ càng, phải chủ động gõy thiện cảm với đối phương.
ư Biết duy trỡ trạng thỏi cõn bằng tõm lý trong giao tiếp. Loại bỏ cảm giỏc mệt mỏi, lo õu, giận dữ, đơn độc, hồi hộp… bằng cỏch tự trấn an, tự ỏm thị. Thỏi độ tự nhiờn là bớ quyết thành cụng nhất trong giao tiếp. Khắc phục sự lỳng tỳng bằng cỏch tập trung chỳ ý vào một điểm và thường xuyờn luyện tập sức lực, tinh thần, trỏnh căng thẳng nội tõm. Sự cảm nhận rằng, đõy chớnh là đối tượng mỡnh mong được giao tiếp, là dịp để họ hiểu sự nhiệt tỡnh của mỡnh là điều rất quan trọng, làm tăng lũng tự tin và tạo ra nguồn sinh lực trong giao tiếp.
ư Tự mỡnh đạo diễn cuộc giao tiếp, tỡm lối diễn xuất thớch hợp với đối phương và dẫn dắt họ theo chủ đề giao tiếp. Trong giao tiếp, cố gắng khụng đề cập đến những vấn đề mỡnh khụng hiểu hoặc khụng cú liờn quan đến chủ đề giao tiếp.
ư Phải mở đầu cuộc giao tiếp một cỏch nhẹ nhàng, cú thể xoay quanh chủ đề thời sự, thời tiết, sở thớch,… Nếu chưa cú cỏch nào tỡm ra chủ đề chung thỡ trước hết cần núi vui vẻ, thật lũng những chuyện xung quanh hoặc tự giới thiệu về mỡnh. Cần phối hợp nhịp điệu hoạt động của mỡnh và của đối phương để lựa chọn thời cơ, sớm đi vào chủ đề chớnh của cuộc giao tiếp.
ư Phải biết lựa chọn thứ tự cỏc bước để giao tiếp thuận lợi. Chỳ ý quan tõm đến thỏi độ, ỏnh mắt, vẻ mặt … của đối tượng giao tiếp mà quyết định cú tếp tục cuộc giao tiếp khụng. Ánh mắt đối tượng giao tiếp ngời sỏng, bộ mặt đầy sinh khớ, chứng tỏ cuộc giao tiếp đang đi đỳng quỹ đạo. Nếu ỏnh mắt thể hiện sự khụng nhiệt tỡnh hoặc lơ đóng nhỡn đi đõu đú thỡ cần chuyển chủ đề hoặc tỡm cỏch kết thỳc cuộc giao tiếp.
ư Trong giao tiếp, nếu quỏ chỳ ý đến tớnh hợp lý thỡ sẽ khụng được mọi người đồng tỡnh, vỡ nú tạo nờn cảm giỏc cỏch biệt và tõm linh trở nờn cứng nhắc, nhạt nhẽo. Trong cơ quan, xớ nghiệp, nếu chỉ ớtnh đến lợi ớch, khụng quản lý vận hành bằng nhõn tớnh thỡ sẽ khụng thể tiếp tục tồn tại và phỏt triển được. Chỳng ta khụng thể tớnh được nguồn năng lượng nội tõm, nhưng cũng tuyệt đối khụng được coi thường nú. Phải thường xuyờn đốt chỏy và trao đổi nguồn năng lượng khụn lường trong tim với mọi người và khụng để cho sự tớnh toỏn cụng lao,
lợi lộc xen lẫn vào trong đú.
ư Đụi lỳc cần thoỏt ra khỏi sự ràng buộc. Những người cú tỡnh, cú nghĩa thường cú quan hệ giao tiếp rất tốt đẹp. Họ cú tinh thần hy sinh bản thõn. Song nếu cứ mài mũn mói bản thõn thỡ sẽ cú ngày bạn đỏnh mất cỏi tụi của mỡnh. Nếu cứ giao tiếp với ai cũng tốt đẹp thỡ bạn sẽ dần dần mất đi những gúc cạnh, những tớnh độc đỏo của mỡnh. Cần phải cú dũng khớ để khi cần, cú thể cắt bỏ những ràng buộc, những mờ hoặc và tự mỡnh tỡm ra cỏch nghĩ, cỏch làm mới thực tế hơn. Quyết đoỏn dũng cảm sẽ làm cho ta hạnh phỳc.
ư Khi gặp phải những khủng hoảng, nguy cơ cần phải đấu tranh khắc phục sự cụ lập, thoỏt khỏi nghịch cảnh, xõy dựng viễn cảnh để vươn lờn. Lỳc này, những nhà quản lý lónh đạo cú ảnh hưởng lớn đến nguời khỏc thường khụng hành động theo thụng lệ hoặc theo chỉ đạo của người khỏc mà hành động theo tõm ý trung thực của mỡnh.
ư Trong giao tiếp rất cần sự chõn thực, song đụi khi cũng khụng nhất thiết phải núi tất cả những cỏi riờng của mỡnh. Mỗi người đều cú cỏi riờng, song khụng nờn đem cỏi riờng của mỡnh để ỏp đặt cho người khỏc. Mặt khỏc, sự giả vờ khụng biết đối với những việc đó biết đụi khi cũng cần thiết để đối phương khú lường sự cao thõm của bạn trong giao tiếp.
ư Dự cú thõn nhau cũng cần tuõn theo lễ tiết trong giao tiếp, khụng được “cỏ mố một lứa”. Mỗi người cần hiểu và thực hiện nghiờm tỳc vai diễn của mỡnh và tạo điều kiện tốt để người khỏc phỏt huy kỹ thuật diễn xuất. Ai hiểu vai diễn của mỡnh, sẽ được đỏnh giỏ tốt và để lại cho người khỏc cảm giỏc dễ chịu trong tiếp xỳc. Bản thõn mỗi người phải chứng minh được sự tồn tại của mỡnh, dành lấy tỡnh cảm của đối phương bằng hành động và phải xỏc định đỳng vị trớ của mỡnh.
ư Cần cú sự vui vẻ, hài hước trong giao tiếp, kể cả những cuộc giao tiếp nghiờm tỳc. Những người cú tớnh cỏch vui vẻ, hài hước, linh hoạt thường để lại cho người khỏc những ấn tượng sõu sắc. Nhờ qua những cõu chuyện hài hước sẽ cú thể nắm bắt và chi phối hành động của đối phương. Những hoạt động bổ trợ hợp lý sẽ làm buổi giao tiếp sinh động và làm tăng kết quả của cuộc giao tiếp.
ư Trong thời đại ngày nay đời sống vật chất khỏ phong phỳ. Vỡ vậy, quan hệ giao tiếp khụng thể chỉ xõy dựng bằng sự hợp lý hoỏ, tiết kiệm tiền của, sức lực, thời gian, mà phải chấp
nhận một sự tốn kộm nhất định mới mong cú được một hiệu quả nào đú. Tất nhiờn, phải biết đầu tư cú trọng tõm, trọng điểm trong từng thời kỳ theo khả năng của mỡnh.
ư Tặng quà cho nhau là để bày tỏ tấm lũng của mỡnh với đối phương. Người giao tiếp giỏi, khi tặng quà chỉ mong đối phương nhận quà là vui lũng chứ khụng hy vọng họ đỏp lễ. Khi tặng quà, cả hai bờn đều được tận hưởng niềm vui cho và nhận quà.
ư Thăm nhau một cỏch ngẫu hứng, vào những thời gian nghỉ ngơi hiếm hoi sẽ tạo cho đối phương sự bất ngờ và để lại trong họ những ấn tượng cảm động sõu sắc. Họ quý trọng cơ hội gặp nhau để giao tiếp như thế này hơn là sự thăm nhau vỡ trỏch nhiệm, vào những lỳc, những dịp định sẵn.
ư Khi giao tiếp bằng ngụn ngữ núi, nờn đi thẳng vào vấn đề một cỏch nhanh chúng và dễ dàng. Muốn truyền đạt vấn đề cú kết quả, cần cộng thờm phần kiến giải độc đỏo của mỡnh. Những điều mỡnh muốn núi ra phải rừ ràng, chớnh xỏc, được suy xột kỹ càng. Khụng nờn núi những lời mỡnh chưa trau chuốt, thể hiện thẳng băng cỏ tớnh của mỡnh. Khụng nờn núi những lời lẻo mộp, nhữung điều làm đối phương khụng vui. Khụng nờn trỡnh bày tường tận mọi việc hoặc phụ bày tất cả những điều mỡnh muốn núi. Cần phỏt biểu túm gọn những trọng tõm, trọng điểm, cú những lời giải thớch dễ hiểu và sớm đưa ra kết luận.
ư Biết lắng nghe sẽ làm cho đối phương núi một cỏch thoải mỏi. Cần để cho họ trỡnh bày hết mọi ý và sớm tỡm ra những lý lẽ bờn trong của họ. Cố gắng thu luợm những ý kiến cú ớch. Khi phỏt biểu, cần khộo hoà trộn những điểm quan trọng của đối phương vào lời của mỡnh và trỡnh bày quan điểm của mỡnh một cỏch cú trỡnh tự, rừ ràng với thỏi độ khiờm tốn. Khụng nờn sử dụng những lý lẽ thiếu tỡnh cảm. Những người lỳc nào cũng muốn dựng lý luận logớc để giao tiếp sẽ bị cho là cứng nhắc, khụng được người khỏc hoan nghờnh, đụi khi cũn gõy nờn những phản ứng mạnh mẽ.
ư Cần núi năng trụi chảy, mạch lạc, ngữ điệu ụn hoà và lễ độ, trỏnh dựng những ngụn từ thụ lỗ, khụng đỳng. Giọng núi cương quyết là cực kỳ quan trọng. Nờn sử dụng nhiều cõu khẳng định. Khộo dựng những phương tiện phi ngụn ngữ để phụ họa, minh họa cho lời núi thờm sinh động trỏnh sự nhàm chỏn ở đối tượng giao tiếp.
ư Giao tiếp bằng ngụn ngữ viết là để núi thẳng những vấn đề mà khi đối mặt khụng tiện núi ra hoặc định núi nhưng khụng thể núi ra được. Thư sẽ thể hiện trung thực cỏ tớnh, phẩm chất của người viết. Viết thư cần nhiều cụng sức, nờn nú cú ý nghĩa rất đặc biệt so với khi núi chuyện. Những thư được viết và đọc một cỏch thận trọng, được lưu lại thỡ cú thể trỏnh được sự hiểu lầm.
ư Điện thoại cũng là một phương tiện tốt để giao tiếp. Nghe và gọi điện thoại cũng cần cú những kỹ xảo nhất định. Dự núi chuyện gỡ, lỳc đú tõm trạng ra sao cũng cần tỏ ra vui vẻ được gặp gỡ và khụng quờn núi lời cảm ơn và hẹn thời gian gọi lại.
ư Trong giao tiếp khụng nờn hứa những điều mỡnh cảm thấy chưa thể làm được. Trường hợp bất đắc dĩ phải từ chối lời thỉnh cầu của đối phương thỡ phải từ chối một cỏch khộo lộo ngay từ đầu, cần núi rừ lý do và nờn giới thiệu một ai đú cú khả năng giỳp đỡ họ. Trong những trường
hợp buộc phải từ chối thỡ cú thể từ chối thẳng, hoặc là tỏ thỏi độ lónh đạm kiểu như “ Để tụi cố thử xem”. Như vậy, vừa khụng cú sự cam kết, vừa khụng hứa hẹn, song vẫn luụn luụn nhớ việc được nhờ và cố gắng làm tốt trong phạm vi khả năng của mỡnh.
ư Trong giao tiếp, khụng nờn núi xấu người khỏc. Bởi vỡ núi xấu người khỏc là một thỳ