7. Kết cấu đề tài
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ
1.3.2.4. Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng có nghĩa là các kế hoạch, môi trƣờng kiểm soát rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng phải đƣợc báo cáo lên cấp trên và chuyển từ trên xuống dƣới, ngang hàng, ngang cấp trong ngân hàng.
Thông tin và truyền thơng gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thơng tin trong nội bộ và bên ngồi.
+ Thông tin:
Thông tin cần thiết cho cấp lãnh đạo trong ngân hàng đảm bảo các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính và tính tn thủ. Mọi thơng tin đƣợc sử dụng trong ngân hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Hệ thống thông tin:
Thông tin đƣợc thu thập, xử lý bởi hệ thống thơng tin. Thơng tin có thể chính thức hoặc khơng chính thức. Hệ thống thơng tin khơng chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó cịn đánh giá và báo cáo về những thơng tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của ngân hàng có hiệu quả.
22
Chất lƣợng thông tin ảnh hƣởng đến khả năng của ngƣời lãnh đạo để ra quyết định và kiểm sốt hoạt động của ngân hàng. Chất lƣợng thơng tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lƣợng thông tin bao gồm:
- Thơng tin thích hợp.
- Thơng tin đƣợc cung cấp ngay khi cần. - Thông tin đƣợc cập nhật kịp thời. - Thơng tin chính xác.
- Thơng tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi ngƣời có thẩm quyền. Chiến lƣợc thông tin:
Ngân hàng cần thực hiện thu thập thơng tin bên trong và bên ngồi ngân hàng, sau đó cung cấp cho Lãnh đạo những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đã đƣợc đề ra.
Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lƣợc liên quan đến toàn bộ chiến lƣợc của ngân hàng và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển.
+ Truyền thông:
Truyền thơng là thuộc tính vốn có của hệ thống thơng tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong ngân hàng (từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài. KSNB là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thơng đƣợc thực hiện chính xác, kịp thời.
Các phƣơng tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng nhƣ: Bản chỉ dẫn thực hiện, thƣ báo, thơng báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo. Một phƣơng tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của Lãnh đạo.
23
Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng địi hỏi thông tin đƣợc cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ ban lãnh đạo của ngân hàng để các nhân viên cấp dƣới thực hiện một cách nghiêm túc.
Song song với phƣơng tiện truyền thông từ trên xuống, Ban lãnh đạo ngân hàng cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dƣới lên để hoạt động của ngân hàng đạt hiệu quả cao.
Truyền thơng bên ngồi:
Việc truyền thơng khơng chỉ cần thiết bên trong mà cịn cả bên ngồi ngân hàng, ngƣời phân tích tài chính, ngƣời lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ có thể hiểu đƣợc những khó khăn mà ngân hàng phải đối phó. Khách hàng và ngƣời cung cấp có thể cung cấp những thơng tin quan trọng trong q trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, làm cho ngân hàng có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trƣờng.