CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU CỦA NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH ĐA NGÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI
4.2. Giải pháp vận dụng thành công phương pháp quản trị theo mục tiêu của nhà quản trị cấp cao trong các công ty cổ phần kinh doanh đa ngành
4.2.3. Thực hiện phân công, phân cấp và ủy quyền trong quản trị điều hành công ty cổ phần kinh doanh đa ngành
- Vai trò của phân cấp và ủy quyền trong việc vận dụng MBO:
Phân công, phân cấp và uỷ quyền giữ vai trò rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao khi vận dụng phương pháp MBO trong các công ty cổ phần kinh doanh đa ngành. Vận dụng MBO thành công khi công tác phân công, phân cấp và uỷ quyền được vận dụng hiệu quả và phù hợp. Quản trị cấp cao cần biết cách ủy thác công việc cho quản trị cấp thấp hơn và cán bộ nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác. Nhà quản trị chỉ có thể hoàn thành được mục tiêu công việc của mình khi biết cách phân công nhiệm vụ, phân cấp và uỷ quyền cho đội ngũ lãnh đạo và cán bộ nhân viên.
Tác dụng của việc phân cấp, ủy quyền phù hợp bao gồm:
Giúp quản trị cấp cao có nhiều thời gian cho những công việc quản trị và hoạch định, tránh việc bị sa lầy vào các công việc sự vụ.
Bảo đảm chủ động và sáng tạo của người điều hành trong việc thực hiện công việc được giao hướng tới thực hiện có hiệu quả mục tiêu chung của công ty.
Giúp nhân viên có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức.
Đây cũng là một biện pháp phát triển nhân viên thông qua công việc.
- Những vấn đề cần cân nhắc khi phân cấp và ủy quyền trong vận dụng MBO:
Phân công công việc là giao cho các cấp quản trị và cán bộ nhân viên trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc nào đó. Song song với phân công công việc, người quản trị cần cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, sự phân chia không phù hợp khiến người này bất bình, người kia phật ý, tạo thành những làn sóng bất hợp tác, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Do vậy, phân chia công việc, trao quyền cho nhân viên cần có sự cân bằng và nhà quản trị cần phải có nghệ thuật. Một số vấn đề cần lưu ý khi phân cấp và trao quyền bao gồm:
Đưa ra mục tiêu rõ ràng và cam kết nguồn lực: Căn cứ vào chiến lược công ty, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tác nghiệp đã được xây dựng, quản trị cấp cao giao mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho lãnh đạo và cán bộ nhân viên ở từng lĩnh vực kinh doanh, từng đơn vị phòng ban. Tuy nhiên, mục tiêu chỉ có thể đạt được với nguồn lực đảm bảo. Vì vậy việc giao mục tiêu luôn gắn liền với cam kết nguồn lực.
Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể cân đối tốt nhất giữa mục tiêu và nguồn lực cho từng đơn vị, bộ phận, và cá nhân.
Cách tốt nhất là các nhà quản trị dành thời gian cùng xây dựng mục tiêu và yêu cầu nguồn lực với cấp dưới. Các thành viên tham gia cùng xác định mục tiêu và yêu cầu nguồn lực. Sự chia sẻ và đàm phán giữa các bộ phận sẽ làm cho mọi người hiểu rõ hơn các ràng buộc mà nhà quản trị cấp cao gặp phải, từ đó họ cũng sáng tạo hơn trong việc sử dụng nguồn lực. Khi mọi người hiểu rõ mục tiêu, hiểu rõ công việc, và có cảm giác làm chủ đối với mục tiêu được giao, họ sẽ có động lực thực hiện tốt hơn.
Chia sẻ cơ hội quản trị: Khi đã giao việc và giao quyền cho mọi người có nghĩa quản trị cấp cao đang vận dụng MBO trong quản trị điều hành. Kể cả đang
giữ vị trí đầu tàu, quản trị cấp cao cũng không được độc đoán, thể hiện quyền lực bằng cách bắt mọi người răm rắp theo ý mình và báo cáo mọi công việc được giao từng ngày. Quản trị cấp cao cần phải nắm được diễn biến công việc nhưng hãy chia sẻ cơ hội quản trị với quản trị cấp dưới và cán bộ nhân viên. Khi phân chia công việc, mỗi người sẽ đảm nhận trọng trách riêng và có sự quản trị theo cách của mình.
Mỗi người có thể sẽ có cấp dưới, có nhóm riêng và họ trực tiếp quản lý người của mình. Là người quản trị chung, quản trị cấp cao chỉ nên làm việc với các nhóm trưởng, không nên xen vào từng nhóm cụ thể nếu mọi việc vẫn suôn sẻ. Khi đã phân chia công việc cụ thể, quản trị cấp cao nên để mọi việc cho từng bộ phận độc lập giải quyết. Đây cũng là cách quản trị cấp cao chia sẻ cơ hội quản trị cho những người khác có điều kiện thực hành năng lực lãnh đạo của mình.
Giám sát và hỗ trợ: Khi vận dụng MBO, nhà quản trị cấp cao còn đóng vai trò giám sát, tư vấn trợ giúp cho cấp dưới hoàn thành mục tiêu. Khi công việc gặp trục trặc, nhà quản trị cấp cao cần trợ giúp cấp dưới tìm ra giải pháp phù hợp. Một trong những biện pháp là nhà quản trị cấp cao triệu tập các thành viên của bộ phận, tổ chức một cuộc họp chung. Quản trị cấp cao là người giải thích vấn đề rắc rối cho mọi người hiểu, phân tích xem công việc bị đình trệ ở khâu nào và vì sao. Sau đó yêu cầu mọi người đưa giải pháp cụ thể, khuyến khích họ đề xuất quan điểm giải quyết vấn đề nhanh nhất. Mỗi người một giải pháp sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, tâm trí. Đây cũng là cơ hội để khám phá thêm những nhân tài và mọi người đều cảm thấy được tôn trọng. Khi nhân viên đều thoải mái tinh thần, công việc càng dễ dàng trôi chảy, khó khăn khắc phục nhanh hơn.
- Phân cấp và chế độ uỷ quyền trong công ty cổ phần kinh doanh đa ngành:
MBO là phương pháp quản trị đòi hỏi quản trị cấp cao phải biết phân cấp và uỷ quyền công việc trong quản trị điều hành. Trong các công ty cổ phần kinh doanh đa ngành cũng như trong các doanh nghiệp nói chung nhà quản trị thường được phân thành ba cấp là quản trị cấp cao, quản trị cấp trung và quản trị cấp cơ sở. Mỗi lĩnh vực kinh doanh trong các công ty cổ phần kinh doanh đa ngành thông thường
tổ chức, bố trí một nhà quản trị cấp cao phụ trách, có thể là Phó Tổng Giám đốc, và theo sau đó là các cấp quản trị thấp hơn. Các lĩnh vực kinh doanh hay các bộ phận trong công ty kinh doanh đa ngành có thể độc lập với nhau, nhưng đều nằm trong một tổ chức và có một mục tiêu chung của công ty. Do vậy, mối quan hệ giữa nhà quản trị cấp cao của công ty với các nhà quản trị của từng lĩnh vực kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cũng như mối quan hệ giữa các nhà quản trị ở các lĩnh vực kinh doanh và các bộ phận khác nhau với nhau.
Ủy quyền là việc quản trị cấp cao cho phép quản trị cấp dưới và cán bộ nhân viên có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm. Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Sự ủy quyền có thể thể hiện dưới hai hình thức, ủy quyền chính thức là qua sơ đồ cấu tạo bộ máy, mỗi bộ phận có những chức năng và quyền hạn rõ ràng và ủy quyền không chính thức, qua sự tín nhiệm cá nhân, giám đốc ký quyết định uỷ quyền cho cấp dưới được quyền hạn và trách nhiệm nào đó. Khi ủy quyền cho cấp dưới, quản trị cấp cao có điều kiện giải phóng bớt cho công việc cụ thể để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng và bao quát của doanh nghiệp. Mặt khác tạo ra được môi trường rèn luyện cán bộ để từ đó chọn lọc đề bạt người xứng đáng vào vị trí quản trị cần thiết.
Để việc ủy quyền được thành công trước hết phải được tiến hành một cách có ý thức từ hai phía, người uỷ quyền và người được uỷ quyền. Người uỷ quyền phải rất hiểu biết bản thân cấp dưới thì mới thực hiện được sự uỷ quyền. Cấp dưới được uỷ quyền phải xác định được trách nhiệm trước cấp trên khi được giao quyền và phải thấy rõ những giới hạn trong quyền lực của mình để không vượt qua giới hạn đó. Người uỷ quyền một mặt đòi hỏi hệ thống chỉ huy phải rõ ràng, nhưng không nên đòi hỏi sự tuân thủ máy móc của người được uỷ quyền, phải cho họ được linh hoạt giải quyết công việc, thậm chí được phép điều chỉnh, sửa đổi nội dung công việc khi cần thiết.
- Điều kiện thực hiện việc phân cấp và ủy quyền:
Trước hết, phân cấp và ủy quyền phải gắn với xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản trị công ty, xác định cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với đặc điểm của công ty. Trong MBO, cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm thực hiện nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân, bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ quản trị, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quản trị, cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình. Các mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhân viên thừa hành nhất thiết phải được xác định rõ ràng. Mỗi nhân viên chỉ có thể có một người chỉ huy để nhận chỉ thị trực tiếp và báo cáo kết quả công việc. Cơ cấu tổ chức quản trị phải được thiết kế và thực hiện cho một thời gian dài, chỉ nên thay đổi khi nào thật sự cần thiết, do mục tiêu quản trị đòi hỏi và trong quá trình dự thảo cơ cấu tổ chức quản trị cần thu hút sự tham gia của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, quản trị cấp cao phải bố trí, bổ sung và thay đổi cán bộ cho phù hợp. Đảm bảo tổ chức được vận hành tốt, thực thi các kế hoạch đã được xây dựng và hướng tới các mục tiêu đã đặt ra.
Thứ hai, cần xây dựng quy chế làm việc, bản quy định có tính pháp lý nội bộ công ty về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, mỗi chức trách cụ thể. Để công ty hoạt động có tổ chức, kỷ luật, khoa học, đáp ứng các yêu cầu quản trị như phân công, phân cấp và uỷ quyền cũng như các yêu cầu về sản xuất kinh doanh, quản trị cấp cao phải xây dựng quy chế làm việc cho công ty. Bản quy chế bao gồm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, đơn vị thành viên, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các chức danh quản trị cấp cao và quản trị các cấp cũng như cán bộ nhân viên trong công ty. Ngoài ra, bản quy chế quy định mối quan hệ công việc trong từng lĩnh vực kinh doanh, đơn vị thành viên và mối quan hệ giữa các lĩnh vực kinh doanh và đơn vị thành viên với nhau...