Các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán là: Tập trung, phân tán và kết hợp vừa tập trung vừa phân tán.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các phân xưởng sản xuất và các đơn vị trực thuộc về phòng kế toán của doanh nghiệp được nhanh chóng, kịp thời.
SƠ ĐỒ 1.7: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẬP TRUNG
(Nguồn: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung – Kế toán tài chính áp dụng trong các doanh nghiệp) [4]
Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá
PHÒNG KẾ TOÁN Chứng từ kế toán các phân xưởng, tổ đội sản xuất Chứng từ kế toán các quầy hàng, cửa hàng, đại lý Chứng từ kế toán các kho hàng trạm, trại Chứng từ kế toán các bộ phận kỹ thuật, nghiệp vụ khác
thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế,… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của doanh nghiệp. Ở các phân xưởng và các đơn vị trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo hàng ngày của quản đốc phân xưởng và các bộ cấp quản lý của doanh nghiệp.
Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực tuộc trong nội bộ doanh nghiệp.
Hình thức tổ chức kế toán phân tán
Đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của các đơn vị này lại ở xa trung tâm chỉ huy, thì nên áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Theo hình thức này các đơn vị kinh doanh trực thuộc không những phải tổ chức khâu hạch toán ban đầu mà còn phải thực hiện tất cả các phần việc hạch toán chi tiết và tổng hợp để định kỳ lập báo cáo tài chính gởi về phòng kế toán của doanh nghiệp theo quy định của chế độ báo cáo tài chính định kỳ và theo yêu cầu của bộ máy quản lý cấp trên.
Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị kinh doanh trực thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo tài chính do doanh nghiệp quy định. Tùy theo trình độ và điều kiện cụ thể, đơn vị trực thuộc có thể được giao quyền quản lý vốn kinh doanh và được hình thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở. Công việc ở phòng kế toán của doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo của các đơn vị trực thuộc gởi lên và chỉ trực tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp.
Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số lượng nhân viên kế toán trong bộ máy lớn.
SƠ ĐỒ 1.8: MÔ HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN PHÂN TÁN
(Nguồn: Mô hình tổ chức kế toán phân tán – Kế toán tài chính áp dụng trong các doanh nghiệp) [4]
Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán
Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên. Hình thức này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc nhưng các đơn vị trực thuộc này có nhiều điểm khác nhau về trình độ quản lý và đặc điểm hoạt động.
Theo hình thức này thì những đơn vị trực thuộc có quy mô nhỏ, ở gần trung tâm chỉ huy, chưa có đủ điều kiện để tự chủ kinh doanh thì không được phân cấp quản lý và do đó không thể tổ chức công tác kế toán riêng. Toàn bộ công việc kế toán có liên quan đến hoạt động của các đơn vị này đều được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Đối với những đơn vị trực thuộc có đủ điều kiện để tự chủ kinh doanh, được phân cấp quản lý thì phải tổ chức công tác kế toán riêng và do đó đơn vị kế toán trực thuộc sẽ xử lý toàn bộ công việc kế toán của đơn vị mình và chỉ nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp trên, tức là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập.