2.2.1.1 Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty
Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam là dựa trên Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính, sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty thiết kế riêng để thuận tiện cho việc quản lý (Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho,…) và một số mẫu in sẵn được Bộ Tài chính quy định.
Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại công ty bao gồm như sau:
Chế độ chứng từ về lao động – tiền lương: Theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động, theo dõi các khoản phải thanh toán cho người lao động trong công ty như: Tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương, tiền thưởng, tiền làm thêm ngoài giờ, các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp) và một số nội dung khác liên quan đến lao động tiền lương. Chế độ chứng từ về lao động tiền lương bao gồm:
- Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội để làm căn cứ tính lương, bảo hiểm xã hội trả thay cho người lao động và làm cơ sở quản lý lao động trong doanh nghiệp.
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Dùng để theo dõi việc tăng ca thực tế (tăng ca thường, tăng ca chủ nhật, tăng ca đêm, tăng ca ngày lễ) của người lao động, là căn cứ tính thời gian nghỉ bù và thanh toán tiền tăng ca cho người lao động.
- Bảng thanh toán tiền lương: Là căn cứ để thanh toán tiền lương, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương thực tế cho người lao động, các khoản phụ cấp (phụ cấp làm đêm, phụ cấp tiền cơm, phụ cấp công việc), đây cũng là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từ xác nhận số tiền thưởng và thanh toán tiền thưởng cho từng người lao động, bao gồm tiền thưởng, tiền thưởng sản lượng, tiền thưởng chuyên cần, tiền thưởng lễ.
- Giấy đi đường: Là căn cứ hoàn tất các thủ tục cần thiết của người lao động khi hoàn thành nhiệm vụ đi công tác và thanh toán công tác phí (tiền tàu xe, máy bay, tiền ăn ở).
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của công ty, của từng người lao động, đây cũng là cơ sở để tính tiền thưởng sản lượng cho người lao động.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: Là căn cứ xác định khoản tiền lương tăng ca mà người lao động được hưởng.
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài: Là chứng từ xác nhận số tiền lương phải trả cho người lao động đang trong giai đoạn thử việc chưa ký hợp đồng lao động hoặc những lao động ngắn hạn thuê ngoài do khối lượng đơn đặt hàng lớn.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Là chứng từ xác định số tiền các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà công ty và người lao động phải nộp trong tháng cho cơ quan bảo hiểm. Đây chính là chứng từ dùng để ghi sổ kế toán các khoản trích theo lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương phải trả (gồm tiền lương và các khoản khác), kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ chứng minh người lao động đủ điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội trả thay lương từ cơ quan bảo hiểm xã hội, là cơ sở để cơ quan bảo hiểm làm chứng từ thanh toán tiền cho người lao động.
- Danh sách người hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản: đây là chứng từ làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm xã hội làm chứng từ thanh toán tiền cho người lao động, nó tổng hợp tất cả người lao động trong công ty nghỉ làm do ốm đau, nghỉ thai sản trong công ty.
Trích dẫn 1 mẫu Bảng chi tiết lương của nhân viên Ngô Thị Thanh Phương tháng 02/2014 về việc vận dụng chế độ chứng từ về lao động tiền lương tại công ty (Phụ lục 01: Mẫu Bảng chi tiết lương tháng 02/2014).
Chế độ chứng từ về hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa; làm căn cứ quản lý, kiểm tra quá trình sử dụng, dự trữ hàng tồn kho, bao gồm các chứng từ:
- Phiếu nhập kho; - Phiếu xuất kho;
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ;
- Biên bản kiêm kê vật tư, công cụ, sản phẩm;
- Bảng kê phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; - Thẻ kho;
- Phiếu đề xuất vật tư sử dụng;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn.
Trích dẫn 1 mẫu phiếu nhập kho ngày 11/01/2014 và phiếu xuất kho ngày 11/01/2014 về việc vận dụng chứng từ về hàng tồn kho (Phụ lục 02: Phiếu Nhập kho số 1401002 ngày 11/01/2014 và Phụ lục 03: Phiếu Xuất kho số 1401002 ngày 11/01/2014)
Chế độ chứng từ về bán hàng: Theo dõi toàn bộ tình hình bán hàng của công ty, là căn cứ ghi nhận doanh thu và xác định kết quả kinh doanh.
