II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (khụng phỏt sinh)
c. Kỹ thuật chữa sổ kế toỏn
Trong quỏ trỡnh ghi chộp sổ, cú thể xảy ra sai sút ở những trường hợp khỏc nhau, sai sút cú thểđược phỏt hiện trong, sau kỳ hạch toỏn, niờn độ kế toỏn. Cỏc trường hợp sai sút cú thể là:
+ Ghi sai cỏc số liệu (số tiền hoặc số lượng hiện vật …) từ chứng từ vào cỏc sổ (số ghi lớn hơn hoặc nhỏ hơn số thực).
+ Ghi lặp lại nghiệp vụđó ghi trờn một sổ. + Ghi sai quan hệđối ứng trờn sổ.
Để đảm bảo số liệu kế toỏn khớp với thực tế tài sản, doanh thu, chi phớ, kết quả… cần hết sức hạn chế những sai sút hoặc do vụ tỡnh, hoặc do hữu ý gõy nờn. Khi phỏt hiện được sai sút, dự ở
thời điểm, thời kỳ nào, cần phải ỏp dụng cỏc phương phỏp chữa sổ theo những nguyờn tắc thống nhất quy định. Cỏc nguyờn tắc chung làm cơ sở cho việc chữa sai sút, điều chỉnh lại sổ sỏch là:
Nguyờn tắc 1: Phải thường xuyờn đối chiếu sổđể phỏt hiện sớm trước khi cộng sổ, kết dư
sổ, chuyển sổ giữa 2 kỳ kế toỏn, giữa 2 niờn độ kế toỏn.
Nguyờn tắc 2: Khi phỏt hiện sai cần tuỳ thuộc vào tớnh chất thời điểm phỏt hiện để dựng kỹ
thuật chữa thớch hợp. Trong bất kỳ cỏch chữa sổ nào cũng khụng được tẩy xoỏ làm mờ, mất, làm khụng rừ ràng số sai cần sửa.
Cỏc kỹ thuật chữa sổ gồm cú:
- Cải chớnh số liệu trờn sổ: Phương phỏp này thực chất là: dựng mực đỏ gạch ngang vào giữa dũng sai số sao cho khụng làm mất, làm khụng mờ số sai, sau đú ghi lại ghộp ghi, số cần ghi
đỳng bằng mực xanh thường với cựng số hiệu chứng từ gốc. Người cải chớnh phải ký sổ dũng chữa đỳng. Kỹ thuật cải chớnh chỉ dựng khi mọi sai sút được phỏt hiện sớm, chưa cộng sổ.
- Ghi bổ sung: Phương phỏp ghi bổ sung được sử dụng khi bỏ sút nghiệp vụ, ghi thiếu số
liệu so với chứng từ hoặc thực tế kiểm kờ trờn sổ kế toỏn; sai sút được phỏt hiện sau khi cộng sổ; hoặc trước khi cộng sổđều cú thể sử dụng phương phỏp này.
Cỏch ghi bổ sung là: dựng mực xanh (đen) thường ghi thờm định khoản sút, ghi số tiền chờnh lệch thiếu với số liệu, ngày thỏng của chứng từ gốc đó lập ghi phỏt sinh nghiệp vụ hoặc khi kiểm kờ đối chiếu.
Vớ dụ: Mua vật liệu nhập kho chưa trả nhà cung cấp. - Chứng từ nhập đó ghi giỏ thực tế vật liệu: 200.000đ
- Đó ghi sai trờn sổ con số: 20.000 đ (ghi lộn số).
- Số ghi thiếu do ghi sai = 200.000đ - 20.000đ = 180.000đ
Khi cộng sổ, đối chiếu sổ phỏt hiện và chữa như sau:
TK "Phải trả người bỏn" 20.000 180.000 TK "Nguyờn vật liệu" 20.000 180.000 Ghi sổ sai 1 Ghi bổ sung 2 - Ghi trị số õm trờn sổ kế toỏn
Phương phỏp ghi õm số liệu trờn kế toỏn dựng đểđiều chỉnh số tiền đó ghi trờn sổ bằng mực
đỏ trong cỏc tỡnh huống sai sút sau:
+ Sốđó ghi trờn sổ lớn hơn số thực kiểm kờ hoặc số thực đó ghi trờn chứng từ. + Ghi sai quan hệđối ứng trờn một trong cỏc sổ tài khoản thuộc quan hệđối ứng.
Ngoài ra phương phỏp ghi giảm bằng mực đỏ cũn được dựng trong số trường hợp ghi sổ vật tư hàng hoỏ mua tạm ghi theo giỏ tạm tớnh lớn hơn thực tế giỏ của tài sản.
Nếu ghi thừa số tiền trờn sổ thỡ cỏch chữa lại sốđỳng là: dựng mực đỏ ghi số thừa trờn sổ
theo đỳng quan hệđối ứng đó ghi - đồng thời ghi giải thớch, điều chỉnh giảm cho nghiệp vụ nào.
Vớ dụ: Mua vật liệu nhập kho chưa trả nhà cung cấp. - Số tiền trờn chứng từ ghi: 200.000đ - Số tiền ghi sổ kế toỏn vật liệu: 300.000đ - Số thừa trờn sổ kế toỏn là: 100.000đ Chữa số tiền thừa bằng ghi số õm. TK "Phải trả ngưũi bỏn" 300.000 (100.000) TK "Nguyờn vật liệu" 300.000 (100.000) Ghi sai Chữa sổ bằng mực đỏ
Nếu sai định khoản hoặc trựng định khoản trờn sổ ta chữa như sau: dựng mực đỏ ghi lại
định khoản sai hoặc trựng, sau đú dựng mực thường ghi lại định khoản đỳng; chỳ ý giữ
nguyờn số liệu chứng từ và cỏc căn cứ ghi sổ khỏc.
Vớ dụ: Doanh nghiệp dựng tiền mặt trả tiền mua vật liệu cho người bỏn với số tiền: 2.500.000đ
Trờn sổ kế toỏn tiền mặt đó ghi là:
Nợ TK "Phải thu của khỏch hàng": 2.500.000đ
Cú TK "Tiền mặt": 2.500.000đ
Khi phỏt hiện sửa sổ như sau bằng mực đỏ:
Nợ TK "Phải thu của khỏch hàng": (2.500.000đ)
Cú TK "Tiền mặt": (2.500.000đ)
Sau đú ghi lại định khoỏn đỳng bằng mực thường:
Nợ TK "Phải trả cho người bỏn": 2.500.000đ
Cú TK "Tiền mặt": 2.500.000đ
Thể hiện trờn sổ kế toỏn "Tiền mặt" như sau:
Đơn vị: ………… Địa chỉ: ……… SỔ QUỸ TIỀN MẶT Số hiệu: …… Năm 200X Chứng từ Số tiền SH NT Diễn giải TK đối ứng Nợ Cú Ghi chỳ 100 5/N Trả tiền mua vật tư 131 2.500.000 … … Trả tiền mua vật tư 131 (2.500.000) … … Trả tiền mua vật tư 331 2.500.000 ……….. Tổng cộng
* Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh
(1)- Trường hợp phỏt hiện sai sút trước khi bỏo cỏo tài chớnh năm nộp cho cơ quan nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đú trờn mỏy vi tớnh;
(2)- Trường hợp phỏt hiện sai sút sau khi bỏo cỏo tài chớnh năm đó nộp cho cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút trờn mỏy vi tớnh và ghi chỳ vào dũng cuối của sổ kế toỏn năm cú sai sút;
(3)- Cỏc trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh đều được thực hiện theo “Phương phỏp ghi số õm” hoặc “Phương phỏp ghi bổ sung” .
* Khi bỏo cỏo quyết toỏn năm được duyệt hoặc khi cụng việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toỏn kết thỳc và đó cú ý kiến kết luận chớnh thức, nếu cú quyết định phải sửa chữa lại số liệu trờn bỏo cỏo tài chớnh liờn quan đến số liệu đó ghi sổ kế toỏn thỡ đơn vị phải sửa lại sổ kế toỏn và số dư của những tài khoản kế toỏn cú liờn quan theo phương phỏp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trờn sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút, đồng thời phải ghi chỳ vào trang cuối (dũng cuối) của sổ kế toỏn năm trước cú sai sút (nếu phỏt hiện sai sút bỏo cỏo tài chớnh đó nộp cho cơ quan cú thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.