2.2.7.1 Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty
Khi phát sinh chứng từ thì kế toán viên kiểm tra, đối chiếu và vào sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành sắp xếp các chứng từ phát sinh trong tháng theo trình tự thời gian (ngày phát sinh); các chứng từ có mối quan hệ với nhau được bấm chung với nhau; đồng thời, các chứng từ đó sau khi được sắp xếp thì đóng thành tập bằng kẹp bướm cùng giấy ghi chú tháng, năm của chứng từ và cất giữ trong tủ kế toán để tiện theo dõi, kiểm tra hoặc dễ lấy khi cần thiết.
Cuối năm, kế toán viên tổng hợp và sắp xếp lại các tập chứng từ trong năm theo trình tự thời gian và lưu trữ trong tủ kế toán theo từng năm để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Tủ kế toán của công ty là tủ chống ẩm, chống mốc, có khóa cẩn thận và một số chứng từ quan trọng thì được lưu trữ trong tủ sắt sử
dụng mật mã bảo mật. Tủ kế toán của công ty được bố trí đặt tại Phòng Kế toán, nằm sát bàn làm việc của các kế toán viên.
Các sổ sách kế toán trên máy sau khi khóa sổ, công ty in ra giấy và đóng thành quyển có ghi rõ tên công ty, tên sổ, ngày tháng mở sổ, ngày tháng kết thúc ghi sổ và đầy đủ chữ ký theo quy định, đồng thời được lưu trữ trong tủ kế toán theo trình tự thời gian.
Các chứng từ kế toán lưu trữ là chứng từ gốc (bản chính) theo quy định của pháp luật cho từng loại chứng từ. Đối với những chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định.
2.2.7.2 Thời hạn lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty
Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ này kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Công ty thực hiện thời hạn lưu trữ chứng từ theo ba mốc thời gian sau:
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán
năm
Là các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm
Là các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của công ty, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán.
Chứng từ thanh lý tài sản cố định, chứng từ liên quan đến thành lập, chuyển đổi hình thức sở hữu.
Chứng từ kế toán lưu trữ vĩnh viễn
Là các chứng từ lưu trữ trong thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc tiêu hủy theo quyết định của Tổng giám đốc theo pháp
luật như Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tư, Giấy phép quyền sử dụng đất,…
2.2.7.3 Thời hạn lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán của công ty đã hết thời hạn lưu trữ tối thiểu theo quy định thì được tiêu hủy theo quyết định của Tổng Giám đốc, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Để tiêu hủy chứng từ kế toán, Tổng Giám Đốc ra quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn”, bao gồm: Tổng Giám Đốc, Xưởng trưởng và Kế toán trưởng. Hội đồng tiêu hủy sẽ tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại chứng từ kế toán, lập “Danh sách chứng từ cần tiêu hủy” và tiêu hủy chứng từ bằng cách đốt cháy hoàn toàn, đảm bảo chứng từ đã tiêu hủy không sử dụng lại các thông tin, số liệu đó.
Ngay sau khi tiêu hủy chứng từ kế toán, Hội đồng hủy chứng từ kế toán sẽ lập “Biên bản tiêu hủy chứng từ hết thời hạn lưu trữ”, bao gồm các nội dung sau:
- Loại chứng từ kế toán đã tiêu hủy; - Thời hạn lưu trữ của mỗi loại; - Hình thức tiêu hủy;
- Kết luận;
- Chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
2.2.7.4 Ưu và nhược điểm của tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán từ kế toán
Ưu điểm
- Công ty đã tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán đúng theo quy định của Nhà nước.
- Nơi lưu trữ chứng từ của công ty đặt ngay Phòng Kế toán nên thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ đã hoàn thành việc ghi sổ vào lưu trữ; các tủ kế toán để lưu trữ chứng từ được sắp xếp gọn gàng.
- Các chứng từ được sắp xếp theo trình tự thời gian (theo từng ngày, từng tháng rồi đến từng năm), theo từng loại và có ghi chú bên ngoài tập chứng từ đã sắp xếp. Điều này đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết.
- Những chứng từ hết hạn lưu trữ công ty đã tổ chức tiêu hủy giúp cho việc lưu trữ trở nên trọng tâm hơn và các tủ kế toán gọn nhẹ hơn.
