2.2.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty
Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính ban hành. Các tài khoản loại 1 đến loại 9 được sử dụng vào công việc kế toán. Do đặc điểm công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm đúc chính xác từ hợp kim nhôm và do công ty áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên trong tài khoản công ty không sử dụng một số tài khoản để hạch toán như 121, 128, 129, 136, 156, 157, 161, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 336, 337, 343, 356, 461, 466, 611, 623, 631 và tài khoản ngoài bảng 008. Để phục vụ cho việc hạch toán và quản lý nên công ty mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho nhiều tài khoản.
Với việc công ty lựa chọn tài khoản sử dụng này tương đối phù hợp, gọn nhẹ với loại hình cũng như tình hình sản xuất kinh doanh giúp cho phòng Kế toán phản ánh đầy đủ nội dung các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, giúp cho các kế toán viên dễ dàng kiểm soát các tài sản, nguồn vốn của công ty và nhà
quản lý, các cổ đông hay số đông những người bên ngoài công ty đưa ra quyết định kinh tế - tài chính của mình.
BẢNG 2.3: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY TẠI NGÀY 31/12/2013 Số
TT
Số hiệu
TÊN TÀI KHOẢN Ghi
chú
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Tài khoản loại 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN
01 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
02 112 Tiền gửi Ngân hàng
1121 Tiền Việt Nam
1121NT Tiền Việt Nam tại Ngân hàng Ngoại thương
1121IND Tiền Việt Nam tại Ngân hàng TNHH INDOVINA – Chi nhánh Đồng Nai
1122 Ngoại tệ
1122NT Ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thương 1122IND Ngoại tệ tại Ngân hàng TNHH
INDOVINA – Chi nhánh Đồng Nai 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
03 113 Tiền đang chuyển
1131 Tiền Việt Nam
1132 Ngoại tệ
04 131 Phải thu của khách hàng
05 133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định
06 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hóa
1388 Phải thu khác
07 139 Dự phòng phải thu khó đòi
08 141 Tạm ứng
09 142 Chi phí trả trước ngắn hạn
10 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
11 151 Hàng mua đang đi đường
12 152 Nguyên liệu, vật liệu
13 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
14 155 Thành phẩm
155XA Khung máy may XA4000100 155XE Khung máy may XE9101101 155XF Khung máy may XF268001 155XS Khung máy may XS0550022
15 158 Hàng hóa kho bảo thuế
16 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tài khoản loại 2: TÀI SẢN DÀI HẠN
17 211 Tài sản cố định hữu hình
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 Tài sản cố định khác
18 212 Tài sản cố định thuê tài chính
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
2131 Quyền sử dụng đất 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 2135 Phần mềm máy vi tính
2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 Tài sản cố định vô hình khác
20 214 Hao mòn tài sản cố định
2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 2143 Hao mòn tài sản cố định vô hình
21 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm tài sản cố định
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Sửa chữa lớn tài sản cố định
22 242 Chi phí trả trước dài hạn
23 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại
24 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn
Tài khoản loại 3: NỢ PHẢI TRẢ
25 311 Vay ngắn hạn
26 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
27 331 Phải trả cho người bán
331ND Phải trả cho Nam Dũng 331MHĐ Phải trả cho Mai Hoàng Đạt
331FUJI Phải trả cho FUJI
331HS Phải trả cho dịch vụ bảo vệ Hoa Sen 331AS Phải trả cho Công ty kiểm toán ASCO 331VTL Phải trả cho Việt Tam Long
331TL Phải trả cho Tam Long 331ĐPH Phải trả cho Đại Phú Hào
331SV Phải trả cho Siêu Việt
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
331TA Phải trả cho Thạch Anh 331VHL Phải trả cho Việt Holiday
331TE Phải trả cho giáo viên dạy tiếng Việt 331ĐL Phải trả cho Điện lực
331FS Phải trả cho FUSHENG 331BBV Phải trả cho Bảo Bảo Vân 331VTL Phải trả cho Việt Thăng Long
331GV Phải trả cho Gia Văn 331KC Phải trả cho Kiến Cường
331LT Phải trả cho Lâm Thăng 331TLP Phải trả cho Tài Lộc Phát
28 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà
nước
3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
29 334 Phải trả người lao động
3341 Phải trả công nhân viên 3348 Phải trả người lao động khác
30 335 Chi phí phải trả
