Các chứng từ kế toán của công ty đã hết thời hạn lưu trữ tối thiểu theo quy định thì được tiêu hủy theo quyết định của Tổng Giám đốc, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Để tiêu hủy chứng từ kế toán, Tổng Giám Đốc ra quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn”, bao gồm: Tổng Giám Đốc, Xưởng trưởng và Kế toán trưởng. Hội đồng tiêu hủy sẽ tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại chứng từ kế toán, lập “Danh sách chứng từ cần tiêu hủy” và tiêu hủy chứng từ bằng cách đốt cháy hoàn toàn, đảm bảo chứng từ đã tiêu hủy không sử dụng lại các thông tin, số liệu đó.
Ngay sau khi tiêu hủy chứng từ kế toán, Hội đồng hủy chứng từ kế toán sẽ lập “Biên bản tiêu hủy chứng từ hết thời hạn lưu trữ”, bao gồm các nội dung sau:
- Loại chứng từ kế toán đã tiêu hủy; - Thời hạn lưu trữ của mỗi loại; - Hình thức tiêu hủy;
- Kết luận;
- Chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
2.2.7.4 Ưu và nhược điểm của tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán từ kế toán
Ưu điểm
- Công ty đã tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán đúng theo quy định của Nhà nước.
- Nơi lưu trữ chứng từ của công ty đặt ngay Phòng Kế toán nên thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ đã hoàn thành việc ghi sổ vào lưu trữ; các tủ kế toán để lưu trữ chứng từ được sắp xếp gọn gàng.
- Các chứng từ được sắp xếp theo trình tự thời gian (theo từng ngày, từng tháng rồi đến từng năm), theo từng loại và có ghi chú bên ngoài tập chứng từ đã sắp xếp. Điều này đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết.
- Những chứng từ hết hạn lưu trữ công ty đã tổ chức tiêu hủy giúp cho việc lưu trữ trở nên trọng tâm hơn và các tủ kế toán gọn nhẹ hơn.
Nhược điểm
- Tủ kế toán để lưu trữ chứng từ có một số không có khóa hoặc có nhưng lại hư hỏng mà chưa được sửa chữa kịp thời.
- Khu văn phòng bao gồm Phòng Kế toán, Phòng Xuất nhập khẩu và cả Phòng Tổng vụ dẫn đến chứng từ kế toán được lưu trữ cùng một nơi với các chứng từ bộ phận khác, nằm rải rác nhiều chỗ, không tập trung vào một nơi nên việc sắp xếp, bố trí tủ lưu trữ chứng từ kế toán chưa có khoa học.