Nhược điểm
- Tủ kế toán để lưu trữ chứng từ có một số không có khóa hoặc có nhưng lại hư hỏng mà chưa được sửa chữa kịp thời.
- Khu văn phòng bao gồm Phòng Kế toán, Phòng Xuất nhập khẩu và cả Phòng Tổng vụ dẫn đến chứng từ kế toán được lưu trữ cùng một nơi với các chứng từ bộ phận khác, nằm rải rác nhiều chỗ, không tập trung vào một nơi nên việc sắp xếp, bố trí tủ lưu trữ chứng từ kế toán chưa có khoa học.
2.2.8 Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 2.2.8.1 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 2.2.8.1 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty
Hiện nay, công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất đúc hợp kim nhôm. Để đứng vững trên thị trường thì công ty phải có hướng đi đúng đắn và hợp lý, không chỉ cần hoạch định chiến lược ngắn hạn mà còn đòi hỏi những chiến lược dài hạn. Phân tích hoạt động kinh doanh là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lý và hoạch định chiến lược trong công ty. Qua việc phân tích sẽ thấy rõ những tiềm năng và mặt hạn chế còn tồn tại trong công ty; từ đó, Ban lãnh đạo sẽ đưa ra kế hoạch khắc phục những hạn chế và tận dụng, phát huy tối đa năng lực vốn có của công ty.
Tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam, công tác phân tích hoạt động kinh doanh đã được quan tâm nhưng chưa thực hiện thường xuyên. Thông thường vào cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi Báo cáo tài chính được kiểm toán xong thì Kế toán trưởng cùng với Công ty kiểm toán sẽ tập hợp số liệu trên các Báo cáo tài chính để phân tích tình hình của toàn công ty, từ đó Kế toán trưởng đưa ra nhận xét và tham mưu cùng Tổng Giám đốc xu hướng phát triển công ty.
2.2.8.2 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty kinh doanh tại công ty
Ưu điểm
Công tác phân tích hoạt động kinh doanh của công ty đã chỉ ra được quy mô biến động và tốc độ biến động của các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, chỉ ra tình hình khả năng thanh toán cũng như hiệu quả sử dụng vốn của công ty; đồng thời
chỉ ra các biến động bất thường cũng như xem xét tìm ra nguyên nhân của sự biến động. Từ đó đề ra các biện pháp pháp huy những biến động tốt hoặc khắc phục những biến động xấu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời cho thấy được những tiềm năng cần khai thác để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nhược điểm
Công ty tuy có tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh nhưng vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Việc phân tích chỉ được thực hiện sau khi Báo cáo tài chính được kiểm toán xong thì thông tin đưa ra không kịp thời, bỏ qua 3 tháng đầu năm không có kế hoạch phát triển.
2.2.9 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty toán tại công ty
2.2.9.1 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty kế toán tại công ty
Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán trong điều kiện công nghệ tin học phát triển là bước đột phá quan trọng trong việc bảo đảm tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tượng khác nhau.
Hiện nay, công ty cũng đã trang bị cho Phòng Kế toán 2 laptop, 1 máy photo, 1 máy in, 1 máy fax và 2 két sắt. Hệ thống máy tính laptop được nối mạng bằng wife của công ty tốc độ cao, máy in laser với tốc độ in nhanh. Phòng làm việc đầy đủ ánh sáng và được trang bị 2 máy điều hoà nhiệt độ.
2.2.9.2 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán chất phục vụ cho công tác kế toán
Ưu điểm
- Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị laptop riêng và được nối mạng bằng wifi của công ty tốc độ cao sẽ tạo điều kiện cho các nhân viên kế toán cập nhật thông tin kịp thời, trao đổi thông tin nhanh chóng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, công việc không bị gián đoạn hoặc phải mượn máy của người khác làm việc, đảm bảo thông tin kế toán không bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Phòng làm việc có đầy đủ ánh sáng và được trang bị 2 máy điều hòa đã tạo môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu cho nhân viên.
- Máy in laser hiện đại, có tốc độ nhanh nên thuận tiện cho việc in các sổ sách kế toán, phiếu thanh toán lương cho nhân viên vào cuối tháng.
Nhược điểm
- Các trang thiết bị của công ty không được bảo trì thường xuyên dẫn đến tình trạng máy laptop hoặc máy fax, máy in hỏng nên gián đoạn công việc của nhân viên kế toán.