Ở công ty sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng là hóa đơn xuất khẩu được thiết kế và in tại Công ty TNHH Tập Đoàn Hoàng Thị, mẫu này đã được đăng ký tại Cục Thuế Đồng Nai.
Trích dẫn 1 mẫu hóa đơn xuất khẩu ký hiệu YS/11P số 0000180 ngày 07 tháng 01 năm 2014 của Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam về việc vận dụng chế độ chứng từ về bán hàng (Phụ lục 04: Mẫu Hóa đơn xuất khẩu ký hiệu YS/11P số 0000180 ngày 07/01/2014).
Chế độ chứng từ về tiền tệ: Theo dõi tình hình thu, chi và tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ, các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của công ty với
mục đích cung cấp các thông tin cần thiết cho kế toán và nhà quản lý công ty trong lĩnh vực tiền tệ. Chế độ chứng từ về tiền tệ sử dụng tại công ty bao gồm:
- Phiếu thu; - Phiếu chi;
- Giấy đề nghị tạm ứng;
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng; - Giấy đề nghị thanh toán;
- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ);
Trích dẫn 1 mẫu phiếu thu ngày 10/01/2014 (Phụ lục 02: Mẫu phiếu thu số 1401001) và 1 mẫu phiếu chi ngày 14/01/2014 của Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam về việc vận dụng chứng từ về tiền tệ (Phụ lục 03: Mẫu phiếu chi số 1401016)
Chế độ chứng từ về tài sản cố định: Là chế độ chứng từ được lập riêng cho từng loại tài sản cố định dùng để theo dõi tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản cố định, cụ thể là quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa tài sản cố định. Chế độ chứng từ về tài sản cố định sử dụng tại công ty bao gồm:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định: Là chứng từ ghi nhận việc bàn giao tài sản cố định sau khi hoàn thành việc xây dựng, mua sắm, nhận góp vốn và đưa vào sử dụng tại công ty. Nếu cùng một lúc giao nhận nhiều tài sản cố định cùng loại, cùng giá trị và cùng một đơn vị giao nhận thì có thể lập chung trên cùng một biên bản giao nhận tài sản cố định.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định: Là chứng từ dùng lảm căn cứ ghi giảm và xóa sổ tài sản cố định trong công ty, xác nhận việc thanh lý tài sản cố định do không còn nhu cầu sử dụng.
- Biên bản bàn giao tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành: Là chứng từ ghi nhận việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành và đưa tài sản cố định vào hoạt động bình thường, là căn cứ để phân bổ chi phí.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định: Là chứng từ ghi nhận thời gian, phương pháp khấu hao và mức trích khấu hao hàng kỳ của từng loại tài sản cố định.
2.2.1.2 Trình tự lưu chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hay từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những từ này để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên hoặc kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình lên Giám đốc công ty ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.2.1.3 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức vận dụng chứng từ doanh nghiệp doanh nghiệp
Ưu điểm:
- Các chứng từ được đánh số liên tục như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn,… nên dễ kiểm tra, theo dõi, tránh được từng trạng thất lạc có thể xảy ra.
- Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban cũng như bộ phận kế toán để chứng từ luân chuyển một cách khoa học; từ đó, đảm bảo công tác tổ chức vận dụng chứng từ kế toán hiệu quả cao nhất có thể.
- Chứng từ kế toán dù là do công ty lập hay từ bên ngoài chuyển đến đều được phân loại ngay từ đầu.
- Các hóa đơn điện, nước sử dụng tại công ty nhiều vì đa phần hoạt động của công ty gắn liền với máy móc thiết bị nên công ty đã ký hợp đồng thanh toán qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi nên đã giảm bớt được khối lượng công việc cho kế toán và dễ dàng quản lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Nhược điểm
- Một số chứng từ kế toán công ty lập không ghi đầy đủ họ tên khi ký. Đồng thời trong Hóa đơn xuất khẩu của công ty chữ ký không hợp lí, Tổng Giám Đốc Chen Hsin Han vừa ký ở mục Thủ trưởng đơn vị, vừa ký ở mục Người mua hàng.
Trích dẫn 1 mẫu hóa đơn xuất khẩu của công ty ngày 06/01/2014:
- Công ty tổ chức áp dụng các mẫu chứng từ bắt buộc chưa đúng quy định của Bộ Tài chính. Một số chứng từ tự thiết kế không đầy đủ nội dung theo quy định. Chẳng hạn như Phiếu thu, Phiếu chi thiếu tài khoản ghi Nợ, ghi Có, số tiền ghi bằng chữ, thiếu phần chữ ký xác nhận của Thủ quỹ.
