Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
6.2. CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN
6.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ
6.2.2.1. Đặc điểm
- Các loại hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh trên chứng từ kế tốn gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp liên quan.
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ Cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết trên hai loại sổ kế toán riêng biệt.
6.2.2.2. Sổ kế toán sử dụng
+ Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái: Là sổ phân loại (ghi) theo hệ thống dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang sổ cái (có thể kết hợp sổ cái với sổ chi tiết trên cùng một tờ sổ nhiều cột)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với số liệu đã ghi trong các sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng (đầu năm) đến cuối tháng (cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Được mở để theo dõi chi tiết cho đối tượng kế toán đã được phản ánh trên sổ kế tốn tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thơng tin chi tiết cho công tác quản lý tài sản, quản lý các quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị. Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết thường sử dụng: Sổ kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thanh tốn…
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: 001/201N
Ngày …. Tháng … Năm …
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Cộng
Kèm theo: ……… chứng từ gốc.
Chứng từ ghi sổ phải đính kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị pháp lý, làm cơ sở để ghi chép vào các sổ tổng hợp khác. Số hiệu của chứng từ ghi sổ là số thứ tự của chứng từ được lập và đăng ký trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ngày, tháng ghi trên chứng từ ghi sổ là ngày, tháng vào Sổ đăng ký CTGS.
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số hiệu Ngày tháng
Cộng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế tốn tổng hợp có ba chức năng cơ bản: Ghi các chứng từ ghi sổ theo thời gian đăng ký, lưu giữ và tổng hợp số liệu theo thời gian đăng ký vào sổ, làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu số liệu với BCĐTK.
SỔ CÁI
NĂM:
TÊN TÀI KHOẢN: ……………. SỐ HIỆU: ………… Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TK đối
ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Cộng 6.2.2.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng (q) phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái để lập bảng cân đối tài khoản.
- Cuối tháng (quý), phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập báo cáo kế toán.
1b 1c 1a 1a 1 3 2b 2a 4 5 5 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.2. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức chứng từ ghi sổ 6.2.2.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm
Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác phân cộng lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại.
* Nhược điểm
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản
Việc ghi chép trùng lắp, khối lượng công việc ghi chép nhiều công việc đối chiếu kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời gian lập và gửi báo cáo kế toán.
b. Điều kiện áp dụng: Phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mơ khác nhau, đặc biệt
là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế tốn.