Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
6.1. SỔ KẾ TOÁN
6.1.1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc xây dựng mẫu sổ kế toán
6.1.1.1. Khái niệm
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định có mối liên hệ chặt chẽ với nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống hố thơng tin về các loại hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng phương pháp kế toán nhằm cung cấp thơng tin có hệ thống phục vụ cơng tác lãnh đạo và công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Sổ sách kế tốn là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.
Sổ kế toán là phương pháp để hệ thống hóa thơng tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Như vậy, ghi sổ kế toán là một giai đoạn phản ánh quan trọng trong q trình xử lý và cung cấp thơng tin của kế tốn.
Theo Luật kế tốn thì:
- Sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
- Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký người lập sổ, kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn; số trang; đóng dấu giáp lai.
- Sổ kế tốn phải có các nội dung chủ yếu sau: + Ngày, tháng, năm ghi sổ.
+ Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. + Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào tài khoản kế tốn. + Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
6.1.1.2. Ý nghĩa
Sổ kế tốn phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh. Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Nhờ có sổ kế tốn mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ánh đầy đủ, có hệ thống từ đó kế tốn có thể tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế tốn và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cơng việc của kế tốn ln bắt đầu từ chứng từ và kết thúc là lập các báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều đã được phản ánh vào chứng từ kế toán, tuy đầy đủ, đa dạng và phong phú nhưng thông tin cung cấp rời rạc và phân tán. Nhờ có sổ kế tốn mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ được ghi chép, phản ánh đầy đủ một cách có hệ thống theo từng đối tượng kế tốn cụ thể nhằm cung cấp thơng tin cần thiết cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin.
Mặt khác, cuối kỳ dựa vào số liệu đã được hệ thống hóa trên sổ kế tốn, có thể tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong 1 thời kỳ.