Chứng từ kế toán không chỉ đóng vai trò là đảm bảo tính chính xác, hợp lệ cho các số liệu trong sổ kế toán, là căn cứ để lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế mà còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi vi phạm các chính sách, chế độ kế toán và để ngăn chặn những hành vi vi phạm đó.
Về căn bản, công tác tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhược điểm, em xin được đề xuất một biện pháp như sau:
- Các chứng từ bắt buộc nên sử dụng mẫu quy định theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Mẫu Phiếu thu, Phiếu Chi nên bổ sung thêm thông tin tài khoản ghi Nợ, ghi Có, đơn vị/ người nhận tiền, số tiền viết bằng chữ,… để đảm bảo các nội dung, kết cấu theo quy định, làm căn cứ rõ ràng hơn để ghi sổ kế toán. Hơn nữa, mẫu Phiếu thu, Phiếu chi của công ty nên bổ sung phần thông tin chữ ký xác nhận của Thủ quỹ để đảm bảo việc kiểm tra công tác thu – chi tiền mặt hiệu quả hơn, khách quan hơn và gắn trách nhiệm cho Thủ quỹ để tránh tình trạng gian lận, biển thủ công quỹ.
- Các chứng từ kế toán phải tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành quy định về chữ ký các đối tượng liên quan trong chứng từ, các chứng từ phải
được ký và ghi đầy đủ họ tên người ký. Tổng Giám đốc Chen Hsin Han không được ký xác nhận cả ở mục Thủ trưởng đơn vị và người mua hàng trên hóa đơn xuất khẩu, trường hợp nếu bên mua hàng không trực tiếp ký được thì ghi “Bán hàng qua điện thoại” tại phần ký tên của người mua hàng.
- Các chứng từ kế toán phát sinh từ bên ngoài chuyển đến, bộ phận kế toán không nên để đến lúc ghi sổ mới đối chiếu, kiểm tra mà phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ kỹ lưỡng ngay thời điểm nhận chứng từ; nếu phát hiện sai sót phải từ chối nhận chứng từ và yêu cầu bên lập chứng từ sửa lại nội dung, hình thức chứng từ phù hợp với quy định của Luật kế toán. Đồng thời, khi giao nhận chứng từ, công ty cần có sổ giao nhận chứng từ để tiện theo dõi, kiểm tra khi cần thiết.
- Khi mua hàng, bộ phận thu mua phải yêu cầu bên bán xuất hóa đơn ngay (hoặc chậm nhất là sau một ngày kể từ ngày mua hàng) để trong trường hợp hóa đơn có sai sót sẽ kịp thời sửa chữa.
- Do lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày rất nhiều nên lượng chứng từ phát sinh cũng rất nhiều, nhưng tốc độ luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận quá chậm. Chính vì thế, công ty nên quy định chứng từ phát sinh phải chuyển lên Phòng Kế toán ngay không được giữ lại quá 2 ngày, nếu giữ lại như vậy có thể sẽ dồn công việc cho Phòng Kế toán, làm gián đoạn công việc của nhiều người, gây ảnh hưởng đến tiến độ ghi sổ, khóa sổ, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính.