CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU CỦA NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH ĐA NGÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI
4.2. Giải pháp vận dụng thành công phương pháp quản trị theo mục tiêu của nhà quản trị cấp cao trong các công ty cổ phần kinh doanh đa ngành
4.2.2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tác nghiệp của công ty cổ phần kinh doanh đa ngành
- Vai trò của kế hoạch kinh doanh đối với việc vận dụng phương pháp MBO:
Chiến lược giúp xác định các định hướng và mục tiêu dài hạn, là nền tảng cho việc vận dụng MBO thành công. Tuy nhiên, vai trò của nhà quản trị cấp cao còn phải trực tiếp điều hành các hoạt động hàng năm. Việc lập kế hoạch hoạt động hàng năm chính là cụ thể hóa chiến lược cho từng kỳ, và trực tiếp vận dụng MBO trong công tác điều hành.
Kế hoạch kinh doanh là kế hoạch cụ thể hóa chương trình hoạt động của tổ chức theo không gian như các đơn vị trong tổ chức, và thời gian như kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, nhưng nhìn chung kế hoạch kinh doanh hàm ý là kế hoạch hàng năm. Kế hoạch kinh doanh được xây dựng trên cơ sở chiến lược công ty, cụ thể hóa chiến lược công ty cho từng thời hạn (hàng năm). Kế hoạch kinh doanh là một công cụ để nhà quản trị vận dụng trực tiếp phương pháp MBO trong quản trị điều hành doanh nghiệp.
- Nội dung của kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tác nghiệp trong việc vận dụng MBO:
Kế hoạch đòi hỏi xác định cụ thể mục tiêu, giải pháp, và nguồn lực cần thiết ở cả cấp độ công ty, bộ phận, đơn vị, và cá nhân. Khi vận dụng MBO, các chỉ tiêu kế hoạch chính là cơ sở điều hành, giám sát, đánh giá của nhà quản trị cấp cao. Vì vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu phù hợp là hết sức quan trọng. Nội dung kế hoạch cần bao gồm các yếu tố cơ bản sau:
Hệ thống mục tiêu với các chỉ tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, và được xây dựng ở mọi cấp và là cơ sở cho việc giám sát đánh giá của nhà quản trị. Hệ thống mục tiêu cần đáp ứng các tiêu chuẩn thông dụng như: Cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính thực tiễn, và có thời hạn rõ ràng (SMART). Điều quan trọng là các mục tiêu cấp thấp hơn phải phù hợp và hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu cấp cao hơn.
Các giải pháp cụ thể nhằm đạt được mục tiêu. Để đạt mục tiêu, công ty, các bộ phận, và từng cá nhân cần đặt ra các giải pháp thực hiện. Khi vận dụng MBO, các giải pháp chính là quyền chủ động của lãnh đạo đơn vị, nhà quản trị cấp cao không can thiệp sâu. Tuy nhiên, việc đề ra một bộ giải pháp luôn quan trọng vì nó là xuất phát điểm cho thực hiện kế hoạch.
Nguồn lực cần thiết: Nguồn lực cần thiết gắn liền với mục tiêu. Với phương pháp MBO, nhà quản trị cấp cao luôn quan tâm tới sự phù hợp giữa mục tiêu và nguồn lực cho các bộ phận và cá nhân.
- Yêu cầu của kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tác nghiệp trong việc vận dụng MBO:
Để vận dụng thành công MBO, quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tác nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Tính tham gia: Kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tác nghiệp được xây dựng trên cở sở có sự tham gia của tất cả đội ngũ lãnh đạo cũng như toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. Kế hoạch phải được sự đồng thuận và cam kết của từng cán bộ nhân viên cũng như của tập thể lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong từng lĩnh vực kinh doanh, từng bộ phận phòng ban. Điều này rất quan trọng vì suy cho cùng, các mục tiêu kế hoạch chính là các tiêu chí đánh giá năng lực và thành tích của các đơn vị. Ngoài ra, việc xác định đúng nguồn lực cho các mục tiêu đó cũng đòi hỏi sự tham gia tích cực của các bộ phận.
Tính logic: Phương pháp MBO đòi hỏi kế hoạch phải có tính logic trong hệ thống mục tiêu các cấp. Như trên đã nói, mục tiêu cấp thấp hơn phải phù hợp và phục vụ mục tiêu cấp cao hơn.
Tính thực tế: Các mục tiêu chính là cơ sở giám sát và điều hành của nhà quản trị cấp cao. Vì vậy, các mục tiêu này cần được xây dựng một cách hết sức thực tiễn. Kế hoạch kinh doanh phải được lập dựa trên cơ sở vững chắc về kiến thức, thông tin thị trường, các quy luật khách quan của nền kinh tế, nếu không đảm bảo điều này kế hoạch kinh doanh sẽ trở thành một văn bản viển vông thiếu tính thuyết phục.
Tính linh hoạt: Trong khi nhà quản trị điều hành giám sát theo mục tiêu, các bộ phận, đơn vị, cá nhân có rất nhiều quyền tự chủ trong việc vận dụng giải pháp thực thi. Vì vậy, kế hoạch kinh doanh có tính linh hoạt trong các giải pháp nhằm phát huy cao nhất quyền chủ động sáng tạo của cơ sở.
- Thực thi và giám sát kế hoạch:
Sau khi xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh, phù hợp với mục tiêu và khả năng của doanh nghiệp, việc tổ chức triển khai thực hiện, kiểm tra đánh giá, điều chỉnh kế hoạch là rất quan trọng. Nhà quản trị cấp cao căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch được xây dựng để tổ chức thực hiện. Quản trị cấp cao phải giao cụ thể mục tiêu, kế hoạch thực hiện cho từng lĩnh vực kinh doanh, cho từng bộ phận phòng ban. Mục tiêu và kế hoạch phải được giao cụ thể cho từng lãnh đạo cũng như từng cán bộ nhân viên.
Tổ chức thực hiện kế hoạch thể hiện sự phối hợp hành động giữa các lĩnh vực kinh doanh, bộ phận, đơn vị phòng ban trong công ty nhằm thực hiện mục tiêu chung đã được đặt ra trong bản kế hoạch. Nó thể hiện cách thức huy động các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp như thế nào, và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Việc tổ chức thực hiện không đơn thuần chỉ là việc triển khai các hoạt động cần thiết, mà nó còn là một quá trình dự báo những thay đổi của thị trường hay những phát sinh bất ngờ trong quá trình thực hiện và khả năng ứng phó với những thay đổi, phát sinh đó của doanh nghiệp.
Quá trình kiểm tra đánh giá giúp cho doanh nghiệp thúc đẩy quá trình thực hiện, phát hiện ra những biến đổi bất ngờ trong quá trình thực hiện và tìm ra những nguyên nhân gây ra những biến đổi để tìm cách khắc phục. Còn công tác đánh giá giúp doanh nghiệp đánh giá những mặt đạt được và những mặt hạn chế để rút ra những bài học kinh nghiệm từ những thành công và thất bại. Bài học kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp trong công tác xây dựng kế hoạch sau này được tốt hơn.