Ưu điểm
- Các nhân viên trong phòng Kế toán đều là những nhân viên chuyên ngành kế toán nên nắm bắt mọi vấn đề về công tác kế toán nhanh chóng, hoàn thành tốt công việc được giao. Đồng thời, các nhân viên kế toán có tinh thần đoàn kết cao, thường xuyên phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả phòng.
- Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên tạo điều kiện cho các kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, các nghiệp vụ được ghi nhận tại Phòng Kế toán.
- Phòng Kế toán đã phân công việc rõ ràng và chi tiết, gắn liền trách nhiệm của các nhân viên với từng công việc đó nên không xảy ra tình trạng đổ thừa, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, gây mất đoàn kết nội bộ.
- Tất cả kế toán viên đều có máy tính riêng, tủ lưu trữ sổ sách kế toán riêng nên có ý thức bảo quản và tinh thần làm việc cao.
- Các chính sách, thông tư, quyết định mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán đều được Kế toán trưởng và nhân viên kế toán cập nhật, cùng phổ biến cho nhau thực hiện.
Nhược điểm
- So với quy mô hoạt động của công ty cũng như khối lượng công việc thì Phòng Kế toán hiện nay chỉ có 2 người (bao gồm cả Kế toán trưởng) là tương đối ít, không đáp ứng đủ để giải quyết công việc vì một kế toán phải kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn đến không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, hiệu suất công việc không cao. Mặt khác, nếu một nhân viên kế toán nghỉ bệnh đột suất hoặc nghỉ thai sản thì công việc bị gián đoạn, gây khó khăn cho nhân viên kế toán còn lại khi phải đảm nhiệm công việc của kế toán viên đó vì công việc dồn lại quá nhiều.
2.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 2.2.5.1 Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo tại công ty 2.2.5.1 Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo tại công ty
Công ty đã tổ chức hệ thống báo cáo kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính tổng hợp toàn bộ tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của công ty. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá thực trạng của công ty, là căn cứ quan trọng giúp Ban lãnh đạo công ty kiểm tra, giám sát và điều hành hoạt động của toàn công ty.
Công ty lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là năm dương lịch. Báo cáo tài chính được lập theo đúng biểu mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, cụ thể:
- Bảng cân đối kế toán lập theo mẫu số B 01 – DN;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu số B 02 – DN; - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo mẫu số B 03 – DN;
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu số B 09 – DN.
Báo cáo tài chính được Kế toán trưởng lập và trình lên Tổng giám đốc ký duyệt và đóng dấu trước khi đưa cho Công ty kiểm toán ASCO kiểm toán.
Báo cáo tài chính được lập dựa trên các nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu và tập hợp, bù trừ và so sánh được. Việc lập báo cáo căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
Thời gian công ty nộp báo cáo tài chính là trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm và sau khi báo cáo đã được kiểm toán xong. Báo cáo tài chính của công ty đã thực hiện kiểm toán kèm theo báo cáo kiểm toán sẽ nộp cho Chi cục thuế huyện Trảng Bom và Ban quản lý các khu công nghiệp Đồng Nai.
Báo cáo tài chính sẽ được công khai theo hình thức văn bản thông báo cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông trong vòng 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Hiện nay, công ty chưa tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
2.2.5.2 Ưu và nhược điểm của tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán tại công ty
Ưu điểm
- Kế toán trưởng của công ty là người có thâm niên trong nghề, có kinh nghiệm nên báo cáo tài chính được lập đầy đủ theo quy định của pháp luật, nhanh chóng, ngắn gọn và trung thực.
- Báo cáo tài chính được kiểm toán bởi Công ty kiểm toán ASCO trước khi được công bố và nộp cho các cơ quan chức năng nên báo cáo tài chính của công ty mang độ tin cậy cao.
- Báo cáo tài chính được lập đầy đủ theo mẫu quy định, đảm bảo các yêu cầu lập và nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính. Mặt khác, báo cáo tài chính còn được nộp và công khai đúng thời hạn quy định.
Nhược điểm
Công ty chưa có bộ máy kế toán quản trị nên báo cáo kế toán của công ty còn mặt hạn chế, chưa cung cấp các thông tin kế toán quản trị cho nhà quản lý của công ty để đưa ra các quyết định kinh tế tài chính hiệu quả hơn.
2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
2.2.6.1 Tình hình thực hiện tổ chức công tác kiểm tra tại công ty
Công tác kiểm soát nội bộ trong công ty là hết sức quan trọng, nó cung cấp các thông tin chính xác và chất lượng cho Tổng Giám đốc nhằm điều chỉnh công tác
chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng hướng. Đảm bảo việc cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả.
Hiện nay, công ty đang áp dụng một số biện pháp kiểm soát như:
- Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ hoặc nộp ngay vào ngân hàng trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau để hạn chế việc mất tiền, đặc biệt không để tồn quỹ quá 200.000.000 đồng (Hai trăm triệu đồng).
- Mọi khoản chi bằng tiền mặt đều phải lập đơn trình lên Xưởng trưởng xét duyệt mới được phép chi tiền sau đó mới lập chứng từ (Phiếu chi) trình Tổng Giám đốc ký duyệt.
- Hầu hết các khoản chi đều thanh toán qua ngân hàng bằng Ủy nhiệm chi, hạn chế chi bằng tiền mặt. Đồng thời thường xuyên đối chiếu Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với Sổ phụ ngân hàng hoặc các bảng sao kê của ngân hàng.
- Định kỳ kiểm kê, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ quỹ tiền mặt. - Thường xuyên đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm với sổ sách theo dõi của Thủ kho.
- Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán với những nội dung chủ yếu sau:
(1) Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp hay không, tức là có đúng sự thật, đúng với chế độ kế toán hiện hành hay không.
(2) Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, có nghĩa là kiểm tra chứng từ có đầy đủ các nội dung yêu cầu, đầy đủ chữ ký,…
- Kiểm tra việc ghi chép vào sổ kế toán: Kiểm tra sổ kế toán đã cập nhật đúng sự thật, đúng chứng từ hay chưa; kiểm tra các định khoản kế toán có đúng với tính chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không.
- Kiểm tra công tác tổ chức bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công nhiệm vụ và phong cách làm việc của bộ máy kế toán, đảm bảo chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý.
2.2.6.2 Ưu và nhược điểm của tổ chức công tác kiểm tra tại công ty ty
Ưu điểm
- Công tác tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty đã tương đối tốt đảm bảo các nội dung cần kiểm tra theo quy định của pháp luật, giảm thiểu được những sai sót, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán.
- Hàng năm sau khi lập báo cáo tài chính xong, công ty đã thuê Công ty kiểm toán ASCO về kiểm toán, điều này mang lại tính khách quan và phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho công ty thấy được những mặt hạn chế còn tồn tại để khắc phục và phát huy những thế mạnh của công ty trong tổ chức công tác kế toán.
Nhược điểm
- Việc kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ còn chưa nghiêm túc, một số chứng từ còn thiếu chữ ký xác nhận.
- Công ty quy định số tiền tồn quỹ tối đa vẫn còn khá lớn và việc kiêm kê tồn quỹ, đối chiếu số dư thực tế với sổ sách được thực hiện hàng tháng nên dễ bị thủ quỹ chiếm dụng vào mục đích riêng khi tiền mặt tồn quỹ nhàn rỗi chưa được sử dụng.
2.2.7 Tổ chức lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán 2.2.7.1 Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty 2.2.7.1 Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty
Khi phát sinh chứng từ thì kế toán viên kiểm tra, đối chiếu và vào sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành sắp xếp các chứng từ phát sinh trong tháng theo trình tự thời gian (ngày phát sinh); các chứng từ có mối quan hệ với nhau được bấm chung với nhau; đồng thời, các chứng từ đó sau khi được sắp xếp thì đóng thành tập bằng kẹp bướm cùng giấy ghi chú tháng, năm của chứng từ và cất giữ trong tủ kế toán để tiện theo dõi, kiểm tra hoặc dễ lấy khi cần thiết.
Cuối năm, kế toán viên tổng hợp và sắp xếp lại các tập chứng từ trong năm theo trình tự thời gian và lưu trữ trong tủ kế toán theo từng năm để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Tủ kế toán của công ty là tủ chống ẩm, chống mốc, có khóa cẩn thận và một số chứng từ quan trọng thì được lưu trữ trong tủ sắt sử
dụng mật mã bảo mật. Tủ kế toán của công ty được bố trí đặt tại Phòng Kế toán, nằm sát bàn làm việc của các kế toán viên.