- Các chứng từ kế toán từ bên ngoài chuyển đến công ty sau khi bộ phận kế toán tiếp nhận không kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý kĩ lưỡng ngay mà để đến lúc ghi sổ mới kiểm tra hoặc khi mua hàng công ty không đôn đốc bên bán xuất hóa đơn ngay mà để 5 - 6 ngày mới lấy chứng từ; vì thế trong trường hợp nếu phát hiện sai sót gây khó khăn cho việc sửa chữa cho bên lập chứng từ và công ty hạch toán vào sổ kế toán, kê khai thuế.
- Việc tập hợp các số liệu từ các bộ phận khác có liên quan gặp khó khăn do định kì 1 - 2 tuần các bộ phận khác mới chuyển chứng từ, số liệu lên bộ phận kế toán tạo ra tình trạng khối lượng công việc khá lớn dồn lại một lúc. Điều này sẽ làm cho các kế toán viên trở nên cáu gắt trong công việc, và việc kiểm tra, ghi sổ kế toán sơ xài, sai sót nhiều tất yếu dễ xảy ra.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty 2.2.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 2.2.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty
Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính ban hành. Các tài khoản loại 1 đến loại 9 được sử dụng vào công việc kế toán. Do đặc điểm công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm đúc chính xác từ hợp kim nhôm và do công ty áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên trong tài khoản công ty không sử dụng một số tài khoản để hạch toán như 121, 128, 129, 136, 156, 157, 161, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 336, 337, 343, 356, 461, 466, 611, 623, 631 và tài khoản ngoài bảng 008. Để phục vụ cho việc hạch toán và quản lý nên công ty mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho nhiều tài khoản.
Với việc công ty lựa chọn tài khoản sử dụng này tương đối phù hợp, gọn nhẹ với loại hình cũng như tình hình sản xuất kinh doanh giúp cho phòng Kế toán phản ánh đầy đủ nội dung các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, giúp cho các kế toán viên dễ dàng kiểm soát các tài sản, nguồn vốn của công ty và nhà
quản lý, các cổ đông hay số đông những người bên ngoài công ty đưa ra quyết định kinh tế - tài chính của mình.
BẢNG 2.3: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY TẠI NGÀY 31/12/2013 Số
TT
Số hiệu
TÊN TÀI KHOẢN Ghi
chú
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Tài khoản loại 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN
01 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
02 112 Tiền gửi Ngân hàng
1121 Tiền Việt Nam
1121NT Tiền Việt Nam tại Ngân hàng Ngoại thương
1121IND Tiền Việt Nam tại Ngân hàng TNHH INDOVINA – Chi nhánh Đồng Nai
1122 Ngoại tệ
1122NT Ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thương 1122IND Ngoại tệ tại Ngân hàng TNHH
INDOVINA – Chi nhánh Đồng Nai 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
03 113 Tiền đang chuyển
1131 Tiền Việt Nam
1132 Ngoại tệ
04 131 Phải thu của khách hàng
05 133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định
06 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hóa
1388 Phải thu khác
07 139 Dự phòng phải thu khó đòi
08 141 Tạm ứng
09 142 Chi phí trả trước ngắn hạn
10 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
11 151 Hàng mua đang đi đường
12 152 Nguyên liệu, vật liệu
13 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
14 155 Thành phẩm
155XA Khung máy may XA4000100 155XE Khung máy may XE9101101 155XF Khung máy may XF268001 155XS Khung máy may XS0550022
15 158 Hàng hóa kho bảo thuế
16 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tài khoản loại 2: TÀI SẢN DÀI HẠN
17 211 Tài sản cố định hữu hình
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 Tài sản cố định khác
18 212 Tài sản cố định thuê tài chính
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
2131 Quyền sử dụng đất 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 2135 Phần mềm máy vi tính
2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 Tài sản cố định vô hình khác
20 214 Hao mòn tài sản cố định
2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 2143 Hao mòn tài sản cố định vô hình
21 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm tài sản cố định
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Sửa chữa lớn tài sản cố định
22 242 Chi phí trả trước dài hạn
23 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại
24 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn
Tài khoản loại 3: NỢ PHẢI TRẢ