- Các laptop chưa được cài các phần mềm kế toán phục vụ cho công tác kế toán nên gây tốn kém thời gian trong công việc của nhân viên kế toán.
- Trong phòng chưa được trang bị ghế cho khách đến giao dịch, ghế cho nhân viên ngồi khi cần giải quyết thắc mắc liên quan đến Phòng Kế toán hoặc nơi tiếp nhận chứng từ bên ngoài chuyển tới.
- Bàn làm việc còn xếp sát nhau. Lối đi chật hẹp nên vẫn còn tồn tại môi trường làm việc không hiệu quả.
T
TÓÓMM TTẮẮTT CCHHƯƯƠƠNNGG22
Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam có tiền thân là Công ty trách nhiệm hữu hạn YNG SHUN Việt Nam, được thành lập từ năm 2003 với lĩnh vực sản xuất chủ yếu là đúc chính xác hợp kim nhôm. Sau một thời gian hoạt động với nhiều sự thay đổi về quy mô và quyền sở hữu, hiện nay công ty đã có một chỗ đứng nhất định trên thị trường.
Chương 2 đã trình bày khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quy mô cũng như quy trình công nghệ, bộ máy quản lý của công ty. Bên cạnh đó cũng trình bày rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty. Không ngừng ở đó, tác giả còn đi sâu phân tích để đưa ra những ưu – nhược điểm tồn tại trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam. Từ đây cho người đọc nhận thấy được những ảnh hưởng của các mặt hạn chế còn tồn tại trong công ty.
Một doanh nghiệp thịnh hay suy, mạnh hay yếu là chịu ảnh hưởng trực tiếp của tổ chức công tác kế toán. Với hiểu biết và kiến thức đã được học, tác giả sẽ đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam để góp phần nâng cao chất lượng thông tin do kế toán cung cấp cũng như chất lượng quản lý của công ty. Những giải pháp này sẽ được trình bày tiếp trong chương 3 của đề tài này.
C CHHƯƯƠƠNNGG33 H HOOÀÀNN TTHHIIỆỆNN HHỆỆ TTHHỐỐNNGG TTỔỔ CCHHỨỨCC CCÔÔNNGG TTÁÁCC K KẾẾ TTOOÁÁNN TTẠẠII CCÔÔNNGGTTYY CCỔỔ PPHHẦẦNN YYNNGG SSHHUUNN V VIIỆỆTT NNAAMM
3.1 Mục đích và nguyên tắc hoàn thiện 3.1.1 Mục đích hoàn thiện
Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, các thông tin kế toán là rất cần thiết cho các nhà quản trị để ra các quyết định kinh tế nhằm điều hành, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng cung cấp các thông tin quan trọng cho Nhà nước ra các quyết định điều hành nền kinh tế vi mô và vĩ mô nên nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty. Mặt khác, nếu sổ sách kế toán rõ ràng, chính xác sẽ giúp cho việc quyết toán thuế đối với các cơ quan chức năng của Nhà nước sẽ mau lẹ, tiết kiệm thời gian, công sức. Chính vì thế cần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để đáp ứng yêu cầu cung cấp các thông tin kế toán chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Công tác kế toán được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện cho nhà quản trị nắm được thực trạng tài chính, quản lý vốn, tài sản nhằm xác định nhu cầu huy động vốn, hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của công ty. Hơn thế nữa, để công ty ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường thì mỗi công ty cần có những biện pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vì các thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu quả, khả năng mang lại lợi nhuận cho công ty.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện
- Tổ chức công tác kế toán tại công ty phải phù hợp với các chuẩn mực kế toán, đúng với các quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp (Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính ban hành) và các thông tư hướng dẫn chế độ kế toán Nhà nước hiện hành.
- Tổ chức công tác kế toán tại công ty phải phù hợp đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt động của công ty.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, phù hợp với trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật của công ty.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, đảm bảo tính khách quan, chính xác, kịp thời và đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực, có hiệu quả.
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống tổ chức công tác kế toán tại công ty
Nhìn chung, công tác kế toán tại công ty được tổ chức và hoạt động rất hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số điểm yếu làm cho tổ chức công tác kế toán còn chưa linh động nên trong suốt thời gian được tiếp xúc thực tế tại công ty, em xin đề xuất một số biện pháp hoàn thiện như sau:
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty