II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (khụng phỏt sinh)
SỔ KẾ TOÁN VÀ HèNH THỨC SỔ KẾ TOÁN
MỤC TIấU
Sau khi học xong chương này, sinh viờn cần nắm được cỏc vấn đề sau:
1. Hiểu được khỏi niệm và tỏc dụng của sổ kế toỏn.
2. Cỏc cỏch phõn loại sổ kế toỏn, cỏc tiờu thức phõn loại sổ kế toỏn. 3. Cỏc qui định về mở sổ, ghi sổ và chữa sổ kế toỏn
4. Cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn và điều kiện vận dụng cỏc hỡnh thức này trong cỏc doanh nghiệp.
NỘI DUNG
6.1. SỔ KẾ TOÁN
6.1.1. Khỏi nhiệm và tỏc dụng của sổ kế toỏn
Về lý thuyết cũng như trong thực tếứng dụng đều khỏi niệm rằng: sổ kế toỏn là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương phỏp tài khoản và ghi chộp trờn sổ kế toỏn; sổ kế toỏn là sự cụ thể hoỏ nguyờn lý của phương phỏp ghi sổ kộp. Như vậy, khỏi niệm này cho người ta hiểu: cơ sở để xõy dựng sổ kế toỏn và kỹ thuật ghi sổ kế toỏn là phương phỏp đối ứng tài khoản; tài khoản là cốt lừi
để tạo thành sổ kế toỏn về kết cấu, nội dung cũng như phương phỏp ghi chộp.
Trờn gúc độ ứng dụng sổ trong cụng tỏc kế toỏn cú thể định nghĩa: Sổ kế toỏn là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toỏn ghi chộp, phản ỏnh một cỏch cú hệ
thống cỏc thụng tin kế toỏn theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toỏn được thừa nhận là một giai đoạn phản ỏnh của kế toỏn trong quỏ trỡnh thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn. Sổ kế toỏn cú thể là một tờ rời cú chức năng ghi chộp độc lập hoặc cú thể là quyển sổ bao gồm nhiều tờ rời tạo thành để thực hiện một chức năng phản ỏnh quy định của hệ thống hạch toỏn. Như vậy sổ tờ rời hay sổ quyển đều phải tuõn thủ nguyờn lý kết cấu nhất định cú nội dung ghi chộp theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp để phản ỏnh và hệ
thống hoỏ cỏc thụng tin đó được chứng từ hoỏ một cỏch hợp phỏp và hợp lý theo tiến trỡnh ghi chộp của kế toỏn.
Sổ kế toỏn cú nhiều tỏc dụng đối với cụng tỏc kế toỏn trờn thực tiễn. Nghiệp vụ kinh tế sau khi đó được lập chứng từ theo quy chế của hạch toỏn ban đầu, cần phải được sắp xếp lại theo yờu cầu sử dụng thụng tin của người quản lý hoặc theo thời gian, hoặc theo đối tượng, hoặc theo tổng hợp hoặc chi tiết. Mặc dự thụng tin ghi chộp bằng sổ sỏch kế toỏn chưa được xử lý tinh lọc theo chỉ tiờu cung cấp, nhưng bằng việc phõn loại số liệu kế toỏn từ chứng từ vào hệ thống cỏc loại sổ
kế toỏn theo mục đớch ghi chộp của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thụng tin cho việc chỉđạo hoạt động kinh doanh hàng ngày. Cụng đoạn ghi sổ kế toỏn sẽ cho biết thụng tin cần quản lý về một đối tượng (thu chi tiền mặt; nhập xuất vật tư, hàng hoỏ; tăng giảm tài sản cố định; doanh thu bỏn hàng, chi phớ cho hoạt động sản xuất, bỏn hàng, mua hàng…), mà bản thõn chứng từ kế toỏn khụng thể cung cấp được.
Cuối kỳ lập bỏo cỏo, dựa trờn thụng tin đó hệ thống hoỏ trờn sổ kế toỏn, kế toỏn cú thể xử
lý, lựa chọn cỏc thụng tin cú ớch để lập bỏo cỏo, phõn tớch tài chớnh, cung cấp cho việc ra quyết
định từ nội bộ hoặc từ cỏc chủ thể quản lý bờn ngoài (Nhà nước, cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng quản lý Nhà nước, cỏc nhà đầu tư, cho vay, tài trợ, viện trợ…). Khụng thể hoàn thành được quỏ trỡnh hạch toỏn nếu kế toỏn khụng tổ chức thiết kếđược bộ sổ kế toỏn với số lượng, kết cấu trong, ngoài và quy định mối liờn hệ cũng như phương phỏp ghi chộp của bộ sổ kế toỏn.
Như vậy sổ kế toỏn cú những tỏc dụng khỏc nhau trờn nhiều lĩnh vực quản lý cũng như
thực hiện nghiệp vụ kế toỏn, trước trong và sau quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh thuộc một kỳ kế
toỏn nhất định (thỏng, quý, năm tài chớnh).
6.1.2. Cỏc loại sổ kế toỏn - nguyờn lý kết cấu và nội dung phản ỏnh
Là một phương tiện để ghi chộp cú hệ thống những thụng tin kế toỏn trờn cơ sở chứng từ
gốc và cỏc chứng từ kế toỏn khỏc, sổ kế toỏn cần cú nhiều loại để phản ỏnh tớnh đa dạng, phong phỳ của đối tượng hạch toỏn. Hệ thống hoỏ theo thời gian và theo đối tượng cụ thể, tổng hợp hoặc chi tiết là đặc trưng cơ bản của sổ xột cả về mục tiờu mở sổ cũng như cỏch thức kết cấu của sổđể
ghi chộp phản ỏnh đối tượng. Để sử dụng hệ thống cỏc loại sổ cú đặc trưng kết cấu, nội dung phản ỏnh và hỡnh thức biểu hiện khỏc nhau, kế toỏn cần phải phõn loại sổ theo tiờu thức riờng, từ đú cú thể chọn cỏch mở sổ thớch hợp, đảm bảo hiệu quả chung của cụng tỏc kế toỏn trờn sổ và trong cỏc giai đoạn tiếp theo.
* Phõn loại sổ theo phương phỏp ghi, tớnh chất hệ thống hoỏ phản ỏnh số liệu
Theo cỏch phõn loại này ta cú 3 loại sổ chủ yếu: Sổ Nhật ký, Sổ cỏi và sổ Nhật ký - Sổ cỏi. Sổ nhật ký là sổ mởđể ghi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo thứ tự thời gian. Phương phỏp ghi trờn Sổ nhật ký là cỏc nghiệp vụ sau khi đó được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra cỏc nghiệp vụđểđăng ký vào sổ Nhật ký. Đặc trưng cơ bản của sổ Nhật ký là:
- Thụng tin mang tớnh thời gian;
- Khụng phõn loại theo đối tượng phản ỏnh trờn sổ;
- Khụng phản ỏnh số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản trờn sổ Nhật ký, chỉ phản ỏnh số
biến động của cỏc đối tượng - gọi là số phỏt sinh;
- Sao chụp nguyờn vẹn thụng tin từ chứng từ một cỏch cú hệ thống. Mẫu sổ nhật ký thường cú dạng bảng sau: Đơn vị………. SỔ NHẬT Kí Địa chỉ ………. Năm :………. Chứng từ Số hiệu tài khoản Số tiền Ngày vào sổ Số hiệu Ngày thỏng Diễn giải Nợ Cú Nợ Cú Ghi chỳ … … … … Cộng
Sổ Nhật ký Nhật với chức năng lưu giữ lai lịch số liệu kế toỏn trờn căn cứ chứng từ kế toỏn, nờn theo thụng lệ sổ ký được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm hoạt động liờn tục của đơn vị kế toỏn.
