Chương 2 PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2.3. TRÌNH TỰ LN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TỐN
2.3.1. Khái niệm
Là đường đi của chứng từ kế toán được xác định trước, được chuyển đến các bộ phận chức năng, các cá nhân có liên quan, thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế tốn.
2.3.2. Nội dung trình tự ln chuyển chứng từ kế tốna. Lập, kiểm tra chứng từ a. Lập, kiểm tra chứng từ
- Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngồi và xem xét tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
- Kiểm tra về tính tốn trên chứng từ đúng hay sai, có ghi đầy đủ các yếu tố hay không.
- Kiểm tra nội dung ghi chép của chứng từ có đúng thể lệ, hợp pháp khơng, có đúng với chế độ thể lệ tài chính hiện hành khơng, có phù hợp với các định mức và dự tốn được phê chuẩn khơng, điều chỉnh đề xuất ý kiến.
b. Hoàn chỉnh chứng từ
- Các chứng từ chưa phản ánh đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường kế tốn cần tính tốn chính xác, đúng đắn và đầy đủ các đơn vị đo lường cần thiết.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đốc đơn vị ký duyệt.
- Phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế tốn (nếu có) phục vụ việc ghi sổ kế toán.
c. Tổ chức luân chuyển chứng từ
- Căn cứ vào nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, rồi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận kế toán.
- Bộ phận kế toán khi nhận được chứng từ tiến hành ghi sổ kế toán liên quan.
d. Bảo quản và lưu trữ chứng từ
- Sau khi ghi sổ kế toán và kết thúc kỳ kế toán, chứng từ cần phải được tổ chức lưu trữ, bảo quản một cách khoa học, hợp lý nhằm bảo đảm an toàn, tránh mất mát và thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
- Khi hết thời gian lưu trữ theo quy định tại điều 40 của Luật kế toán, chứng từ kế toán được đem đi hủy.