Các sổ sách kế toán trên máy sau khi khóa sổ, công ty in ra giấy và đóng thành quyển có ghi rõ tên công ty, tên sổ, ngày tháng mở sổ, ngày tháng kết thúc ghi sổ và đầy đủ chữ ký theo quy định, đồng thời được lưu trữ trong tủ kế toán theo trình tự thời gian.
Các chứng từ kế toán lưu trữ là chứng từ gốc (bản chính) theo quy định của pháp luật cho từng loại chứng từ. Đối với những chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định.
2.2.7.2 Thời hạn lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty
Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ này kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Công ty thực hiện thời hạn lưu trữ chứng từ theo ba mốc thời gian sau:
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán
năm
Là các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm
Là các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của công ty, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán.
Chứng từ thanh lý tài sản cố định, chứng từ liên quan đến thành lập, chuyển đổi hình thức sở hữu.
Chứng từ kế toán lưu trữ vĩnh viễn
Là các chứng từ lưu trữ trong thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc tiêu hủy theo quyết định của Tổng giám đốc theo pháp
luật như Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tư, Giấy phép quyền sử dụng đất,…
2.2.7.3 Thời hạn lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán của công ty đã hết thời hạn lưu trữ tối thiểu theo quy định thì được tiêu hủy theo quyết định của Tổng Giám đốc, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Để tiêu hủy chứng từ kế toán, Tổng Giám Đốc ra quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn”, bao gồm: Tổng Giám Đốc, Xưởng trưởng và Kế toán trưởng. Hội đồng tiêu hủy sẽ tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại chứng từ kế toán, lập “Danh sách chứng từ cần tiêu hủy” và tiêu hủy chứng từ bằng cách đốt cháy hoàn toàn, đảm bảo chứng từ đã tiêu hủy không sử dụng lại các thông tin, số liệu đó.
Ngay sau khi tiêu hủy chứng từ kế toán, Hội đồng hủy chứng từ kế toán sẽ lập “Biên bản tiêu hủy chứng từ hết thời hạn lưu trữ”, bao gồm các nội dung sau:
- Loại chứng từ kế toán đã tiêu hủy; - Thời hạn lưu trữ của mỗi loại; - Hình thức tiêu hủy;
- Kết luận;
- Chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
2.2.7.4 Ưu và nhược điểm của tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán từ kế toán
Ưu điểm
- Công ty đã tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán đúng theo quy định của Nhà nước.
- Nơi lưu trữ chứng từ của công ty đặt ngay Phòng Kế toán nên thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ đã hoàn thành việc ghi sổ vào lưu trữ; các tủ kế toán để lưu trữ chứng từ được sắp xếp gọn gàng.
- Các chứng từ được sắp xếp theo trình tự thời gian (theo từng ngày, từng tháng rồi đến từng năm), theo từng loại và có ghi chú bên ngoài tập chứng từ đã sắp xếp. Điều này đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết.
- Những chứng từ hết hạn lưu trữ công ty đã tổ chức tiêu hủy giúp cho việc lưu trữ trở nên trọng tâm hơn và các tủ kế toán gọn nhẹ hơn.
Nhược điểm
- Tủ kế toán để lưu trữ chứng từ có một số không có khóa hoặc có nhưng lại hư hỏng mà chưa được sửa chữa kịp thời.
- Khu văn phòng bao gồm Phòng Kế toán, Phòng Xuất nhập khẩu và cả Phòng Tổng vụ dẫn đến chứng từ kế toán được lưu trữ cùng một nơi với các chứng từ bộ phận khác, nằm rải rác nhiều chỗ, không tập trung vào một nơi nên việc sắp xếp, bố trí tủ lưu trữ chứng từ kế toán chưa có khoa học.
2.2.8 Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 2.2.8.1 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 2.2.8.1 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty
Hiện nay, công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất đúc hợp kim nhôm. Để đứng vững trên thị trường thì công ty phải có hướng đi đúng đắn và hợp lý, không chỉ cần hoạch định chiến lược ngắn hạn mà còn đòi hỏi những chiến lược dài hạn. Phân tích hoạt động kinh doanh là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lý và hoạch định chiến lược trong công ty. Qua việc phân tích sẽ thấy rõ những tiềm năng và mặt hạn chế còn tồn tại trong công ty; từ đó, Ban lãnh đạo sẽ đưa ra kế hoạch khắc phục những hạn chế và tận dụng, phát huy tối đa năng lực vốn có của công ty.