II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (khụng phỏt sinh)
b. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký Sổ Cỏ
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký- sổ cỏi thể hiện qua sơđồ 6.2
Ghi chỳ: Chứng từ kế toỏn Sổ quỹ NHẬT Kí – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế
toỏn chi
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 6.2: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ cỏi
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toỏn cựng loại đó được kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại) được ghi trờn một dũng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cỏi.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn được lập cho những chứng từ cựng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toỏn và Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi đó ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi, được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Sổ
Nhật ký - Sổ Cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột số phỏt sinh
ở phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng tài khoản ở phần Sổ Cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cỏc thỏng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số
phỏt sinh luỹ kế từđầu quý đến cuối thỏng này. Căn cứ vào số dưđầu thỏng (đầu quý) và số phỏt sinh trong thỏng kế toỏn tớnh ra số dư cuối thỏng (cuối quý) của từng tài khoản trờn Nhật ký - Sổ
Cỏi.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối thỏng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi phải
đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phỏt sinh Tổng số phỏt sinh “Phỏt sinh” ở phần = Nợ của tất cả cỏc = Cú của tất cả cỏc
Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Tổng số dư Nợ cỏc Tài khoản = Tổng số dư Cú cỏc tài khoản
(4) Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải được khoỏ sổđể cộng số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoỏ sổ của cỏc đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và Số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký - Sổ Cỏi và trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khúa sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đỳng sẽđược sử dụng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
* Ưu, nhược điểm và điều kiện ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ "Nhật ký - Sổ cỏi"
Hạch toỏn theo hệ thống sổ của hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi rất đơn giản, số lượng ớt, nờn khối lượng ghi sổ ớt, số liệu kế toỏn tập trung, cho biết cả hai chỉ tiờu: thời gian và phõn loại theo
đối tượng ngay trờn một dũng ghi, kỳ ghi sổ trờn một quyển sổ. Tuy vậy, hỡnh thức sổ cú hạn chế lớn là
- Ghi trựng lắp trờn một dũng ghi: tổng số, số tiền đối ứng ghi trờn cỏc tài khoản quan hệ đối ứng;
- Tài khoản được liệt kờ ngang sổ, vỡ vậy khuụn khổ sẽ cồng kềnh, khú bảo quản trong niờn
độ; số lượng sổ tổng hợp chỉ cú một quyển nờn khú phõn cụng lao động kế toỏn cho mục đớch kiểm soỏt nội bộ.
Nếu đơn vị cú ớt tài khoản sử dụng, ớt lao động kế toỏn, khối lượng nghiệp vụ phỏt sinh khụng nhiều, trỡnh độ kế toỏn thấp thỡ ỏp dụng hỡnh thức sổ Nhật ký - Sổ cỏi là cú hiệu quả, khụng
ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thụng tin kế toỏn cho quản lý và độ chớnh xỏc của số liệu đó ghi.
6.2.4. Hỡnh thức sổ "Chứng từ - ghi sổ" a. Đặc trưng a. Đặc trưng
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo nội dung kinh tế trờn Sổ Cỏi. Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ gồm cú: - Chứng từ ghi sổ
- Sổđăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cỏi; cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổđược đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ
tự trong SổĐăng ký Chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn.
Chứng từ ghi sổ phải đớnh kốm chứng từ gốc mới cú giỏ trị phỏp lý để ghi tiếp vào cỏc sổ tổng hợp khỏc. Số hiệu của chứng từ ghi sổ là số thứ tự của chứng từđược lập và đăng ký trờn "Tổng Nhật ký - sổđăng ký chứng từ - ghi sổ".
Ngày thỏng ghi trờn chứng từ ghi sổ là ngày thỏng vào Sổđăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu chứng từ ghi sổđược thiết kế thống nhất theo dạng sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔNgày 10 thỏng 1 năm N : Số hiệu : 005 Ngày 10 thỏng 1 năm N : Số hiệu : 005 Tài khoản đối ứng Diễn giải Nợ Cú Số tiền (đồng) Ghi chỳ Nhập kho Nguyờn vật liệu chớnh A 15211 331 1.004.400 Nhập kho Nguyờn vật liệu chớnh B 15223 331 250.000 Nhập kho Nguyờn vật liệu chớnh C 15224 111 80.000 Cộng 1.334.400
Kốm theo 03 phiếu nhập kho
Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn)
Người ghi sổ
(Ký, họ tờn)
Chứng từ ghi sổ là căn cứ duy nhất để vào sổ cỏi của hỡnh thức kế toỏn "Chứng từ ghi sổ", sau khi đảm bảo ghi đủ cỏc yếu tố trờn mẫu cho.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ là sổ tổng Nhật ký cú chức năng:
- Thứ nhất là ghi cỏc chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian đăng ký chứng từ ghi sổ. - Thứ hai là lưu giữ và quản lý tập trung số liệu kế toỏn theo thời gian ghi Nhật ký. - Thứ ba là làm căn cứđối chiếu số liệu với sổ cỏi.
Đơn vị …… SỔĐĂNG Kí CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 200N Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày, thỏng Số tiền (đồng) Số hiệu Ngày thỏng Số tiền (đồng) - 005 - 10/1 - 1.334.000 - - - - - - Cộng XXX - Cộng thỏng - Luỹ kế tới thỏng bỏo cỏo XXX Sổđăng ký chứng từ ghi sổ được ghi đơn khụng tỏi thể hiện quan hệđối ứng của nghiệp vụ đó lập trờn chứng từ ghi sổ. Tỏc dụng lưu trữ số liệu kế toỏn là tỏc dụng bao trựm của loại Tổng Nhật ký này.
Chứng từ ghi sổ sau khi đăng ký vào sổ "Đăng ký chứng từ ghi sổ" cú mẫu trờn, mới hoàn thành nội dung phản ỏnh để tiếp tục ghi sổ cỏi của hỡnh thức.
Sổ cỏi của hỡnh thức chứng từ - ghi sổ
Sổ cỏi là sổđược mở riờng cho từng tài khoản sử dụng, sổ cỏi của hỡnh thức kế toỏn này cú thể chi tiết theo tài khoản cấp 2, 3… (nếu bắt buộc); cơ sở duy nhất để ghi sổ cỏi là: Cỏc chứng từ
ghi sổđó lập và hoàn thành cỏc yếu tố cấu thành trờn kết cấu sổ. Sổ cỏi cú thể ghi theo định kỳ ghi chứng từ ghi sổ, cú thể ghi một lần vào ngày cuối kỳ bỏo cỏo. Số liệu trờn sổ cỏi được đối chiếu với sổ "Đăng ký chứng từ ghi sổ", sổ chi tiết lập riờng cho cựng một đối tượng phản ỏnh trờn trang sổ cỏi.
Sổ cỏi của hỡnh thức chứng từ ghi sổ cú mẫu kiểu một bờn hoặc sử dụng mẫu sổ cú kết cấu 2 bờn kiểu bàn cờ.