Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
6.1. SỔ KẾ TOÁN
6.1.2.4. Theo hình thức tổ chức sổ
Theo hình thức tổ chức sổ, sổ kế tốn được phân thành 2 loại:
- Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế tốn mà các trang sổ được đóng thành quyển, có đánh số thứ tự các trang sổ và đóng giáp lai giữa các trang sổ.
- Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt.
6.1.3. Chu trình kế tốn trên sổ kế tốn
Sử dụng sổ kế toán là một kỹ thuật nghiệp vụ, để đảm bảo sự thống nhất ngôn ngữ biểu diễn các thông tin trên sổ cần phải quy định các kỹ thuật: mở sổ, ghi sổ, chữa sai sót trên sổ, chuyển sổ và khoá sổ kế tốn. Các kỹ thuật thực hành cơng tác kế toán trên sổ đảm bảo thực hiện chính xác, thống nhất chu trình hạch tốn, làm cho ngôn ngữ trên sổ trở thành ngôn ngữ của kinh doanh.
6.1.3.1. Chu trình ghi sổ kế tốn: 3 giai đoạna. Mở sổ kế toán a. Mở sổ kế toán
+ Đầu niên độ kế toán (đầu năm dương lịch) các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước và ghi chuyển số dư trên sổ kế toán cuối năm trước (cuối kỳ) sang số dư đầu năm (đầu kỳ) trên sổ kế toán mới mở năm nay.
+ Mỗi đơn vị kế toán chỉ mở 1 hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất.
+ Các sổ mở phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, cuối sổ phải có chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ.
+ Niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng (365 ngày). Niên độ tài chính để mở sổ kể từ ngày 01/01/N đến 31/12/N.
+ Sổ ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định khi mở sổ. + Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu.
+ Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng và sạch sẽ. Số liệu ghi trên sổ kế tốn phải dùng mực tốt, khơng phai, được ghi liên tục, có hệ thống, khơng được ghi xen kẽ, không ghi chồng đè lên nhau, không được bỏ cách, cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sữa chữa.
+ Khi phát hiện sai sót trong sổ kế tốn cần phải sửa chữa theo đúng phương pháp chữa sổ quy định không được làm mất đi những số ghi sai, đảm bảo đọc được và tính so sánh được của số liệu.
+ Thông lệ quốc tế quy định: Số tiền dương của nghiệp vụ được ghi bằng mực xanh (đen) thường; còn số tiền điều chỉnh giảm (số âm) được ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu.
+ Việc ghi sổ được thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang sổ do chưa kết thúc kỳ hạch tốn chưa kết thúc niên độ thì phải ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước và ghi “cộng trang trước” ở trang tiếp liền sau.
+ Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và nội dung cũng như phương pháp ghi sổ: nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết, sổ bàn cờ ... nhằm không làm ảnh hưởng đến mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi cần thiết.
c. Khoá sổ
Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) hoặc trong các trường hợp kiểm kê tài sản, sát nhập, giải thể, chia tách,…phải tiến hành khoá sổ kế toán. Khoá sổ kế tốn cơng việc ghi chuyển số liệu giữa các sổ liên quan, cộng phát sinh, tính và ghi số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán trên sổ kế toán phục vụ cho việc lập các bảng tổng hợp - cân đối kế toán.
6.1.3.2. Kỹ thuật chữa sổ kế tốn
Trong q trình ghi chép, có thể xảy ra các sai sót ở những trường hợp cụ thể khác nhau, khi phát hiện sai sót trong ghi sổ, kế tốn phải chữa sổ theo các phương pháp sau:
a. Phương pháp cải chính
- Là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phần ghi đúng.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng chữa sổ kế tốn trong trường hợp sai sót phát hiện sớm trong diễn giải, số liệu ghi sai không liên quan đến mối quan hệ đối ứng tài khoản, không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
- Phương pháp chữa sổ kế toán: Kế toán dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai 1 gạch để còn thấy rõ nội dung số liệu chỗ ghi sai và sau đó ghi số đúng bằng mực thường lên phía trên xen kẽ 2 dòng ở chỗ bị gạch bỏ, người chữa và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận việc chữa sổ.
Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 500.000đ. Kế toán ghi sai tài khoản tiền gửi ngân hàng: 300.000đ, còn tài khoản tiền mặt ghi đúng 500.000đ
TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 111 Tiền mặt 500.000 (ký chữa sổ)
300.000 500.000
(gạch bằng mực đỏ)
b. Phương pháp ghi bổ sung
+ Điều kiện áp dụng: Trường hợp bỏ sót nghiệp vụ hoặc số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số tiền thực tế phải ghi phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Phương pháp chữa sổ:
- Trường hợp ghi sai số tiền được chữa sổ ghi bổ sung bằng một định khoản cùng quan hệ đối ứng với số tiền chênh lệch ghi thiếu, ở dòng tiếp theo của trang sổ sau dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại.
- Trường hợp ghi sót nghiệp vụ kinh tế kế tốn thì ghi tiếp nghiệp vụ kinh tế bỏ sót vào dịng tiếp theo của trang sổ nếu chưa cộng sổ, hoặc ghi vào dòng tiếp theo dịng cộng sổ nếu đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng sổ lại.
Ví dụ 6.1: Khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng số tiền 500.000đ. Kế toán
đã ghi sai với số tiền 400.000đ như bút tốn (1), sau đó sửa lại bằng bút tốn (2) là ghi thêm định khoản bằng số tiền chênh lệch thiếu 100.000đ.
TK 131 Phải thu khách hàng TK 112 Tiền gửi ngân hàng
xxx xxx
400.000 (1) (1) 400.000
CPS: 0 400.000 400.000 0
100.000 (2) (2) 100.000
0 500.000 500.000 0
c. Phương pháp ghi số âm
+ Điều kiện áp dụng: Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, ghi trùng nghiệp vụ, ghi số sai lớn hơn số đúng và phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Phương pháp chữa sổ: Lập 1 chứng từ ghi sổ đính chính được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.
- Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ghi lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế đã ghi sai (theo định khoản sai) với số tiền ghi bằng số âm, sau đó ghi lại hoạt động kinh tế đó theo định khoản đúng bằng mực thường.
Ví dụ 6.2: Dùng tiền gửi ngân hàng trả tiền mua nguyên vật liệu 20.000đ
Kế tốn ghi sổ sai: Nợ TK Cơng cụ dụng cụ: 20.000 (1) Có TK tiền gửi ngân hàng: 20.000 Kế tốn chữa sổ: Ghi lại định khoản trên bằng số âm
Nợ TK Cơng cụ dụng cụ: (20.000)
Có TK tiền gửi ngân hàng: (20.000) Sau đó ghi định khoản đúng bằng mực thường
Nợ TK Nguyên vật liệu: 20.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng: 20.000
TK 112 TGNH TK 153 CCDC TK 152 NVL xxx xxx xxx 20.000 (1) 20.000 (20.000) (2) (20.000) 20.000 (3) (3) 20.000 20.000 0 20.000
- Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ: Ghi lại nghiệp vụ kinh tế đã ghi trùng số tiền bằng số âm ở dòng tiếp theo của trang sổ nếu chưa cộng sổ hoặc ghi dòng tiếp theo dòng cộng sổ nếu đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng lại sổ.
Ví dụ 6.3: Mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán 15.000đ. Kế
toán đã vào sổ 2 lần bằng bút toán (1), (2), sửa sổ bằng bút toán (3).
TK Phải trả người bán TK Nguyên vật liệu
xxx xxx 15.000 (1) 15.000 15.000 (2) 15.000 (15.000) (3) (15.000)
- Trường hợp số ghi lớn hơn số ghi đúng: Ghi tại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi số tiền bằng số chênh lệch và ghi số âm.
Ví dụ 6.4: Dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ vay ngắn hạn 200.000đ. Kế toán ghi
sai theo bút toán (1) và chữa sổ theo bút toán (2).
TK 112 TGNH TK Vay và nợ thuê tài chính
xxx xxx 300.000 (1) (1) 300.000 300.000 (100.000) (2) (2)(100.000) 200.000 200.000 Chú ý:
- Trường hợp ghi sổ sai nhiều nội dung (sai cả về số tiền, sai cả về quan hệ đối ứng tài khoản) … thì vận dụng phương pháp ghi số âm để sửa chữa. Cách chữa như trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
- Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính nếu phát hiện sai sót khi chưa in sổ thì tiến hành sửa chữa trực tiếp trên máy, nếu đã in sổ thì tiến hành sửa chữa trên tờ sổ đã in theo 1 trong 3 phương pháp chữa sổ tuỳ theo sai số trên sổ kế toán, đồng thời sửa chỗ sai trên máy và in lại tờ sổ với số liệu đúng để đính kèm cùng tờ sổ in sai được sửa để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm sốt khi cần thiết.
6.2. CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN
Hình thức kế tốn là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự phương pháp ghi sổ trên cơ sở chứng từ kế tốn hợp lệ.
Hình thức kế tốn là hệ thống sổ kế toán bao gồm: Số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo 1 trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính và để lập BCTC.
Theo hướng dẫn của Bộ tài chính thì các đơn vị có thể lựa chọn và áp dụng một trong các hình thức kế tốn sau:
+ Hình thức kế tốn nhật ký chung + Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ + Hình thức kế tốn nhật ký sổ cái + Kế toán nhật ký chứng từ.
Việc lựa chọn hình thức kế tốn nào để áp dụng cho DN căn cứ vào: + Loại hình SXKD của doanh nghiệp
+ Đặc điểm tổ chức quản lý của DN: hàng ngày, tháng + Trình độ, năng lực của nhân viên kế tốn
+ Trang thiết bị cho cơng tác kế tốn
→ Từ đó lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp với doanh nghiệp mình.
Trong mỗi hình thức sổ kế tốn có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ với nhau.
Các đơn vị căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn, điều kiện trang bị kỹ thuật của mình để lựa chọn một hình thức sổ kế tốn phù hợp.
6.2.1. Hình thức nhật ký - sổ cái
Hình thức nhật ký - sổ cái là hình thức kế tốn trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ và kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán.
6.2.1.1. Đặc điểm
- Kết hợp ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái.
- Các tài khoản sổ cái được trình bày trên cùng 1 trang sổ Nhật ký - sổ cái. - Cơ sở ghi nhật ký - sổ cái là chứng từ gốc và bảng kê chứng từ gốc cùng loại. - Ghi nhật ký - sổ cái tiến hành thường xuyên và đồng thời cả phần thông tin thời gian và phần thông tin số liệu của 1 tài khoản đối tượng hạch toán.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết.
6.2.1.2. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ kế toán tổng hợp: Chỉ có một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ cái. Sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Sổ này được mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.
SỔ NHẬT KÝ SỔ CÁI NĂM Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số PS TK 111 TK 112 TK … TK 911 Số Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cộng số PS tháng Số dư cuối kỳ
- Sổ kế toán chi tiết: Được mở chi tiết cho các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào u cầu thơng tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ doanh nghiệp như: Sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho …
6.2.1.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào nhật ký - sổ cái. Mỗi chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ) ghi vào nhật ký - sổ cái một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: Phần nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, hiệu số và ngày, tháng chứng từ, diễn giải và số phát sinh) và phần sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các tài khoản liên quan).
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, ...) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ (tháng, quý, năm) tiến hành khoá sổ các tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ cái, tính ra và đối chiếu nhằm đảm bảo các quan hệ cân đối sau:
Tổng cộng số tiền ở phần nhật ký (cột số phát sinh)
=
Tổng số phát sinh Nợ của các tài khoản
(phần sổ cái)
=
Tổng số phát sinh Có của các tài khoản
(phần sổ cái) Tổng số dư Nợ cuối kỳ
các tài khoản =
Tổng số dư Có cuối kỳ các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu này dùng để đối chiếu với sổ Nhật ký - sổ cái.
Căn cứ vào Nhật ký - sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán cuối kỳ.
1c 1b
122 Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
1 1a 1a 2 3 3 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.1. Trình tự kế tốn của hình thức nhật ký - sổ cái 6.2.1.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
* Nhược điểm: Khó phân cơng lao động, khơng thuận tiện cho việc cơ giới hố cơng tác kế toán, sử dụng nhiều tài khoản, nhiều hoạt động kinh tế tài chính mẫu sổ kế tốn tổng hợp sẽ cồng kềnh, khơng thuận tiện cho việc ghi sổ.
b. Điều kiện áp dụng
Hình thức Nhật ký - sổ cái được áp dụng ở các đơn vị có quy mơ nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp như các đơn vị hành chính sự nghiệp, các hợp tác xã,… các nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều.
6.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ6.2.2.1. Đặc điểm 6.2.2.1. Đặc điểm
- Các loại hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh trên chứng từ kế tốn gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp liên quan.
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế