5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.2 CÁC GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ CÁ NGỪ CỦA CÔNG TY TNHH
3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin tăng năng suất bán hàng
3.2.3.1 Mô tả ý tưởng
Thiết lập phần mềm bán hàng và quản lý đơn hàng bằng các máy điện thoại thơng minh có chức năng định vị tồn cầu (GPS). Mỗi nhân viên bán hàng của công ty được trang bị 01 máy điện thoại thơng minh có chức năng GPS và sử dụng hệ điều hành Android hoặc window 10. Trong máy được cài sẵn phần mềm bán hàng, khi người nhân viên đi làm theo lộ trình đã được lên kế hoạch, vì máy có chức năng định vị nên sẽ báo cáo lộ trình theo từng 15 phút về cho giám sát, quản lý vùng và về máy chủ. Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên sẽ nhập ngay trên điện thoại và đơn hàng lập tức được chuyển về cho giám sát, đạil lý,... qua 3G, bộ phận giao hàng sẽ nhận đơn hàng và tự động sắp xếp kế hoạch giao hàng. Khi giao hàng xong, bộ phận giao hàng
sẽ đánh dấu đơn hàng trên máy và được báo tự động cho nhân viên bán hàng,... để theo dõi.
Ý nghĩa: Giải pháp này có thể ví như một mũi tên trúng nhiều đích
- Tăng doanh số: Do ứng dụng công nghệ GPS trong giám sát nên nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giám sát nhân viên, nhân viên mất nhiều thời gian bán hàng cho việc làm báo cáo, theo dõi đơn hàng, thậm chí là nhân viên trốn việc đi chơi mà công ty không biết. Khi ứng dụng công nghệ này, phần lớn thời gian không bán hàng đó sê được dành cho việc bán hàng và nâng cao doanh số.
- Xây dựng được hình ảnh tốt của cơng ty trong lòng khách hàngkhi nhân viên làm việc chuyên nghiệp, được trang bị công nghệ tiên tiến. Góp phần xây dựng thương hiệu cơng ty.
- Công ty nắm được thơng tin kịp thời về tình hình tiêu thụ sản phẩm, về đối thủ cạnh tranh, khơng bỏ sót đơn hàng và qua đó giao hàng kịp thời cho khách hàng nâng cao doanh thu.
Mục tiêu: tăng năng suất công việc, tăng doanh thu.
Giải pháp này cần được thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kế hoạch Đầu tư, phòng Kinh doanh, phòng sản xuất và kho vận.
3.2.3.2 Cơ sở đề xuất giải pháp
Thứ nhất: Hiện nay Công ty TNHH Thủy sản Hải Long Tu Na đã có đại lý trên khắp các tỉnh thành tại miền Nam và Hà Nội, độ phủ hàng tương đối tốt. Tuy nhiên, lực lượng nhân viên bán hàng tại các đại lý đều trông cậy vào giám sát, mà mỗi giám sát hiện nay phụ trách 10 nhân viên bán hàng, như vậy 90% thời gian của nhân viên bán hàng là trông cậy vào tự giác.
Thứ hai: Thời gian lập báo cáo của nhân viên bán hàng thậm chí chiếm 30% thời gian làm việc làm ảnh hưởng tới kết quả bán hàng của nhân viên Ngoài ra nhân viên . nhập liệu nhận các báo cáo bán hàng dồn dập vào một thời điểm (thường vào cuối ngày, cuối tuần) và sẽ mất nhiều thời gian để nhập dễ gây nhầm lẫn, ảnh hưởng tới hiệu quả cơng việc.
Thứ ba: Với trình độ khoa học cơng nghệ hiện nay, việc sử dụng điện thoại thông minh và thiết lập phần mềm quản lý khơng có gì khó khăn, dễ ứng dụng đại trà.
Thứ tư: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giúp tiết kiệm chi phí mà lại nâng cao được năng suất bán hàng, tăng doanh thu.
3.2.3.3 Dự kiến chi phí và lợi nhuận
Bảng 3.9 Tỷ trọng thời gian trong ngày của nhân viên bá: n hàng
Đơn vị tính: Tỷ Đồng
Nội dung Bán hàng Làm báo cáo đơn hàngTheo dõi Trốn việc Tổng
Thời gian 6 1 0,5 0,5 8
Tỷ trọng 75,00% 12,50% 6,25% 6,25% 100,00%
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Như vậy nếu ứng dụng công nghệ thông tin và định vị tồn cầu GPS thì sẽ dành được thời gian làm báo cáo, thời gian theo dõi đơn hàng và thời gian người nhân viên bán hàng có thể trốn việc, tổng thời gian sử dụng thêm cho việc bán hàng là 25%.
Bảng 3.10 Chi phí giải pháp Ứng dụng cơng nghệ thông tin tăng năng suất bán : hàng hàng
Đơn vị tính: Tỷ Đồng
Nội dung
Quản lý vùng Giám sát Nhân viên nhập liệu Nhân viên bán hàng Tổng Số lượng Chi phí/máy Số lượng Chi phí/máy Số lượng Chi phí/máy Số lượng Chi phí/máy Máy 3 0,020 8 0,015 5 0,030 80 0,010 1,130 Phần mềm 3 0,050 8 0,030 5 0,200 80 0,001 1,470
Máy chủ và đường truyền 1 0,300 0,300
Tổng chi phí/năm 2,900
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Bảng 3.11: Lợi nhuận giải pháp Ứng dụng công nghệ thông tin tăng năng suất bán hàng Đơn vị tính: Tỷ Đồng Doanh thu 2014 Doanh thu dự kiến tăng 25% Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí cơng nghệ thơng tin, GPS Lợi nhuận 83,734 104,668 75,361 12,284 4,522 2,900 9,601 Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Với 75% thời gian của nhân viên bán hàng mà doanh thu năm 2014 là 83,734 tỷ đồng thì 100% thời gian của nhân viên bán hàng sẽ mang lại doanh thu dự kiến là 104,668 tỷ đồng và có mức lợi nhuận 9,601 tỷ đồng nếu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý bán hàng và cơng nghệ định vị tồn cầu GPS trong giám sát nhân viên. Như vậy chi phí của giải pháp Ứng dụng cơng nghệ thơng tin tăng năng suất bán hàng là 2,174 tỷ đồng là giải pháp đáng đầu tư, ngồi ra chưa kể đến các lợi ích khác mang lại khi cơng ty ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giám sát nhân viên.
3.2.3.4 Phương pháp thực hiện
Công ty thuê một công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm để tư vấn và thiết lập phần mềm cho cơng ty. Có thể lựa chọn cơng ty tư vấn qua đấu thầu.
Công ty lựa chọn mua thiết bị trên cơ sở tư vấn của công ty phần mềm. Các thiết bị gồm: Máy chủ, máy tính cá nhân của nhân viên nhập liệu, điện thoại thông minh cho Quản lý vùng, cho giám sát, cho nhân viên bán hàng và kho vận,...
Công ty có thể thuê hoặc mua máy chủ, thuê đường truyền trên cơ sở tư vấn của công ty phần mềm.
Công ty thuê công ty phần mềm thiết lập hệ thống phần mềm sử dụng cho quản lý và giám sát nhân viên gồm có: Phần mềm cho máy chủ, phần mềm cho máy tính cá nhân của nhân viên nhập liệu, phần mềm cho thiết bị của quản lý vùng, giám sát, nhân viên, kho vận,...
Tổ chức tập huấn cho nhân viên cách sử dụng thiết bị và phần mềm quản lý, giám sát bán hàng.
Có thể thực hiện thí điểm nếu cần.