II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (khụng phỏt sinh)
d. Kỹ thuật khoỏ sổ
- Cuối kỳ, kế toỏn phải khoỏ sổ kế toỏn trước khi lập bỏo cỏo tài chớnh. Ngoài ra, kế toỏn phải khoỏ sổ kế toỏn trong cỏc trường hợp kiểm kờ hoặc cỏc trường hợp khỏc theo quy định của phỏp luật.
- Khoỏ sổ kế toỏn thường được thực hiện vào ngày cuối cựng của niờn độ tài chớnh. Giữa cỏc kỳ bỏo cỏo và xỏc định kết quả (thỏng, quý, 6 thỏng) trong niờn độ, kế toỏn cũng cú thể tạm cộng sổ, kế dư tài khoản sổ (nếu cú), để kiểm tra số liệu lờn cỏc bỏo cỏo cần thiết theo yờu cầu. Thuật ngữ khoỏ sổđể chỉ một cụng việc kế toỏn làm vào ngày cuối năm, để chuẩn bị cho việc mở
sổ của năm tiếp theo.
- Trước khi khoỏ sổ kế toỏn, cần phải thực hiện cỏc cụng việc ghi sổ, điều chỉnh, kiểm tra
đối chiếu cần thiết để xỏc định đỳng cỏc chỉ tiờu bỏo cỏo cho toàn niờn độ: ghi nốt cỏc nghiệp vụ
phỏt sinh, điều chỉnh cỏc khoản phải trả và chi phớ trả trước, lợi nhuận thu trước của năm sau… kiểm tra đối chiếu số kiểm kờ với số liệu trờn sổ tài sản, số nợđối chiếu với cỏc đối tượng thanh toỏn (người mua, người bỏn, ngõn sỏch, cấp trờn, bờn liờn doanh, người nhận tớn dụng và cấp tớn dụng…).
+ Khi khoỏ sổ ta tiến hành cộng sổ, tớnh số dư trờn tài khoản, kiểm tra độ chớnh xỏc số liệu, sau đú thực hiện bỳt toỏn khoỏ sổ: chuyển cột của số dư tài khoản:
Nợ TK A
Cú TK B
Khi chuyển cột số dư tài khoản trờn sổ, ta vẫn phải ghi đỳng tớnh chất dư của tài khoản - Dư
Nợ (Cú).
Vớ dụ: Cho tài khoản sổ cỏi - Nguyờn vật liệu - Số dư Nợđầu kỳ: 10.000.000đ
- Tổng cộng phỏt sinh Nợ: 100.000.000đ
- Tổng cộng phỏt sinh cú: 95.000.000đ
- Số dư Nợ ngày 31-12 (số kiểm kờ đối chiếu): 15.000.000đ
SỔ CÁI
Tài khoản: Nguyờn vật liệu Năm N………….. Đơn vị: 1000đồng Chứng từ Số tiền SH NT Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Cú Ghi chỳ Số dưđầu kỳ x 10.000 Số phỏt sinh trong kỳ xxx xxx xxx xxx Cộng số phỏt sinh 100.000 95.000 Số dư nợ ngày 31-12 15.000 Năm N + 1 Số dưđầu năm 15.000
Sang niờn độ kế toỏn sau, ta chuyển ghi số dư đầu năm của tài khoản "Nguyờn liệu, vật liệu" về cột "Nợ" của sổ tài khoản.
6.2. CÁC HèNH THỨC SỔ KẾ TOÁN CƠ BẢN
6.2.1. Khỏi niệm và cỏc đặc trưng cơ bản của hỡnh thức sổ kế toỏn
Cụng tỏc kế toỏn trong một đơn vị hạch toỏn, đặc biệt là trong cỏc doanh nghiệp, thường nhiều và phức tạp khụng chỉ thể hiện ở số lượng cỏc phần hành mà cũn ở mỗi phần hành kế toỏn cần thực hiện. Do vậy đơn vị hạch toỏn cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sỏch khỏc nhau tạo thành một hệ thống sổ mà trong đú cỏc loại sổđược liờn hệ với nhau một cỏch chặt chẽ theo trỡnh tự hạch toỏn của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toỏn được xõy dựng là một hỡnh thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải cú để thực hiện cụng tỏc kế toỏn.
Vậy, hỡnh thức sổ kế toỏn là một hệ thống cỏc loại sổ kế toỏn, cú chức năng ghi chộp, kết cấu nội dung khỏc nhau, được liờn kết với nhau trong một trỡnh tự hạch toỏn trờn cơ sở của chứng từ gốc.
Cỏc doanh nghiệp khỏc nhau về loại hỡnh, quy mụ và điều kiện kế toỏn sẽ hỡnh thành cho mỡnh một hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn khỏc nhau. Cú thể dựa vào cỏc điều kiện sau để xõy dựng hỡnh thức sổ kế toỏn cho một đơn vị hạch toỏn.
- Đặc điểm và loại hỡnh sản xuất cũng như quy mụ sản xuất.
- Yờu cầu và trỡnh độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị.
- Trỡnh độ nghiệp vụ và năng lực của cỏn bộ kế toỏn.
- Điều kiện và phương tiện vật chất hiện cú của đơn vị.
Đặc trưng cơ bản để phõn biệt và định nghĩa được cỏc hỡnh thức kế toỏn khỏc nhau là ở số
lượng sổ cần dựng, loại sổ sử dụng, nguyờn tắc kết cấu cỏc chỉ tiờu dũng, cột sổ, trỡnh tự hạch toỏn trờn sổởđơn vị.
Trong đú số lượng và loại sổ sẽ chi phối nguyờn tắc kết cấu nội dung cũng như phương phỏp, trỡnh tự ghi sổ của mỗi hỡnh thức sổ. Do tớnh đa dạng của đơn vị kinh doanh mà thực tế cú rất nhiều hỡnh thức tổ chức hệ thống sổ khỏc nhau. Song quy lại cho tới nay cú 4 hỡnh thức sổ cơ
- Hỡnh thức Nhật ký chung - Hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi - Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ - Hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ 6.2.2. Hỡnh thức sổ Nhật ký chung a. Đặc trưng
Nhật ký chung là hỡnh thức kế toỏn đơn giản, thớch hợp với mọi đơn vị hạch toỏn, đặc biệt cú nhiều thuận lợi khi ứng dụng mỏy tớnh trong xử lý thụng tin kế toỏn trờn sổ.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung:
- Số lượng sổ sỏch của hỡnh thức gồm: Sổ nhật ký, Sổ cỏi và cỏc sổ chi tiết cần thiết. - Kết cấu, nội dung của mỗi loại sổ:
* Sổ Nhật ký
Sổ Nhật ký của hỡnh thức này thường cú 2 mục đớch phản ỏnh: Phản ỏnh chung mọi đối tượng - gọi là sổ Nhật ký chung, phản ỏnh riờng cho một sốđối tượng chủ yếu cú mật độ phỏt sinh lớn và cú tầm quan trọng đối với hoạt động của đơn vị, cần cú sự theo dừi riờng để cung cấp thụng tin nhanh cho quản lý nội bộ - gọi là Nhật ký đặc biệt, hay Nhật biờn hay cú thể gọi là Nhật ký tài khoản.
Nhật ký chung là sổ Nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toỏn của đơn vị trong một niờn độ kế toỏn. Sổđược sử dụng để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh khụng phõn biệt của đối tượng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của cỏc nhật ký đặc biệt để quản lý chung. Nhật ký chung cú đặc điểm:
+ Nhật ký chung thường là sổ quyển khụng sử dụng sổ tờ rời. + Nhật ký chung mở chung cho cỏc đối tượng.
+ Chức năng Nhật ký chung là hệ thống hoỏ số liệu kế toỏn theo thứ tự phỏt sinh của nghiệp vụ.
+ Cơ sở ghi Nhật ký chung là: Chứng từ gốc đó lập hợp phỏp, hợp lệ. + Nhật ký chung ghi theo nguyờn tắc ghi sổ kộp.
Mẫu sổ nhật ký chung cú dạng sau: Đơn vị………. SỔ NHẬT Kí CHUNG Địa chỉ ………. Năm :………. Chứng từ TK đối ứng Số tiền Ngày thỏng vào sổ hiSệốu thỏng Ngày Diễn giải Đvào só ghi ổ cỏi Nợ Cú Nợ Cú A B C D 1 2 3 4 Cộng *Nhật ký đặc biệt
Nhật ký đặc biệt là sổ Nhật ký mở riờng cho một sốđối tượng, ghi chộp song song với Nhật ký chung. Nhật ký đặc biệt khụng giống nhau giữa cỏc đơn vị, tuỳ thuộc vào tớnh chất phỏt sinh
của loại đối tượng, cũng như yờu cầu quản lý của đơn vị. Thụng thường Nhật ký đặc biệt cú kết cấu khụng giống nhau, vỡ yờu cầu nội dung hạch toỏn của mỗi đối tượng khỏc nhau. Chẳng hạn: Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền giống nhau về cỏch kết cấu, nhưng lại khỏc kết cấu với Nhật ký bỏn hàng, Nhật ký mua hàng…
Đơn vị………. NHẬT Kí THU (CHI) TIỀN Địa chỉ ………. Năm :………. Chứng từ Ghi Cú (Nợ) TK Ngày thỏng vào sổ hiSệốu thỏng Ngày Diễn giải (Cú) TK Ghi Nợ TK …. TK …. TK …. TK …. A B C D E 1 2 3 4 Cộng
Đối với Nhật ký mua hàng hoặc bỏn hàng, lại cú thể kết cấu khỏc Nhật khi thu (chi) tiền, do hoạt động bỏn hàng cú đặc điểm phỏt sinh khỏc.
Đơn vị: ………
Địa chỉ: ………
NHẬT Kí MUA HÀNG (BÁN)
Năm: ……
Chứng từ Ghi Cú TK doanh thu (ghi Nợ cỏc TK) TK khỏc Ngày thỏng vào sổ SH NT Diễn giải Phải thu khỏch hàng (phải trả nhà cung cấp) TK TK Số hiệu Số hiệu Cộng
Như vậy để thiết kế sổ Nhật ký đặc biệt cần căn cứđặc điểm đối tượng mở sổ và yờu cầu quản lý đối tượng đú để cú mẫu sổ hợp lý với quỏ trỡnh hạch toỏn.
* Sổ cỏi trong hỡnh thức Nhật ký chung
Sổ cỏi được mở để ghi tiếp số liệu kế toỏn từ sổ Nhật ký, đõy là sổ tổng hợp dựng để hệ
thống hoỏ cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tượng hạch toỏn. Đặc trưng kết cấu nội dung ghi chộp trờn sổ cỏi của hỡnh thức này là:
- Sổ cỏi được ghi sau sổ Nhật ký xột trờn gúc độ thứ tự phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đó
được chứng từ hoỏ.
- Sổ cỏi ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản cần mở.
- Ghi sổ cỏi được thực hiện theo từng nghiệp vụđó ghi trờn Nhật ký (Nhật ký chung hoặc Nhật ký đặc biệt - Nhật biờn, Nhật ký tài khoản…).
- Cơ sở ghi sổ cỏi là sổ Nhật ký chung
- Cỏch ghi sổ cỏi: lấy số liệu theo đối tượng trờn sổ Nhật ký để ghi vào sổ cỏi của đối tượng
đú. Trờn sổ cỏi tài khoản cần ghi chỳ trang Nhật ký phản ỏnh số liệu đó ghi, để tiện kiểm tra, đối chiếu số ngày cuối kỳ.
Đơn vị: ………
Địa chỉ: ……… SỔ CÁI Tài khoản: ……… Số hiệu: ……… Năm: ……
Chứng từ Đối chiếu nhật ký Số tiền Ngày thỏng
vào sổ SH NT Diễn giải Trang Dũng Nợ Cú Ghi chỳ
Số dưđầu kỳ
Cộng: Số dư cuối kỳ
* Bảng cõn đối tài khoản là bước kiểm tra số liệu ghi từ nhật ký vào sổ cỏi trước khi lập cỏc bỏo cỏo. Bảng cõn đối tài khoản - cũn gọi là bảng đối chiếu số dư và số phỏt sinh - cú thể lập theo tài khoản tổng hợp hoặc lập theo tài khoản chi tiết cấp 2, 3… Dự chi tiết hay tổng hợp, bảng cõn
đối tài khoản đều cú mẫu sau:
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
(Tổng hợp hoặc chi tiết) Tháng… (Quý… năm…) Số dưđầu kỳ Số phỏt sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số hiệu tài khoản Tờn gọi tài khoản Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú Tổn cộng