II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (khụng phỏt sinh)
b. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký Chứng từ
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chứng từ thể hiện qua sơđồ 6.4
Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ NHẬT Kí CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cỏi
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 6.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn nhật ký - chứng từ
(1). Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan.
Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số
liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc Bảng kờ và Nhật ký - Chứng từ cú liờn quan.
Đối với cỏc Nhật ký - Chứng từđược ghi căn cứ vào cỏc Bảng kờ, sổ chi tiết thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2). Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số
liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cỏi.
Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đểđối chiếu với Sổ Cỏi.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
* Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của hỡnh thức Nhật ký chứng từ.
Nhật ký chứng từ kế thừa cỏc ưu điểm của cỏc hỡnh thức kế toỏn ra đời trước nú, đảm bảo tớnh chuyờn mụn hoỏ cao của sổ kế toỏn, thực hiện chuyờn mụn hoỏ và phõn cụng chuyờn mụn hoỏ lao động kế toỏn; hầu hết sổ kết cấu theo 1 bờn của tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toỏn) nờn giảm 1/2 khối lượng ghi sổ. Mặt khỏc cỏc sổ của hỡnh thức này kết cấu theo nguyờn tắc bàn cờ, nờn tớnh chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệđối ứng và ban hành thống nhất tạo nờn kỷ cương cho thực hiện ghi chộp sổ sỏch. Nhiều chỉ tiờu quản lý được kết hợp ghi sẵn trờn sổ kế toỏn Nhật ký - Chứng từ, đảm bảo cung cấp thụng tin tức thời cho quản lý và lập bỏo cỏo
định kỳ kịp thời hạn.
Hạn chế lớn nhất của bộ Sổ Nhật ký - Chứng từ là phức tạp về kết cấu, quy mụ lớn về lượng và loại, đa dạng kết cấu giữa cỏc đối tượng trờn loại sổ Nhật ký chớnh và phụ (bảng kờ, phõn bổ…) nờn khú vận dụng phương tiện mỏy tớnh vào xử lý số liệu kế toỏn; đũi hỏi trỡnh độ kế toỏn cao và quy mụ hoạt động doanh nghiệp lớn. Bởi vậy cú thể núi điều kiện để sử dụng cú hiệu quả
hỡnh thức sổ Nhật ký - chứng từ là:
+ Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại cú quy mụ lớn.
+ Đội ngũ nhõn viờn kế toỏn đủ nhiều, đủ trỡnh độđể thao tỏc nghiệp vụđỳng trờn sổ. + Đơn vị chủ yếu thực hiện kế toỏn bằng lao động thủ cụng.
Do vậy đối với cỏc doanh nghiệp ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc kế toỏn thỡ hỡnh thức này khụng phự hợp.
6.2.6- Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh a- Đặc trưng a- Đặc trưng
Đặc trưng cơ bản của Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế
theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thịđầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được
đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cỏc loại sổ của Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: phần mềm kế toỏn được thiết kế theo Hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
- Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh ỏp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
- Cú đủ cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết cần thiết để đỏp ứng yờu cầu kế toỏn theo quy định. Cỏc sổ kế toỏn tổng hợp phải cú đầy đủ cỏc yếu tố theo quy định của Chếđộ sổ kế
- Thực hiện đỳng cỏc quy định về mở sổ, ghi sổ, khúa sổ và sửa chữa sổ kế toỏn theo quy
định của Luật Kế toỏn, cỏc văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toỏn và quy định tại Chếđộ kế
toỏn.
- Doanh nghiệp phải căn cứ vào cỏc tiờu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toỏn do Bộ Tài chớnh quy định để lựa chọn phần mềm kế toỏn phự hợp với yờu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.