CHE BIEN MON AN CÐNXD
2.2.3.4. Thanh toán thu tiền giao hàng
Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu khơng thu được, lập dự phịng nợkhó địi.
Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại... Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng
Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu: Việc bán chịu sẽ giúp DN gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khảnăng thanh tốn. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay tồn bộ lơ hàng. Tuy nhiên, quyết định này cần được tính tốn trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh tốn
Chuyển giao hàng hóa: Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng.
Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thơng tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng...) và giá cả thanh toán. Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
-Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm sốt được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý.
-Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua khơng thoả mãn về hàng hố nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lơ hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua.
- thẩm định và xóa số khoản phải thu khơng thu được: Có nhiều ngun nhân khiến các khoản phải thu của DN không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận
CHE BIEN MON AN CÐNXD
thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền