7. Kết cấu đề tài
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ
1.3.2.3. Hoạt động kiểm soát hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích là giúp kiểm soát các rủi ro mà ngân hàng đang hay có thể gặp phải. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong ngân hàng gồm:
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng, kịp thời và giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình.
20
Để thơng tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ về việc phê duyệt hồ sơ cho vay. Khi kiểm sốt q trình xử lý thơng tin cần bảo đảm rằng:
Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách đúng quy định.
Phê duyệt hồ cho sơ vay phải theo đúng quy định, quy trình cho vay hiện hành của ngân hàng.
+ Kiểm soát hiện vật (hồ sơ vay và tài sản bảo đảm nợ):
Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã đƣợc đánh số trƣớc nhƣng chƣa sử dụng, các chƣơng trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Chỉ những ngƣời đƣợc ủy quyền mới đƣợc phép tiếp cận với những hồ sơ vay và tài sản bảo đảm nợ của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và hiện vật hiện có trên thực tế, bắt buộc phải đƣợc thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện đƣợc những yếu kém, sai sót trong q trình cho vay và quản lý món vay.
+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra đƣợc tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm tra nội bộ thƣờng có khuynh hƣớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thƣờng xuyên kiểm tra soát xét lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lƣợng kiểm sốt tốt vẫn có thể xảy ra những hành vi tham ơ hay cố tình sai phạm.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tƣợng đƣợc kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu ngƣời thực hiện kiểm tra khơng độc lập vì bất kỳ lý do nào.
+ Sốt xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã đƣợc thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trƣớc và các dữ
21
liệu khác có liên quan nhƣ những thơng tin khơng có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Sốt xét lại q trình thực hiện giúp cho ngƣời lãnh đạo ngân hàng biết đƣợc một cách tổng quát là mọi nhân viên trong ngân hàng có theo đuổi mục tiêu của ngân hàng một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thƣờng xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thƣờng xảy ra trong quá trình thực hiện, ngƣời lãnh đạo ngân hàng có thể thay đổi kịp thời chiến lƣợc hoặc kế hoạch hay có những điều chỉnh thích hợp.