CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU CỦA NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH ĐA NGÀNH
2.2. Những vấn đề cơ bản về phương pháp quản trị theo mục tiêu
2.2.3. Ưu điểm và hạn chế của quản trị theo mục tiêu
- Tổ chức được phân định rõ: Một lợi ích quan trọng khác của MBO là làm cho các nhà quản trị phân định rõ vai trò và cơ cấu tổ chức. Trong phạm vi có thể, nên định ra các chức vụ xoay quanh những kết quả mong muốn chủ yếu của những người đang chịu trách nhiệm về các kết quả này. Thông qua việc thực hiện các chương trình MBO, các nhà quản trị có thể tìm thấy những thiếu sót trong tổ chức của mình. Để đạt được kết quả, các nhà quản trị có thể phân chia quyền hạn căn cứ theo các kết quả mà họ mong đợi và từ đó sắp xếp lại theo hướng hiệu quả hơn.
- Sự cam kết cá nhân: Một trong những lợi ích lớn của MBO là nó khuyến khích mọi người cam kết với các mục tiêu của mình. Không còn là những con người vừa phải làm việc, vừa phải tuân theo các chỉ thị và phải chờ đợi sự hướng dẫn và các quyết định nữa. Giờ đây họ là những cá nhân có những mục đích được xác định rõ ràng. Họ được tham gia thực sự vào việc đề ra các mục tiêu, cơ hội đưa những ý kiến của mình vào các chương trình lập kế hoạch. Họ hiểu được phạm vi tự do sáng tạo, quyền hạn và họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của các cấp trên, để đảm bảo họ có thể thực hiện được các mục tiêu của mình. Đó là những yếu tố làm cho con người có thể ý thức về sự cam kết. Mọi người trở thành những người chủ, hài lòng và phấn khởi với nhiệm vụ của mình.
- Triển khai các biện pháp kiểm tra hiệu quả: Giống như cách thức mà phương pháp MBO làm nảy sinh ra một hình thức lập kế hoạch hiệu quả hơn, nó cũng hỗ trợ cho việc triển khai những biện pháp kiểm tra hiệu quả. Công tác kiểm tra gắn liền với việc đo lường kết quả và tiến hành điều chỉnh những sai lệch so với
kế hoạch để đảm bảo đạt được các mục tiêu. Một trong những vấn đề chủ yếu về hệ thống và quá trình kiểm tra quản trị là biết được ta phải quan sát cái gì. Một hệ thống mạch lạc, các mục tiêu xác đáng là sự hướng dẫn nhận biết tốt nhất.
- Phát huy đầy đủ tiềm năng nhân viên: Bằng việc khuyến khích nhân viên định hướng công việc và theo đuổi mục tiêu đến cùng, MBO là phương pháp có khả năng phát huy được đầy đủ năng lực của nhân viên. Điều này được biểu hiện ngay trong bản chất và cách thức thực hiện MBO. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có các mục tiêu. Yêu cầu mục tiêu trong MBO là phải xác đáng. Trên thực tế, nếu không có mục tiêu rõ ràng, thì hành vi quản trị nhất định sẽ lộn xộn, tùy tiện, và trong tình trạng như vậy nhân viên rất khó tin tưởng có thể thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Trong một doanh nghiệp có các mục tiêu xác đáng, mỗi nhân viên đều nhận thức rõ ràng mục tiêu của mình, khả năng hoàn thành mục tiêu sẽ cao hơn.
Khi cố gắng đạt mục tiêu cụ thể mà mỗi nhân viên sẽ nỗ lực phấn đấu, phát huy hết khả năng của mình.
Cách thức quản trị khác nhau sẽ đem lại kết quả khác nhau. Đối với doanh nghiệp chỉ chú trọng tới quá trình, chú ý phải làm thế nào mà lại bỏ qua thành quả công việc, cách thức này tất yếu sẽ dẫn đến nhân viên làm việc theo quy tắc điều kiện, có thể mang tính bảo thủ, thiếu tinh thần sáng tạo. MBO ngược lại hoàn toàn, nó chú trọng khơi dậy tính tích cực về mọi mặt của nhân viên, phát huy đầy đủ sự năng động, chủ động của nhân viên. Những điều này sẽ trở thành động lực khuyến khích nhân viên tích cực đem hết khả năng để giành được thành quả tốt hơn.
Có thể nói, MBO hết sức coi trọng nhân tố chủ động, nó dẫn dắt tính tích cực, chủ động của mỗi nhân viên, tạo điều kiện cho mọi thành viên trong doanh nghiệp có cơ hội phát triển năng lực của mình, trên nền tảng xác định rõ ràng mục đích công việc, tự cam kết thực hiện, và tự mình xác định thành quả công việc trong mỗi giai đoạn.
- Quản lý tốt hơn: Có thể nói vắn tắt rằng tất cả các ưu điểm của công tác MBO là đưa đến một cách thức quản trị hoàn thiện hơn. Không thể đề ra được các mục tiêu khi không lập kế hoạch và chỉ có cách lập kế hoạch định hướng tới kết quả mới là loại hình kế hoạch có ý nghĩa. MBO buộc các nhà quản trị phải nghĩ đến việc
xây dựng kế hoạch, nhằm đạt kết quả chứ không chỉ đơn thuần là việc vạch kế hoạch hoạt động và kế hoạch công tác. Để đảm bảo cho các mục tiêu được thực hiện, MBO cũng đòi hỏi những nhà quản trị phải suy nghĩ về cách thức mà họ sẽ đạt được các kết quả đã định, về tổ chức và con người cũng như là những nguồn lực và sự hỗ trợ mà họ sẽ cần đến. Ngoài ra, không có cách thúc đẩy nào tốt hơn đối với công việc là kiểm tra, cũng như không có cách thức nào tốt hơn để biết rõ tiêu chuẩn kiểm tra là so với việc định ra mục tiêu rõ ràng.