Sổ Cỏi là sổ kế toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo đối tượng phản ỏnh. Mỗi đối tượng được phản ỏnh trờn sổ Cỏi riờng. Khỏc với Nhật ký, ghi sổ cỏi là ghi số liệu kế toỏn liờn quan đến một
đối tượng hoặc tổng hợp, hoặc chi tiết (sổ quỹ; sổ tiền gửi ngõn hàng; sổ cỏi tài khoản vật liệu; sổ
cỏi tài khoản cốđịnh; sổ cỏi tài khoản doanh thu bỏn hàng…). Trờn mỗi sổ Cỏi (hoặc tờ rời hoặc quyển, hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp) đều thể hiện cỏc đặc trưng cơ bản là: sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản liờn quan mật thiết với nhau; sổ ghi chộp cả số dư và số biến động tăng, giảm của đối tượng mở sổ; sổ ghi chộp định kỳ, khụng ghi nhật ký; số liệu kế toỏn ghi chộp trờn sổ Cỏi cũng là số liệu đó được phõn loại và hệ thống hoỏ theo đối tượng (tài khoản hoặc chỉ tiờu quản lý được tớnh toỏn theo một số tài khoản…).
Sổ Cỏi theo thụng lệ khụng bắt buộc phải mở để thực hiện quy trỡnh hạch toỏn. Tuy vậy, việc sử dụng sổ cỏi trờn thực tế cú nhiều tỏc dụng về quản lý cũng như thực hiện nghiệp vụ hạch toỏn; ghi sổ Cỏi sau khi ghi nhật ký giỳp cho việc xử lý thụng tin cho quản lý về đối tượng sẽ
nhanh chúng hơn; bước ghi sổ cỏi tạo nhiều thuận lợi cho cụng tỏc kế toỏn cuối kỳđể lập cỏc bỏo cỏo số liệu nội bộ cũng như bỏo cỏo tài chớnh cho người quản lý bờn ngoài.
Mẫu sổ thường cú kết cấu đơn giản như sau:
Đơn vị………. SỔ CÁI Địa chỉ ………. Tài khoản: Tiền Gửi Ngõn hàng Số hiệu: 112 Năm :………. Chứng từ Số tiền Số hiệu thỏng Ngày Diễn giải khoTài ản đối ứng Nợ Cú Ghi chỳ Số dưđầu kỳ Số phỏt sinh trong kỳ ………… …………. … … Tổng cộng xxx xxx Số dư cuối kỳ xxx
Sổ liờn hợp: Nhật ký sổ cỏi là sổ kết hợp kết cấu, nội dung và phương phỏp phản ỏnh vừa theo thời gian, vừa theo hệ thống. Trong thực tế, sổ này cú nhiều mẫu với kết cấu khỏc nhau tuỳ theo hỡnh thức sổ, song đặc trưng cơ bản của sổ Nhật ký sổ cỏi là trờn một trang sổ, trong một quỏ trỡnh phản ỏnh, số liệu kế toỏn vừa được ghi theo thứ tự thời gian vừa được ghi theo đối tượng. Chứng từ
khi vào sổ liờn hợp này được sắp xếp phõn loại theo thời gian và riờng cho từng đối tượng. Sổ nhật ký sổ cỏi thường cú tờn đớch danh cho đối tượng mở sổ, như: Nhật ký tài khoản quỹ; Nhật ký tiền gửi ngõn hàng; Nhật ký mua hàng; Nhật ký bỏn hàng; Nhật ký chi phớ; Nhật ký khỏch hàng; Nhật ký cỏc nhà cung cấp…
* Phõn loại theo tiờu thức kết cấu bờn trong của sổ
Theo cỏch phõn loại này ta cú: sổ kết cấu kiểu tài khoản (sổ cấu trỳc hai bờn); sổ kết cấu một bờn Nợ (hoặc Cú) của tài khoản; sổ kết cấu bàn cờ.
Sổ kết cấu hai bờn kiểu tài khoản: sổ kiểu này cú hai cỏch thiết kế: Cỏch thứ nhất là thiết kếđầy đủ thụng tin cho số tiền Nợ, số tiền Cú của một tài khoản. Trong ứng dụng, sổ kết cấu kiểu
hai bờn của tài khoản thường dựng để phản ỏnh những đối tượng thanh toỏn khi cần theo dừi một khoản nợ phỏt sinh được thực hiện ở cỏc thời điểm khỏc nhau ghi trờn cỏc cơ sở chứng từ khỏc nhau. Mẫu sổ kết cấu như sau: SỔ NHẬT Kí - TÀI KHOẢN Tài khoản: ……….. Năm: ………. Nợ Cú Chứng từ Chứng từ SH NT
Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Nợ SH NT
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ … … … … Cộng
Sổ này cũng cú thểđược kết cấu như sau: Sổ kết cấu cả số tiền Nợ, Cú của tài khoản cú thể
giản đơn bớt cỏc cột định tớnh cần mở trờn sổ cho đối tượng như: Chứng từ, diễn giải, tài khoản
đối ứng. Số tiền Nợ, Cú của tài khoản hoặc đối tượng mở sổ khỏc được để một phớa của sổ. Mẫu sổ cú kết cấu như sau: Đơn vị………. SỔ CÁI Địa chỉ ………. Tài khoản: Tiền Gửi Ngõn hàng Năm :………. Chứng từ Số tiền Số hiệu thỏng Ngày Diễn giải khoTài ản đối ứng Nợ Cú Ghi chỳ Số dưđầu kỳ Số phỏt sinh trong kỳ ………… …………. … … Tổng cộng xxx xxx Số dư cuối kỳ xxx
Sổ kết cấu cột chi tiết theo một bờn Nợ (hoặc Cú) của tài khoản thường kết cấu dọc hoặc ngang khi thể hiện quan hệđối ứng trờn sổ.
Khi kết cấu một bờn tiền của tài khoản theo kiểu dọc ta cú mẫu sổ sau:
Đơn vị………. SỔ KẾ TOÁN (kiểu một bờn) Địa chỉ ………. Năm :………. Chứng từ Chi tiết Nợ TK (Cú) Số hiệu thỏng Ngày Diễn giải ứng vTK đốới si ố tiền Nợ, (Cú) TK Số tiền Nợ (Cú) Mục Mục Mục ….. ………… …………. … … Tổng cộng xxx xxx
Mẫu khỏc: SỔ KẾ TOÁN (kiểu một bờn) Năm:……… Số thỏng/ năm Ghi Nợ TK: ………….. Ghi Cú TK sau:……….. Thỏng 1 Thỏng 2 … Thỏng 12 1. Tài khoản ……… 2. Tài khoản……. … … Cộng Nợ Tài khoản
Kiểu sổ kết cấu bờn trong theo một bờn của tài khoản thiết kế theo chiều ngang để thể hiện
đối ứng chi tiết của số tiền cần phản ỏnh trờn sổ, hoặc thể hiện chi tiết số tiền cho tài khoản (sổ kết cấu nhiều cột) ta cú thể biểu diễn theo mẫu sau:
Đơn vị………. SỔ KẾ TOÁN Địa chỉ ………. Năm :……….
Chứng từ Ghi Cú (Nợ) tài khoản…………
đồng thời ghi Nợ (Cú) tài khoản sau:
Ngày vào sổ Diễn giải TK TK Ghi chỳ Số hiệu thỏng Ngày TK TK ….. … … … … Cộng
Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Theo nguyờn tắc thiết kế sổ kiểu bàn cờ thỡ thường tài khoản đối
ứng nhau được quy tụở một ụ bàn cờ của phần ghi số tiền. Như vậy, việc sắp xếp tài khoản ghi Nợ
và tài khoản ghi Cú phải để hai phớa, dũng của sổ và cột của sổ. Cú thểđể tài khoản ghi Nợở dũng sổ
và tài khoản ghi Cú đối ứng ở cỏc cột của sổ hoặc ngược lại. Cỏch thiết kế này giảm bớt nhiều khối lượng ghi sổ, và phản ỏnh chỉ số tiền của một bờn cho một tài khoản hoặc nhiều tài khoản. Mẫu sổ
kiểu bàn cờ cú thể biểu diễn dưới dạng sau:
SỔ KẾ TOÁN (kiểu bàn cờ) Năm…………..
