- Hiện nay, công ty đã và đang tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên ứng dụng Microsoft Excel 2010 như đã trình bày ở trên. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được hạch toán vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Nhưng xử lý thông tin bằng Microsoft Excel 2010 không mang tính logic cao, mỗi nhân viên kế toán chỉ quản lý một file tại một thời điểm, các file kế toán giữa các nhân viên quản lý không có quan hệ ràng buộc như một hệ thống hợp nhất và logic; gây khó khăn cho Ban lãnh đạo công ty cũng như Kế toán trưởng theo dõi, kiểm tra từ xa tổng thể hoạt động của các nhân viên kế toán. Hơn nữa, lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi chép vào sổ kế toán nhiều nên mở file rất chậm vì thế công ty nên tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán MISA SME. NET 2012 để thông tin kế toán được xử lý nhanh hơn, độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên kế toán, dữ liệu kế toán gọn nhẹ; đồng thời giảm được khâu xử lý thông tin kế toán ban đầu bằng tay.
- Sử dụng phần mềm MISA SME. NET 2012 tuy tốn kém chi phí mua bản quyền ban đầu nhưng dữ liệu mang tính logic, hệ thống hóa, các nhân viên kế toán có thể kiểm tra lẫn nhau, đáp ứng được nguyên tắc lịch sử chứng từ. Giả sử như khi xóa một chứng từ mà đã có chứng từ liên quan phát sinh sau đó thì phần mềm kế toán báo lỗi ngay và không có phép xóa. Khi công ty chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho việc hạch toán, lưu trữ và lập các báo cáo đơn giản, gọn nhẹ và nhanh chóng; do vậy công tác kế toán chỉ đi sâu vào chất lượng và giải quyết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho hợp lý. Đặc biệt, phần mềm kế toán không chỉ phục vụ cho nhân viên kế toán mà còn phục vụ cho Ban lãnh đạo công ty, giúp cho Ban lãnh đạo theo dõi mọi tình hình hoạt động
liên quan đến kế toán trong một hệ thống phần mềm, thậm có thể tự coi báo cáo bất kì lúc nào cần trên phần mềm mà không cần Kế toán trưởng gửi báo cáo. Sau đây, em xin giới thiệu một số tính năng của phần mềm MISA SME. NET 2012:
ẢNH 3.1: HÌNH ẢNH GIỚI THIỆU CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN CỦA PHẨN MỀM KẾ TOÁN MISA SME.NET 2012
BẢNG 3.2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN VÀ TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA SME.NET 2012 Phân hệ
(1)
Giao diện một số tính năng (2)
Các tính năng chính (3)
Phân hệ Quỹ
- Cho phép hạch toán, theo dõi, quản lý các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt. - Cho xem trực tiếp số tồn quỹ ngay trên màn hình nhập dữ liệu. - Cho phép thực hiện hạch toán chuyển tiền nội bộ tiền mặt.
- Cho phép in phiếu thu, phiếu chi từ phân hệ quỹ - Xuất báo cáo, sổ sách kế toán. Phân hệ Ngân hàng - Cho phép lựa chọn các hình thức thanh toán khác nhau. - Cho phép hạch toán bằng nhiều loại tiền khác khau.
(1) (2) (3) Phân hệ Ngân hàng (tiếp theo) - Cho phép theo dõi, hạch toán, quản lý các hoạt động liên quan tới tiền gửi ngân hàng. - Cho phép kiểm tra số dư thực tế và số dư trên sổ sách. - Cho phép thực hiện hạch toán chuyển tiền nội bộ tiền gửi. - In chứng từ, báo cáo Phân hệ Mua hàng - Cho phép quản lý mua hàng theo nhiều hình thức; quản lý các thông tin chi tiết khi mua hàng hóa, dịch vụ. - Cho phép theo dõi chi phí mua hàng; các hóa đơn chưa nhận trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về.
(1) (2) (3) Phân hệ Mua hàng (tiếp theo) - Cho phép theo dõi tình hình mua hàng trả lại, hàng mua giảm giá; theo dõi công nợ, tình hình trả tiền nhà cung cấp. - Phân tích tuổi thọ đến hạn, quá hạn theo từng nhà cung cấp. - In các báo cáo theo quy định của pháp luật.
Phân hệ Bán hàng
- Cho phép lập các báo giá với nhiều mẫu khác nhau. - Cho phép lập và lưu trữ các đơn đặt hàng của khách hàng; lập và in hóa đơn trong nhiều trường hợp bán hàng. - Cho phép theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại, giảm giá; tình hình thu tiền khách hàng. - In báo cáo. ………….
(1) (2) (3)
Phân hệ Kho
- Cho phép quản lý các chứng từ nhập kho/ xuất kho vật tư, hàng hóa, CCDC, thành phẩm. - Hỗ trợ xuất kho theo định mức nguyên vật liệu. - Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp. - Cập nhật giá nhập kho thành phẩm. - In báo cáo, sổ sách kế toán.
(1) (2) (3)
Phân hệ Tài sản cố định
- Cho phép doanh nghiệp theo dõi, quản lý, hạch toán chi tiết TSCĐ theo từng phòng ban, bộ phận sử dụng. - Thực hiện luân
chuyển TSCĐ;
điều chỉnh về nguyên giá, thời gian khấu hao và giá trị còn lại của TSCĐ.
- Tự động tính khấu hao, phân bổ và hạch toán chi phí về TSCĐ. - In chứng từ, báo cáo
(1) (2) (3)
Phân hệ Tiền lương
- Cho phép thực hiện chấm công, bảng tính lương cho nhân viên. - Hạch toán chi phí tiền lương cho từng nhân viên của từng phòng ban. - Theo dõi, hạch toán nghiệp vụ trả lương, thanh toán tiền bảo hiểm và thuế TNCN. - In chứng từ, báo cáo. Phân hệ Giá thành - Cho phép khai báo các danh sách đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành, kỳ tính giá thành. - Lập định mức phân bổ, định mức sản phẩm để làm căn cứ cho phân bổ chi phí và tính giá thành.
(1) (2) (3) Phân hệ Giá thành (tiếp theo) - Tập hợp chi phí trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí. - Phân bổ chi phí. - Kết chuyển chi phí. - Tính giá thành sản phẩm theo từng loại hình sản xuất. - Cập nhật giá nhập kho, xuất kho cho sản phẩm. - In các báo cáo.
Phân hệ Thuế
- Cho phép lập các bảng kê mua vào, bán ra; xem các chứng từ. - Thực hiện khấu trừ thuế. Lập các tờ khai thuế. Nộp các loại thuế. - Hỗ trợ điều chỉnh tăng, giảm thuế, hoàn thuế. - Hỗ trợ in các báo cáo có mã vạch, nộp trực tiếp theo iHTKK, hỗ trợ xuất khẩu HTKK thuế.
(1) (2) (3) Phân hệ Hợp đồng - Cho phép quản lý các thông tin chung về hợp đồng. - Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng; các khoản dự kiến chi cho hợp đồng bán, dự án.
- Quản lý các hợp đồng theo dự án. - Cho phép theo dõi được doanh thu, lãi, lỗ của từng hợp đồng.
(1) (2) (3) Phân hệ Cổ đông - Cho phép lưu trữ thông tin về các đợt phát hành cổ phần mới. - Quản lý danh sách đăng ký mua cổ phần. - Quản lý số cổ đông của công ty. - Quản lý việc chuyển nhượng cổ phần.
- Lập và quản lý thông tin của từng đợt chia cổ tức. - Lập các báo cáo.
………….
Phân hệ Ngân sách
- Cho phép quản lý thu – chi ngân sách.
(1) (2) (3) Phân hệ Ngân sách (tiếp theo) Phân hệ Tổng hợp - Cho phép hạch toán tất cả các nghiệp vụ không được lập ở các phân hệ khác. Lập và quản lý tất cả các chứng từ ghi sổ. - Thực hiện các bút toán kết chuyển. Bù trừ công nợ giữa đối tượng vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng. - Tính tỷ giá xuất quỹ, xử lý chênh lệch tỷ giá. - Khóa sổ và bỏ khóa sổ.
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân viên kế toán nên ghi chép vào Sổ Nhật ký chung, đồng thời ghi vào Sổ Cái và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan và kiểm tra các số liệu ngay khi ghi sổ xong, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại kịp thời, tránh tình trạng để đến 1 hoặc 2 tuần mới kiểm tra.
- Tuy xử lý thông tin bằng máy tính nhanh chóng, tiết kiệm thời gian nhưng dễ bị mất dữ liệu nếu máy tính hư đột ngột hoặc bị vi rút mà nhân viên kế toán chưa kịp sao lưu. Thậm chí, kế toán thực hiện khóa sổ trên máy tính và in sổ kế toán ra giấy, đóng thành quyển riêng cho từng năm vào cuối năm, điều này gây bất lợi cho công ty và bộ phận kế toán nếu như máy tính bị hư hỏng đột ngột mà không có khả năng phục hồi. Vì vậy để đảm bảo hơn, công ty nên khóa sổ và in sổ kế toán ra giấy vào cuối mỗi tháng; đồng thời nên trang bị thêm các ổ đĩa CD hoặc thẻ nhớ để phục vụ cho việc lưu trữ, cụ thể là hàng tuần, Kế toán trưởng nên kiểm tra lại các sổ kế toán và sao lưu qua các ổ đĩa CD hoặc thẻ nhớ để phòng khi dữ liệu trên máy tính bị mất vẫn còn dữ liệu trên đĩa CD hoặc thẻ nhớ để kiểm tra đối chiếu; hàng tháng, khóa sổ và in sổ kế toán ra giấy, đồng thời lập báo cáo tài chính.
- Với quy mô ngày càng mở rộng, số lượng nghiệp vụ phát sinh phản ánh trên Sổ Nhật ký chung ngày càng nhiều, để khắc phục được vấn đề này công ty nên mở thêm các Sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền) để theo dõi chặt chẽ hơn và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền. Đồng thời sẽ giảm bớt được số lần ghi Sổ Cái, cuối tháng nhân viên kế toán chỉ cần cộng các Sổ Nhật ký đặc biệt và trừ đi các khoản trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi chép đồng thời vào nhiều Sổ Nhật ký đặc biệt và ghi vào Sổ Cái một lần.