CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU CỦA NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH ĐA NGÀNH
2.2. Những vấn đề cơ bản về phương pháp quản trị theo mục tiêu
2.2.4. Phân biệt phương pháp quản trị theo mục tiêu với một số phương pháp quản trị khác
- Phân biệt quản trị theo mục tiêu (MBO) với quản trị theo thời gian (MBT) Bảng 2.1: Sự khác nhau giữa MBO và MBT
MBO MBT
- Đặc điểm:
Quản trị doanh nghiệp theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác
- Ưu điểm:
+Năng suất lao động cao
+Phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên
+Tạo môi trường làm việc mang tính cạnh tranh
+Thúc đẩy làm việc vì mục tiêu của nhân viên và doanh nghiệp
+Tối đa hoá nguồn lực doanh nghiệp và hạn chế lãng phí thời gian
- Nhược điểm:
Nếu không có công cụ kiểm soát tốt sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực mà mục tiêu không đạt được
- Đặc điểm:
Quản trị doanh nghiệp theo chiều dọc mang nặng tính chỉ huy và điều khiển - Ưu điểm:
+Duy trì ý thức kỷ luật của nhân viên
- Nhược điểm:
+Tạo sức ỳ và tính thụ động của nhân viên
+Không khai thác hết năng lực làm việc của nhân viên
+Lãng phí về thời gian và nguồn lực lao động khi làm việc theo kiểu đối phó
+Không thúc đẩy nhân viên làm việc vì mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nguồn: Tác giả tổng hợp Phương pháp quản trị theo thời gian (MBT) là cách quản trị mang tính truyền thống, đảm bảo duy trì ý thức kỷ luật và tuân thủ các quy định làm việc của doanh nghiệp.
- Phân biệt quản trị theo mục tiêu (MBO) với quản trị theo quá trình (MBP):
Đến nay vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp quản trị nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây:
Bảng 2.2: Sự khác nhau giữa MBO và MBP
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kết quả công việc - Đảm bảo theo mục tiêu đề ra
- Hiệu quả - Làm đúng việc
- Kiểm soát được công việc chi tiết, nhưng chưa chắc đã đảm bảo mục tiêu
- Hiệu năng - Làm việc đúng Người sử dụng Thường là quản trị cấp cao và
cấp trung
Thường là quản trị cấp trung và cấp thấp
Ưu điểm Thuận lợi cho loại công việc khó kiểm soát hoặc đo lường
Thuận lợi cho công việc khó xác định mục tiêu
Vận dụng - Quản lý công việc khó xây dựng được quy trình
- Hệ thống hoạt động linh hoạt, có sự phân công, phân cấp hướng mục tiêu
- Quyền tự chịu trách nhiệm và ra quyết định
- Hoạch định, kiểm tra và đánh giá theo mục tiêu
- Quản lý các công việc khó xác định mục tiêu
- Xây dựng các tài liệu phục vụ cho doanh nghiệp một cách hệ thống, thống nhất - Xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát - Chuẩn hoá dòng thông tin hệ thống và kiểm soát
Nguồn: Tác giả tổng hợp +Về bản chất, MBO quản trị việc xác định và thực hiện mục tiêu, căn cứ vào mục tiêu để tiến hành quản trị. Một phương pháp đặt trọng tâm vào mục tiêu, kết quả công việc. Mỗi thành viên, mỗi bộ phận đề ra mục tiêu phấn đấu cho cá nhân, bộ phận mình và cam kết thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Bản chất MBO là khoán việc.
Trong khi đó, phương pháp MBP là điều khiển hoạt động của công ty có mối quan hệ và tương tác lẫn nhau, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành đầu ra, hướng tới thỏa mãn nhu cầu mong đợi của khách hàng. MBP đòi hỏi đặt ra các yêu cầu, tiêu chuẩn
hóa toàn bộ quá trình tổng thể, cũng như mọi quá trình bộ phận của công ty và thực hiện chúng theo các bước trong một quy trình đã thiết kế trước. Bản chất MBP là quản lý công việc theo một chu trình đã được phân tích và quy định kỹ lưỡng.
+Về nội dung, trong MBO, từ nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp đến các nhân viên trong doanh nghiệp phải tự mình đề ra mục tiêu cho bản thân, phải tự kiểm tra việc thực hiện công việc của chính mình. Nó đòi hỏi tính tự giác cao của mỗi cá nhân, gắn trách nhiệm với từng con người cụ thể. MBO đòi hỏi các nhà quản trị phải xác định đầy đủ, chính xác các mục tiêu của doanh nghiệp, của từng bộ phận, và từng người, đảm bảo cho các mục tiêu này thống nhất với nhau. Khi hệ thống MBO hoàn chỉnh được xác lập, các nhà quản trị sẽ có cơ sở xây dựng, thực hiện các kế hoạch riêng của họ. Qua đó thực hiện một cách tự động các kế hoạch của doanh nghiệp. Mỗi người trong doanh nghiệp đều phải hiểu rõ họ phải đạt được những mục tiêu gì và họ sẽ góp được gì vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Trong khi đó, MBP có những đặc điểm cơ bản như: Xây dựng và mô tả các hoạt động của doanh nghiệp thành một hệ thống các tiêu chuẩn vận hành theo quá trình, được xác định một cách khoa học.
Phân chia quá trình tổng thể thành các quá trình bộ phận có liên hệ mật thiết với nhau. Định vị người lao động của doanh nghiệp trong quá trình đó. Trên cơ sở phân tích, thảo luận kỹ về các phương án thực hiện quá trình, công ty xác lập một quy trình chuẩn buộc các thành viên phải tuân theo, không thể tùy tiện thay đổi.
Tổ chức các hoạt động quản trị theo hướng kiểm soát chặt chẽ, thực hiện quá trình căn cứ vào sự thay đổi của nhu cầu, các điều kiện sản xuất kinh doanh...
Những thay đổi, điều chỉnh này sẽ phải được công khai để thực hiện nhất quán.
+ Về tổ chức thực hiện, MBO phản ánh rõ nét quá trình phát triển của quản trị doanh nghiệp, từ quản trị mang tính chỉ huy theo chiều dọc sang quản trị mang tính kết nối và cộng tác theo chiều ngang. Vận dụng và triển khai MBO thông qua một số bước như: Xác định mục tiêu cấp cao; xác định mục tiêu và chỉ tiêu của các cấp thấp hơn hoặc trong thời hạn ngắn hơn; xây dựng các kế hoạch và triển khai thực hiện; quá trình giám sát, kiểm tra và điều chỉnh;
đánh giá hoàn thành công việc và các chính sách khuyến khích. Trong khi đó, trình tự triển khai MBP là: Xác định các bước để thực hiện công việc; xây dựng quy trình cho công việc đó; xây dựng kế hoạch kiểm soát quá trình; kế hoạch kiểm tra thử nghiệm; đo lường theo kế hoạch kiểm soát quá trình và kế hoạch kiểm tra thử nghiệm.
+Về ưu và nhược điểm, MBO có ưu điểm: Nhấn mạnh vào việc thiết lập các mục tiêu, quản trị tốt hơn, tổ chức được phân định rõ hơn. Thường xuyên truyền thông và phản hồi thông tin giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Có nhiều cơ hội cho nhân viên, có sự cam kết của nhân viên và phát huy tiềm năng của nhân viên. Triển khai các biện pháp kiểm tra hiệu quả. Hạn chế: MBO thường sử dụng những kinh nghiệm của quá khứ làm cơ sở để đề ra các mục tiêu và quyết định cho tương lai. Trong khi đó, môi trường kinh doanh thay đổi hết sức nhanh chóng, nên những mục tiêu và quyết định đó có thể đã bị lạc hậu ngay từ khi chúng chưa được thực hiện. MBO được sử dụng như một công cụ áp đặt từ trên xuống, nhằm kiểm soát mọi người. Thất bại thường xảy ra khi có sự đối lập giữa những giá trị bên trong của tổ chức với những triết lý và phong cách quản trị. MBO cần môi trường nội bộ lý tưởng.
+Trong khi đó, MBP có ưu điểm như đảm bảo tính tập trung cao, thậm chí tất cả đã được định vị trước; ít sai lạc về mọi phương diện, do đó đảm bảo các chuẩn mực đề ra, kể cả khó khăn; dễ đúng chuẩn; kiểm soát quy trình từ đầu đến cuối.
Nhược điểm: Cấp dưới ít sáng tạo vì tất cả đã được quy định chặt chẽ; chủ động không cao mà tính lệ thuộc cao và không có tính linh động.