Số thứ tự dũng
Tài khoản ghi Cú (Nợ) Tài khoản nơ Nợ (Cú)
Tài khoản Tài khoản … Cộng cột
1 1. Tài khoản …
2 2. Tài khoản …
3 3. Tài khoản …
Trờn cơ sở nguyờn lý kết cấu sổ kiểu bàn cờ, thực tếứng dụng cho cỏc mục đớch phản ỏnh sẽ biến tướng mẫu số trờn cho cỏc trường hợp:
- Mở sổ bàn cờđể ghi một chỉ tiờu, vớ dụ: Bỏn hàng, chi phớ, kết quả…
- Mở sổ bàn cờ cho một tài khoản, vớ dụ: tài khoản quỹ, tài khoản tiền gửi, tài khoản thanh toỏn…
* Căn cứ hỡnh thức bờn ngoài: Sổđược phõn thành sổ quyển và sổ tờ rời.
* Căn cứ mức độ phản ỏnh số liệu trờn sổ: ta cú cỏc loại: sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng hợp.
Sổ kế toỏn tổng hợp: là sổ phản ỏnh số liệu kế toỏn đầy đủ (số dư, số phỏt sinh) tổng quỏt cho một đối tượng tài sản, nguồn vốn hoặc một hoạt động chi, thu, kết quả, phõn phối vốn … Sổ
tổng hợp cú một sốđặc trưng cơ bản:
+ Sổđược mở cho tài khoản tổng hợp, + Chỉ ghi chỉ tiờu tiền,
+ Ghi định kỳ, khụng ghi cập nhật,
+ Căn cứ ghi sổ tổng hợp cú thể là chứng từ gốc hoặc cú thể là chứng từ trung gian (chứng từ ghi sổ, bảng kờ chứng từ …) hoặc cú thể từ sổ sỏch trung gian (sổ chi tiết, sổ Nhật ký …)
+ Số liệu ở sổ tổng hợp thường được sử dụng để lập bỏo cỏo định kỳ của kế toỏn. Sổ tổng hợp thường là cỏc Sổ cỏi tài khoản.
Sổ chi tiết: là sổ phản ỏnh thụng tin chi tiết về một đối tượng (một tài khoản hoặc 1 chỉ tiờu phản ỏnh). Sổ chi tiết mở theo tài khoản chi tiết cấp 2, 3… Số liệu ghi sổ chi tiết cú thể vỡ 2 mục
đớch: quản lý chi tiết đối tượng cần quản lý để đối chiếu hoặc làm căn cứ ghi vào sổ tổng hợp (mục đớch quản lý và mục đớch nghiệp vụ kế toỏn).
Sổ chi tiết chỉ mở riờng cho một sốđối tượng và cú quan hệ chặt chẽ về trỡnh tự, phương phỏp ghi sổ của sổ tổng hợp của đối tượng tương ứng. Trờn thực tế, sổ chi tiết thường mở cho cỏc
đối tượng: tiền ngoại tệ, vàng bạc đỏ quý, tài sản cốđịnh, vật tư, hàng hoỏ, sản phẩm, chi phớ, doanh thu, kết quả; thanh toỏn cỏc đối tượng và cỏc khoản nợ phải thu, phải trả…
Sổ chi tiết thường được sử dụng để mở cỏc Nhật ký sổ cỏi phụ và nú cú tỏc dụng lớn cho quản trị nội bộ và cung cấp tư liệu cho phõn tớch hoạt động tài chớnh của đơn vị hạch toỏn.
Mỗi cỏch thức phõn loại nờu trờn đều hỡnh thành cơ sở lý luận cho việc ban hành chế độ
cũng như vận dụng chếđộ sổ cho mỗi loại doanh nghiệp và đơn vị kinh tế, quản lý; cần cú sự kết hợp để tạo thành:số lượng sổ, nội dung kết cấu sổ và hỡnh thức kết cấu trong ngoài sổ, phự hợp với khả năng kế toỏn của đơn vị, phục vụ cho việc cung cấp thụng tin nhanh, hữu ớch cho quản lý trong và ngoài đơn vị.
6.1.3. Cỏc qui định về sổ kế toỏn
Việc sử dụng sổ kế toỏn cần được đảm bảo sự thống nhất ngụn ngữ trong việc phản ỏnh cỏc thụng tin trờn sổ. Do đú, cần phải quy định cỏc kỹ thuật: mở sổ, ghi sổ, chữa sai sút trờn sổ,