2.2.3.2. Nhược điểm của quản trị theo mục tiêu
Ưu điểm, tiềm năng cho sự thành công trong cách quản trị và đánh giá của phương pháp MBO là rất lớn. Nhưng điểm yếu là khi vận dụng sai, hệ thống này có thể thoái hóa thành một mốt nhất thời, hay một mánh lới tuyên truyền về quản trị. Vì vậy, trong quá trình thực hành MBO, rất cần thiết phải nghiên cứu triệt để các nhược điểm và thiếu sót của hệ thống này. Một số nhược điểm là nội tại ở bên trong hệ thống MBO, một số khác là do những sai sót trong việc vận dụng nó.
- Khó khăn của việc đề ra các mục tiêu: Việc đề ra các mục tiêu xác đáng thực sự rất khó, đặc biệt khi chúng khá co giãn, từ quý này sang quý khác, từ năm này sang năm khác. Mặc dù có thể nó cần sự nghiên cứu và làm việc nhiều hơn, song việc đề ra các mục tiêu vẫn không khó khăn lắm so với nhiều loại hình lập kế hoạch hiệu quả khác. Tuy việc thiết lập được những mục tiêu xác đáng trong MBO cần công phu hơn, nhưng có nhiều khả năng đạt được hơn so với việc đưa ra nhiều kế hoạch, mà trong đó chỉ phác họa ra công việc cần làm.
- Tính ngắn hạn của các mục tiêu: Trong hầu hết các hệ thống hoạt động theo MBO, các nhà quản trị thường đề ra mục tiêu trong thời gian ngắn, thường cho một năm hoặc ngắn hơn. Rõ ràng có sự cảnh báo của việc chú trọng đến mục tiêu ngắn hạn, mà lại gây tổn thất cho mục tiêu dài hạn. Tất nhiên điều đó có nghĩa là các nhà lãnh đạo cấp trên phải luôn tin chắc rằng các mục tiêu hiện tại, cũng như bất kỳ một kế hoạch ngắn hạn khác đều được xây dựng lên để phục vụ cho những mục tiêu lâu dài.
- Tính cứng nhắc của mục tiêu: Các nhà quản trị thường ngần ngại khi phải
thay đổi mục tiêu. Mặc dù các mục tiêu có thể không còn ý nghĩa nếu chúng bị thay đổi quá nhiều và không thể hiện kết quả của việc suy nghĩ chín chắn, được xây dựng kế hoạch tốt. Song thật không phải khi mong đợi vào một nhà quản trị phấn đấu cho một mục tiêu không còn phù hợp nữa so với những mục tiêu chung đã sửa đổi cùng với những tiền đề đã thay đổi.
- Sự không nắm vững tính khoa học của MBO: Tuy rằng MBO có vẻ đơn giản, nhưng các nhà quản trị muốn đưa nó vào thực hành thì cần phải hiểu và đánh giá kỹ về nó. Tiếp đó, họ phải giải thích cho cấp dưới biết MBO là gì, tại sao lại đang được vận dụng, nó giữ vai trò gì trong việc đánh giá sự thực hiện nhiệm vụ và trên hết là những người tham gia có lợi như thế nào.
- Thiếu sự hướng dẫn cho những người đề ra mục tiêu: Cũng như bất kỳ loại hình lập kế hoạch nào, việc MBO không thể thực hiện được nếu những người dự định đề ra mục tiêu không có được những hướng dẫn cần thiết. Các nhà quản trị cần phải biết rõ đâu là những mục tiêu phối hợp và làm thế nào để các hoạt động riêng của họ phù hợp với các mục tiêu đó. Nếu các mục tiêu phối hợp còn mơ hồ, không thực tế hoặc không tương thích thì rõ ràng các nhà quản trị không thể điều chỉnh sự hoạt động theo chúng được. Để lập kế hoạch một cách hiệu quả mọi người cần phải có một số giả thiết về tương lai (tiền đề lập kế hoạch), một số hiểu biết nào đó về các chính sách có ảnh hưởng tới các phạm vi hoạt động của họ và sự nhận thức về các mục tiêu, các chương trình mà các mục tiêu của họ có liên quan chặt chẽ với chúng. Việc không đáp ứng được những yêu cầu này có thể dẫn tới lỗ hổng nguy hiểm trong công tác hoạch định.
- Những nhược điểm khác: Với mong muốn có những mục tiêu xác đáng, người ta có thể quá lạm dụng các mục tiêu định lượng và cố dùng các con số vào các lĩnh vực mà chúng không thích hợp, hoặc giảm cấp các mục tiêu định tính không quan trọng. Đôi khi các nhà quản trị không sử dụng mục tiêu như là một sức mạnh liên kết với sự tham gia rộng rãi và sự giúp đỡ cần thiết của cấp trên. Một sự cần chú ý nữa khi các nhà quản trị quên rằng quản trị bao gồm nhiều vấn đề chứ không chỉ là việc đề ra mục tiêu mà thôi.
Tuy có những khó khăn trong vận dụng MBO, nhưng thực tế, hệ thống này đã chú trọng đến việc đề ra các mục tiêu mà từ lâu người ta đã biết nó là một phần quan trọng của công tác hoạch định và quản trị [14].