6. Kết cấu của đề tài
2.2.5. Xác định các thủ tục cần thiết cho hoạt động bán hàng
PGĐ phụ trách kinh doanh NVBH NVBH Trưởng phòng kinh doanh Khu vực miền
trung và miền nam Khu vực miền bắc
- Hồ sơ thủ tục bán hàng là một yêu cầu không thể thiếu trong hoạt động bán hàng, nó vừa là bằng chứng thể hiện hoạt động bán hàng của Công ty theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước, vừa là tài liệu phục vụ cho công tác theo dõi, kiểm tra giám sát của các đơn vị, phòng ban liên quan. Tóm tắt thủ tục bán hàng bao gồm:
+ Phòng Kế Hoạch – Cung Tiêu xây dựng mục tiêu, kế hoạch bán hàng và quy định giá bán sản phẩm theo định kỳ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Xuất phát từ nhu cầu của khách hàng và cân đối lượng hàng tồn kho để xác định năng lực cung cấp, Phòng Kế Hoạch – Cung Tiêu sẽ trả lời khách hàng về khả năng cung cấp bao gồm: số lượng, loại sản phẩm, giá bán, thời gian giao nhận hàng, điều khoản thanh toán… sau khi hai bên thương thảo và thống nhất thông qua công văn, điện thoại hoặc E-mail hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán, hoặc nếu số lượng ít thì hai bên sẽ thực hiện mua bán qua đơn đặt hàng của khách hàng.
+ Sau khi hợp đồng (hoặc đơn hàng) có hiệu lực, Phòng Kế Hoạch sẽ phối hợp với Phòng Tài chính kế toán Công ty để theo dõi và thực hiện xuất bán hàng, thanh toán tiền theo điều khoản hợp đồng đã quy định.
+ Căn cứ các điều khoản về tiến độ nhận hàng, thời gian thanh toán tiền hàng đã được quy định trong hợp đồng (đơn hàng), nhu cầu nhận hàng của khách hàng, Phòng Kế Hoạch kiểm tra lập hoá đơn (hoặc phiếu xuất kho) cho khách hàng; Phối hợp với các đơn vị liên quan (Phòng Quản lý kho; Phòng Bảo vệ) để xuất hàng cho khách hàng.
+ Tuỳ từng trường hợp nhận hàng, cán bộ nghiệp vụ của Phòng Kế Hoạch căn cứ các thủ tục và kiểm tra để xuất hàng cho khách. Người đến nhận hàng phải có các giấy tờ sau:
=> Nếu khách hàng đến nhận hàng trực tiếp (phải có hợp đồng, đơn hàng hoặc phiếu bán hàng, chứng minh thư nhân dân).
=> Nếu khách hàng đến nhận hàng theo uỷ quyền (phải có giấy giới thiệu hoặc uỷ quyền nhận hàng của người có thẩm quyền bên khách hàng; chứng minh thư nhân dân hoặc Giấy phép lái xe).
+ Trong quá trình thực hiện nếu có sự thay đổi về nội dung hợp đồng (đơn hàng), Phòng Kế Hoạch phải có báo cáo và đề xuất kịp thời trình Tổng giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét quyết định.
- Phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục hồ sơ bán hàng để lưu trữ và chuyển về phòng Tài chính kế toán theo quy định.