7. Kết cấu đề tài
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ
1.3.2. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
1.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
Kiểm soát việc thực hiện quy trình cho vay theo quy định của ngân hàng bao gồm: Kiểm soát trƣớc khi cho vay, kiểm soát trong khi cho vay, kiểm soát việc quản lý khoản vay cho đến khi thu hết nợ vay cả gốc và lãi vay (kiểm soát sau khi cho vay).
Kiểm soát hoạt động cho vay khách hàng cá nhân là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do nhân viên độc lập với ngƣời thực hiện hoạt động đó tiến hành. KSNB diễn ra thƣờng xuyên và là hoạt động rất quan trọng trong cơ chế KSNB của ngân hàng.
KSNB đƣợc đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã đƣợc công nhận, cho phép, phân loại, tính tốn, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo.
Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an tồn của tài sản và thơng tin trong NH.
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoạt động và giao dịch diễn ra trong NH.
Dễ dàng nhận thấy, KSNB đóng vai trị rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của NHTM. Việc xây dựng và thực hiện đƣợc một cơ chế KSNB phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các NHTM chống đỡ tốt nhất với rủi ro.
1.3.2.2. Đánh giá rủi ro về hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
Tất cả các hoạt động cho vay khách hàng cá nhân diễn ra tại ngân hàng đều có thể phát sinh rủi ro và khó có thể kiểm sốt hết tất cả những rủi ro đó.
19
Vì vậy, cán bộ lãnh đạo và những ngƣời liên quan đến hoạt động cho vay phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hƣởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu mà ngân hàng đặt ra có thể khơng thực hiện đƣợc và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này. Những nguyên nhân làm xuất hiện những rủi ro là:
+ Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trƣờng hoạt động. + Sự thay đổi nhân sự.
+ Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin. + Sự tăng trƣởng nhanh chóng dƣ nợ cho vay khách hàng cá nhân. + Sự sắp xếp lại tổ chức mới.
+ Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hƣởng đến q trình kinh doanh hoặc hệ thống thơng tin.
+ Những chƣơng trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh mới. + Áp dụng chƣơng trình, hệ thống kế tốn mới.
1.3.2.3. Hoạt động kiểm soát hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích là giúp kiểm sốt các rủi ro mà ngân hàng đang hay có thể gặp phải. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong ngân hàng gồm:
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm sốt lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng, kịp thời và giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong q trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình.
20
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ về việc phê duyệt hồ sơ cho vay. Khi kiểm sốt q trình xử lý thơng tin cần bảo đảm rằng:
Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách đúng quy định.
Phê duyệt hồ cho sơ vay phải theo đúng quy định, quy trình cho vay hiện hành của ngân hàng.
+ Kiểm soát hiện vật (hồ sơ vay và tài sản bảo đảm nợ):
Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã đƣợc đánh số trƣớc nhƣng chƣa sử dụng, các chƣơng trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Chỉ những ngƣời đƣợc ủy quyền mới đƣợc phép tiếp cận với những hồ sơ vay và tài sản bảo đảm nợ của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và hiện vật hiện có trên thực tế, bắt buộc phải đƣợc thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện đƣợc những yếu kém, sai sót trong q trình cho vay và quản lý món vay.
+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra đƣợc tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm tra nội bộ thƣờng có khuynh hƣớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thƣờng xuyên kiểm tra soát xét lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lƣợng kiểm soát tốt vẫn có thể xảy ra những hành vi tham ơ hay cố tình sai phạm.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tƣợng đƣợc kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu ngƣời thực hiện kiểm tra khơng độc lập vì bất kỳ lý do nào.
+ Soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã đƣợc thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trƣớc và các dữ
21
liệu khác có liên quan nhƣ những thơng tin khơng có tính chất tài chính, đồng thời cịn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá q trình thực hiện. Sốt xét lại quá trình thực hiện giúp cho ngƣời lãnh đạo ngân hàng biết đƣợc một cách tổng quát là mọi nhân viên trong ngân hàng có theo đuổi mục tiêu của ngân hàng một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thƣờng xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thƣờng xảy ra trong quá trình thực hiện, ngƣời lãnh đạo ngân hàng có thể thay đổi kịp thời chiến lƣợc hoặc kế hoạch hay có những điều chỉnh thích hợp.
1.3.2.4. Thơng tin và truyền thơng
Thơng tin và truyền thơng có nghĩa là các kế hoạch, mơi trƣờng kiểm sốt rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng phải đƣợc báo cáo lên cấp trên và chuyển từ trên xuống dƣới, ngang hàng, ngang cấp trong ngân hàng.
Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngồi.
+ Thơng tin:
Thơng tin cần thiết cho cấp lãnh đạo trong ngân hàng đảm bảo các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính và tính tn thủ. Mọi thơng tin đƣợc sử dụng trong ngân hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Hệ thống thông tin:
Thông tin đƣợc thu thập, xử lý bởi hệ thống thông tin. Thông tin có thể chính thức hoặc khơng chính thức. Hệ thống thơng tin khơng chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó cịn đánh giá và báo cáo về những thơng tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của ngân hàng có hiệu quả.
22
Chất lƣợng thông tin ảnh hƣởng đến khả năng của ngƣời lãnh đạo để ra quyết định và kiểm sốt hoạt động của ngân hàng. Chất lƣợng thơng tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lƣợng thông tin bao gồm:
- Thơng tin thích hợp.
- Thơng tin đƣợc cung cấp ngay khi cần. - Thông tin đƣợc cập nhật kịp thời. - Thơng tin chính xác.
- Thơng tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi ngƣời có thẩm quyền. Chiến lƣợc thông tin:
Ngân hàng cần thực hiện thu thập thơng tin bên trong và bên ngồi ngân hàng, sau đó cung cấp cho Lãnh đạo những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đã đƣợc đề ra.
Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lƣợc liên quan đến toàn bộ chiến lƣợc của ngân hàng và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển.
+ Truyền thông:
Truyền thơng là thuộc tính vốn có của hệ thống thơng tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong ngân hàng (từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài. KSNB là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thơng đƣợc thực hiện chính xác, kịp thời.
Các phƣơng tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng nhƣ: Bản chỉ dẫn thực hiện, thƣ báo, thơng báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo. Một phƣơng tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của Lãnh đạo.
23
Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng địi hỏi thông tin đƣợc cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ ban lãnh đạo của ngân hàng để các nhân viên cấp dƣới thực hiện một cách nghiêm túc.
Song song với phƣơng tiện truyền thông từ trên xuống, Ban lãnh đạo ngân hàng cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dƣới lên để hoạt động của ngân hàng đạt hiệu quả cao.
Truyền thơng bên ngồi:
Việc truyền thơng không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngồi ngân hàng, ngƣời phân tích tài chính, ngƣời lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ có thể hiểu đƣợc những khó khăn mà ngân hàng phải đối phó. Khách hàng và ngƣời cung cấp có thể cung cấp những thơng tin quan trọng trong q trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, làm cho ngân hàng có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trƣờng.
1.3.2.5. Hoạt động giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB trong suốt thời kỳ hoạt động để có các điều chỉnh và cải chính thích hợp. Giám sát có một vai trị quan trọng, nó giúp KSNB ln duy trì sự hữu hiệu qua các thời kỳ khác nhau. Giám sát đƣợc thực hiện ở mọi hoạt động trong ngân hàng và theo hai cách:
Giám sát thƣờng xuyên:
Giám sát thƣờng xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của ngân hàng, do các cán bộ lãnh đạo ngân hàng và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thƣờng xuyên thƣờng đƣợc áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thƣờng xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.
24
Đánh giá định kỳ đƣợc thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm tốn độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong ngân hàng và đƣa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro.
Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình. Ngƣời đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, phải xác định đƣợc làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động.
1.3.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân khách hàng cá nhân
1.3.3.1. Những nhân tố từ phía khách hàng
- Sự hợp tác của khách hàng:
Mặc dù việc tạo điều kiện cho ngân hàng kiểm tra, kiểm soát khoản vay là một trong những nghĩa vụ của khách hàng, tuy nhiên trên thực tế không phải khách hàng nào cũng nhận thức đầy đủ nghĩa vụ này. Do đó hoạt động kiểm sốt chỉ có thể đạt chất lƣợng cao khi khách hàng có thiện chí hợp tác với ngân hàng bằng việc cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ.
- Quy mô và sự phức tạp của khách hàng:
Tổng tài sản, doanh thu, số lƣợng chi nhánh và các công ty con, số ngành nghề kinh doanh, bản chất ngành nghề kinh doanh, số lƣợng khách hàng, địa bàn hoạt động của khách hàng. Khách hàng càng lớn, hoạt động vay càng phức tạp thì số tiền càng lớn, hệ thống sổ sách phức tạp hơn, khách hàng có thể vay ở nhiều ngân hàng khác nhau. Do đó mức độ kiểm sốt càng khó khăn hơn. Khối lƣợng thơng tin cần thu thập càng lớn, gây tốn kém thời gian, chi phí…
25
Nếu khách hàng đã có mối quan hệ lâu dài với ngân hàng từ trƣớc thì ngân hàng đã có sẵn thông tin, phƣơng thức kiểm sốt,… có thể giúp ngân hàng giảm thiểu chi phí kiểm sốt.
Tuy nhiên, nếu nhƣ khách hàng lần đầu đến với ngân hàng thì việc tốn kém thời gian, chi phí là điều khơng thể tránh khỏi.
- Khả năng của khách hàng trong quản lý, sử dụng vốn vay:
Khi cho vay chắc hẳn ngân hàng sẽ thu nợ thông qua lãi hay vốn từ hoạt động kinh doanh của khách hàng thay vì khách hàng trả nợ bằng tài sản cầm cố, thế chấp.
Điều này phụ thuộc rất lớn vào cách quản lý và sử dụng vốn vay. Các nhân tố tác động đến điều này có thể là: vị thế, năng lực của khách hàng vay, trình độ khoa học kỹ thuật, đội ngũ quản lý, đạo đức nghề nghiệp... Và chắc chắn rằng, khi việc quản lý và sử dụng vốn vay của khách hàng có hiệu quả sẽ khiến hoạt động kiểm soát cho vay của ngân hàng dễ dàng hơn và ngƣợc lại.
- Độ rủi ro của khoản vay: Tùy theo mức độ rủi ro tăng dần của từng khoản tín dụng thì mức độ kiểm sốt sẽ chặt chẽ hơn.
1.3.3.2. Những nhân tố từ phía ngân hàng
- Văn hố tín dụng:
Phụ thuộc vào cán bộ tín dụng: Trên thực tế, các nhà quản lý ngân hàng coi cán bộ tín dụng là “đội ngũ đầu tiên” chống lại những vấn đề rủi ro tín dụng. Việc thẩm định tín dụng trƣớc khi cho vay, cũng nhƣ việc kiểm tra sau khi cho vay phụ thuộc vào văn hố tín dụng vì cán bộ tín dụng là ngƣời có những thơng tin bí mật về năng lực tài chính của ngƣời vay và họ cũng là những ngƣời đầu tiên trong ngân hàng biết về những thay đổi trong chất lƣợng tín dụng. Do vậy, những thủ tục kiểm tra khoản vay chính xác có thể làm tăng sự khuyến khích đối với cán bộ tín dụng trong việc theo dõi khoản vay mà họ thực hiện. Việc tiêu phí thời gian và năng lƣợng vào những nhiệm vụ khác, sự phát hiện suy giảm chất lƣợng có thể phát sinh từ những đánh giá tín dụng sai
26
lệch lúc đầu, những mối quan hệ cá nhân và những mối quan hệ phát sinh giữa cán bộ tín dụng và ngƣời vay có thể là những yếu tố khơng khuyến khích đối với cán bộ tín dụng.
Văn hố tín dụng cần phải khắc phục đƣợc những bất cập này bằng cách hình thành mơi trƣờng mà trong đó thể hiện rõ ràng là cán bộ tín dụng đƣợc tin tƣởng theo dõi chất lƣợng tín dụng. Cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm trao đổi thông tin liên quan đến những khoản vay mà họ chịu trách nhiệm. Mục tiêu cuối cùng của việc kiểm tra khoản vay là theo dõi cán bộ tín dụng (ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi khoản vay) chứ không phải chỉ là bản thân khoản vay đó.
- Năng lực của cán bộ tín dụng:
Ngồi khả năng chun mơn trong việc dự báo, phân tích ngành, phân tích tài chính, kiến thức pháp luật, hoạt động kiểm sốt tín dụng địi hỏi cán bộ tín dụng có một số kỹ năng sau:
+ Kỹ năng thu thập thông tin: Thông tin là quan trọng, càng thu thập