Chứng từ là căn cứ phỏp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vỡ vậy sau khi ghi sổ và kết thỳc kỳ hạch toỏn chứng từđược chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ khụng bị mất khi cần cú thể tỡm được nhanh chúng.
Chứng từ kế toỏn được lưu trữ phải là bản chớnh. Trường hợp chứng từ kế toỏn bị tạm giữ, bị tịch thu thỡ phải cú biờn bản kốm theo bản sao chụp cú xỏc nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thỡ phải cú biờn bản kốm theo bản sao chụp hoặc xỏc nhận.
Chứng từ kế toỏn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai thỏng, kể từ ngày kết thỳc kỳ kế toỏn năm hoặc kết thỳc cụng việc kế toỏn.
Chứng từ kế toỏn phải được lưu trữ theo thời hạn sau đõy:
- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toỏn dựng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế
toỏn, gồm cả chứng từ kế toỏn khụng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh; - Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toỏn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh, sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh năm, trừ trường hợp phỏp luật cú quy định khỏc;
Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từđược đem huỷ.
3.3.2. Kế hoạch luõn chuyển chứng từ
Do mỗi loại chứng từ cú vị trớ khỏc nhau trong quản lý và cú đặc tớnh vận động khỏc nhau nờn trong kế toỏn phải xỏc lập kế hoạch ( chương trỡnh) luõn chuyển chứng từ. Kế hoạch luõn chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước cho quỏ trỡnh vận động của chứng từ nhằm phỏt huy đầy đủ chức năng thụng tin và kiểm tra của chứng từ.
Để xõy dựng kế hoạch (chương trỡnh) luõn chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phỏt từ những cơ sở nhất định như:
- Đặc điểm của đơn vị hạch toỏn về quy mụ, về tổ chức sản xuất và quản lý… - Tỡnh hỡnh tổ chức hệ thống thụng tin (đặc biệt là thụng tin nghiệp vụ trong đơn vị). - Vị trớ và đặc điểm luõn chuyển của từng loại chứng từ.
Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch (chương trỡnh) luõn chuyển chứng từ là phản ỏnh
được từng khõu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xỏc định rừ địa chỉ (đối tượng hay tờn người chịu trỏch nhiệm) trong từng khõu. Trong điều kiện cho phộp cần xỏc định nội dung cụng việc ở từng khõu và cả thời gian cần thiết cho từng khõu (giai đoạn) của quỏ trỡnh vận động.
Hỡnh thức của kế hoạch (chương trỡnh) luõn chuyển chứng từ thường dựng dạng bảng hoặc sơđồ. Kế hoạch luõn chuyển chung cho nhiều loại chứng từ cú thể thực hiện dưới dạng bảng sau đõy: