6. Kết cấu của đề tài
2.2.6. Kiểm soát hoạt động bán hàng
- Kiểm soát hoạt động bán hàng được thực hiện thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng. Kiểm soát bắt đầu từ khâu xác lập mục tiêu bán hàng đến kiểm soát thông tin về khách hàng sau khi kết thúc mỗi giao dịch.
- Việc kiểm soát hoạt động bán hàng tại Phòng Kế Hoạch được thực hiện như sau: Phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm trong việc theo dõi hợp đồng (đơn hàng) bán hàng và phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện các nội dung, điều khoản đã được hai bên ký trong hợp đồng.
+ Phòng Kế Hoạch có trách nhiệm phối hợp với Phòng Tài chính kế toán theo dõi công nợ và đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng theo đúng cam kết trong hợp đồng.
+ Định kỳ hàng tháng hoặc theo quý/vụ/năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, Phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo tình hình thị trường và kết quả bán hàng trong thời gian đã thực hiện. Trong từng trường hợp, nội dung báo cáo đảm bảo được các thông tin:
=> Báo cáo tình hình thị trường trong thời gian đã thực hiện tiêu thụ, dự báo diễn biến thị trường .
=> Báo cáo kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm, giá bán bình quân từng loại sản phẩm trong thời gian tiêu thụ, so sánh với kế hoạch được duyệt, nêu rõ nguyên nhân đạt hay không đạt kế hoạch.
=> Báo cáo tình hình thanh toán tiền hàng và công nợ khách hàng, doanh thu bán hàng, …
=> Báo cáo nhập - xuất - tồn kho từng loại sản phẩm.
- Việc kiểm soát hoạt động bán hàng đối với Phòng Kế Hoạch – Cung Tiêu được thực hiện bởi:
+ Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là đơn vị độc lập với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát sẽ kiểm tra việc thực hiện bán hàng thông qua các Quy chế, quy định của Pháp luật, các quy định và hướng dẫn hiện hành của Công ty.
- Việc kiểm soát hoạt động bán hàng còn được thực hiện qua sự đo lường thoả mãn của khách hàng. Cụ thể định kỳ hàng năm Phòng Kế Hoạch triển khai thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng thông qua phiếu đánh giá được gửi cho khách hàng. Qua ý kiến thu thập được, Phòng Kế Hoạch sẽ tổng hợp, báo cáo đề xuất với Ban Lãnh đạo Công ty các giải pháp hoàn thiện việc cung cấp sản phẩm ra thị trường và phục vụ khách hàng được tốt hơn.