31 338 Phải trả, phải nộp khác
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y tế
3385 Phải trả về cổ phần hóa
3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 3389 Bảo hiểm thất nghiệp
32 341 Vay dài hạn
33 342 Nợ dài hạn
34 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn
35 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả
36 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
37 352 Dự phòng phải trả
38 353 Quỹ khen thưởng phúc lợi
3531 Quỹ khen thưởng
3532 Quỹ phúc lợi
3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định
3534 Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty
Tài khoản loại 4: VỐN CHỦ SỞ HỮU
39 411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần
4118 Vốn khác
40 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
4131 Chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính
4132 Chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn đầu tư XDCB
42 414 Quỹ đầu tư phát triển
43 415 Quỹ dự phòng tài chính
44 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
45 419 Cổ phiếu quỹ
46 421 Lợi nhuận chưa phân phối
4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Tài khoản loại 5: DOANH THU
47 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ
5112 Doanh thu bán các thành phẩm
48 515 Doanh thu hoạt động tài chính
49 521 Chiết khấu thương mại
50 531 Hàng bán bị trả lại
51 532 Giảm giá hàng bán
Tài khoản loại 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
52 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
53 622 Chi phí nhân công trực tiếp
54 627 Chi phí sản xuất chung
6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu
6273 Chi phí dụng cụ sản xuất
6274 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
55 632 Giá vốn hàng bán
56 635 Chi phí tài chính
57 641 Chi phí bán hàng
6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng
6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6415 Chi phí bảo hành
6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 64171 Chi phí bảo hiểm hàng xuất
64172 Chi phí dịch vụ mua ngoài hoa hồng 64173 Chi phí dịch vụ mua ngoài vận chuyển 64174 Chi phí dịch vụ hải quan
64175 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 6418 Chi phí bằng tiền khác
58 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6425 Thuế, phí và lệ phí
6426 Chi phí dự phòng
6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài
64271 Chi phí dịch vụ mua ngoài – Tiền điện văn phòng
64272 Chi phí dịch vụ mua ngoài – Tiền nước
64273 Chi phí dịch vụ mua ngoài – Tiền điện thoại, dịch vụ SDSL
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
64274 Chi phí dịch vụ mua ngoài – Tiếp khách, công tác
64275 Chi phí dịch vụ mua ngoài – Thuê máy photocopy
64276 Chi phí xử lý rác thải, nước thải 64277 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 6428 Chi phí bằng tiền khác
Tài khoản loại 7: THU NHẬP KHÁC
59 711 Thu nhập khác
Tài khoản loại 8: CHI PHÍ KHÁC
60 811 Chi phí khác
61 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
8211 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
8212 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại
Tài khoản loại 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
62 911 Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản loại 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
001 Tài sản thuê ngoài
002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công
003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược
004 Nợ khó đòi đã xử lý
007 Ngoại tệ các loại
2.2.2.2 Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty ty
Ưu điểm:
- Nhìn chung, Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
- Hệ thống tài khoản công ty sử dụng gọn nhẹ, dễ quản lý, bỏ qua một số tài khoản không cần thiết phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty, đồng thời phản ánh đầy đủ tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty.
- Công ty sử dụng linh hoạt tất cả các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và mở thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 khi cần thiết giúp cho dễ dàng quản lý từng khoản mục, quản lý chặt chẽ biến động của các tài khoản.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, hiện nay một số tài khoản của công ty sử dụng còn chưa được mở thêm chi tiết như:
- Tài khoản 141 – Tạm ứng chưa được mở chi tiết cho từng nhân viên, đối tượng nhận tiền, điều này sẽ gây khó khăn cho việc quản lý, theo dõi và khó khăn trong công tác đối chiếu hoàn ứng.
- Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu chưa được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, cụ thể nguyên vật liệu chính và nhiên liệu (dầu chạy máy móc thiết bị) tạo ra sự khó khăn trong công tác quản lý từng loại nguyên vật liệu.
- Tài khoản 311 – Vay ngắn hạn, tài khoản 341 – Vay dài hạn cũng chưa được mở chi tiết cho từng ngân hàng sẽ là một điều bất cập trong công tác theo dõi từng khoản vay.
2.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
2.2.3.1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung theo Quyết định 15/2006/QĐ–BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Đồng thời, công ty đã tổ chức hệ thống sổ kế toán trên Microsoft Excel 2010 theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức này đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự
thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
SƠ ĐỒ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY
(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam) [1]
Trình tự ghi chép:
- Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc) hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký chung trên Microsoft Excel 2010. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời, nhân viên kế toán chịu trách nhiệm bộ phận nào thì sẽ mở các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và ghi các nghiệp vụ phát sinh vào đó.
- Cuối năm kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Từ Bảng cân đối số phát sinh kế toán tiến hành kiểm tra Tổng số phát sinh Nợ và
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Tổng số phát sinh Có có bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.2.3.2 Ưu và nhược điểm vận dụng chế độ sổ kế toán áp dụng tại công ty công ty
Ưu điểm
- Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán trên Microsoft Excel 2010 theo hình thức kế toán Nhật ký chung đã giảm bớt được thời gian, số lượng công việc và giảm thiểu sai sót so với ghi chép bằng tay. Giao diện Microsoft Excel 2010 dễ nhìn, dễ hiểu, người sử dụng có thể chỉnh sửa theo nhu cầu của mình, không đòi hỏi tính logic cao, không tốn kém nhiều chi phí.
- Các sổ kế toán chi tiết đã được công ty áp dụng đúng mẫu theo quy định. Trích dẫn 1 mẫu sổ quỹ tiền mặt tháng 01/2014 (Phụ lục 07: Mẫu sổ quỹ tiền mặt tháng 01/2014).
Nhược điểm
- Mọi thông tin kế toán ban đầu đều phải được xử lý bằng tay mới được nhập vào máy tính nên việc ghi chép vẫn còn chậm, tốn kém thời gian và nhân lực so với việc ghi chép bằng phần mềm máy tính.
- Xử lý thông tin bằng Microsoft Excel 2010 không mang tính logic cao, mỗi nhân viên kế toán chỉ quản lý một file tại một thời điểm, các file kế toán giữa các nhân viên quản lý không có quan hệ ràng buộc như một hệ thống hợp nhất và logic; chính vì vậy ban lãnh đạo công ty cũng như Kế toán trưởng không thể theo dõi, kiểm tra từ xa tổng thể hoạt động của các nhân viên kế toán.
- Xử lý thông tin bằng máy tính dễ bị mất dữ liệu kế toán nếu máy tính bị hư đột ngột hoặc bị vi rút mà nhân viên kế toán chưa kịp sao lưu. Thậm chí, kế toán thực hiện khóa sổ trên máy tính và in sổ kế toán ra giấy, đóng thành quyển riêng cho từng năm vào cuối năm (không thực hiện cho từng tháng), điều này gây bất lợi cho công ty và bộ phận kế toán nếu như máy tính bị hư hỏng đột ngột mà không có khả năng phục hồi lại.
- Các Sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền) chưa được bộ phận kế toán sử dụng.
2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.4.1 Hình thức tổ chức và sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty là tập trung do đó tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo,…đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên ghi chép sổ sách, lập chứng từ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất, kinh doanh của bộ phận đó, lập báo cáo và chuyển chứng từ cùng báo cáo về Phòng Kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Nội dung hạch toán của công ty bao gồm hai phần hành: Kế toán lao động –