doanh nghiệp
Ưu điểm:
- Các chứng từ được đánh số liên tục như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn,… nên dễ kiểm tra, theo dõi, tránh được từng trạng thất lạc có thể xảy ra.
- Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban cũng như bộ phận kế toán để chứng từ luân chuyển một cách khoa học; từ đó, đảm bảo công tác tổ chức vận dụng chứng từ kế toán hiệu quả cao nhất có thể.
- Chứng từ kế toán dù là do công ty lập hay từ bên ngoài chuyển đến đều được phân loại ngay từ đầu.
- Các hóa đơn điện, nước sử dụng tại công ty nhiều vì đa phần hoạt động của công ty gắn liền với máy móc thiết bị nên công ty đã ký hợp đồng thanh toán qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi nên đã giảm bớt được khối lượng công việc cho kế toán và dễ dàng quản lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Nhược điểm
- Một số chứng từ kế toán công ty lập không ghi đầy đủ họ tên khi ký. Đồng thời trong Hóa đơn xuất khẩu của công ty chữ ký không hợp lí, Tổng Giám Đốc Chen Hsin Han vừa ký ở mục Thủ trưởng đơn vị, vừa ký ở mục Người mua hàng.
Trích dẫn 1 mẫu hóa đơn xuất khẩu của công ty ngày 06/01/2014:
- Công ty tổ chức áp dụng các mẫu chứng từ bắt buộc chưa đúng quy định của Bộ Tài chính. Một số chứng từ tự thiết kế không đầy đủ nội dung theo quy định. Chẳng hạn như Phiếu thu, Phiếu chi thiếu tài khoản ghi Nợ, ghi Có, số tiền ghi bằng chữ, thiếu phần chữ ký xác nhận của Thủ quỹ.
- Các chứng từ kế toán từ bên ngoài chuyển đến công ty sau khi bộ phận kế toán tiếp nhận không kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý kĩ lưỡng ngay mà để đến lúc ghi sổ mới kiểm tra hoặc khi mua hàng công ty không đôn đốc bên bán xuất hóa đơn ngay mà để 5 - 6 ngày mới lấy chứng từ; vì thế trong trường hợp nếu phát hiện sai sót gây khó khăn cho việc sửa chữa cho bên lập chứng từ và công ty hạch toán vào sổ kế toán, kê khai thuế.
- Việc tập hợp các số liệu từ các bộ phận khác có liên quan gặp khó khăn do định kì 1 - 2 tuần các bộ phận khác mới chuyển chứng từ, số liệu lên bộ phận kế toán tạo ra tình trạng khối lượng công việc khá lớn dồn lại một lúc. Điều này sẽ làm cho các kế toán viên trở nên cáu gắt trong công việc, và việc kiểm tra, ghi sổ kế toán sơ xài, sai sót nhiều tất yếu dễ xảy ra.