Chương 3 PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
3.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
3.2.1. Khái niệm
Tài khoản (TK) kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán (hay là tờ sổ kế toán, bảng liệt kê), được sử dụng để phản ánh, kiểm tra một cách thường xun, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng loại tài sản, từng nguồn vốn và từng q trình sản xuất kinh doanh.
Ví dụ: Để phản ánh đối tượng là tiền mặt kế toán mở tài khoản tiền mặt hoặc để phản ánh đối tượng kế toán là tiền gửi ngân hàng kế toán mở tài khoản tiền gửi ngân hàng,…
3.2.2. Kết cấu chung của tài khoản kế toán 3.2.2.1. Nội dung của tài khoản kế toán
- Trên tài khoản kế toán phản ánh nội dung ở trạng thái đứng im và trạng thái vận động của đối tượng kế toán.
- Trong kế toán trạng thái đứng im của kế toán được gọi là số dư của đối tượng kế tốn, cịn trạng thái vận động của đối tượng kế toán là số phát sinh tăng và số phát sinh giảm.
3.2.2.2. Kết cấu của tài khoản kế toán
+ Tài khoản kế toán được mở theo dõi cho từng đối tượng kế toán cụ thể theo 3 nội dung: Số dư, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm.
+ Số phát sinh tăng, số phát sinh giảm là 2 mặt vận động đối lập của đối tượng kế toán.
+ Kết cấu cơ bản của tài khoản kế toán gồm:
- Tên tài khoản: trùng với tên gọi của đối tượng kế toán mở tài khoản theo dõi. - Bên Nợ: được quy ước là bên trái của tài khoản, phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế tốn.
- Bên Có: được quy ước là bên phải của tài khoản, phản ánh mặt vận động đối lập còn lại của đối tượng kế toán.
Nợ Tên tài khoản Có
Lưu ý: "Nợ" và "Có" chỉ là thuật ngữ dùng trong hạch tốn kế toán để phân biệt nội dung ghi chép, mang tính chất quy ước, hồn tồn khơng có ý nghĩa kinh tế.
3.2.2.3. Các chỉ tiêu trên tài khoản kế toán
+ Số dư đầu kỳ: Phản ánh số hiện có của đối tượng kế tốn tại thời điểm đầu kỳ. + Số phát sinh: Phản ánh sự vận động của đối tượng kế tốn ở trong kỳ có 2 dạng: - Số phát sinh tăng: Phản ánh sự vận động tăng của đối tượng kế toán ở trong kỳ, số phát sinh tăng làm tăng số dư đầu kỳ, để tiện theo dõi người ta đặt cùng bên với số dư đầu kỳ.
- Số phát sinh giảm: Phản ánh sự vận động giảm của đối tượng kế toán ở trong kỳ, số phát sinh giảm làm giảm số dư đầu kỳ, để tiện theo dõi người ta đặt khác bên với số với số dư đầu kỳ và phát sinh tăng
+ Số dư cuối kỳ: Phản ánh số hiện có của đối tượng kế toán ở cuối kỳ. SDCK phải ghi cùng bên với SDĐK
Số dư đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng - Số phát sinh giảm 3.2.3. Nội dung, kết cấu của các tài khoản kế toán cụ thể
3.2.3.1. Tài khoản tài sản (Tài khoản vốn)
* Nội dung phản ánh:
Tài khoản tài sản gồm các tài khoản phản ánh tình hình và sự biến động của các đối tượng kế toán thuộc tài sản trong doanh nghiệp.
* Kết cấu chung tài khoản tài sản:
Theo thơng lệ kế tốn quốc tế, các tài khoản tài sản có kết cấu như sau: Nợ TK Tài sản Có
SDĐK: P/ánh trị giá TS hiện có đầu kỳ
SPS tăng: P/ánh trị giá TS
tăng trong kỳ SPS giảm: P/ánh trị giá TSgiảm trong kỳ SDCK: P/ánh trị giá TS hiện
Thuộc loại tài khoản này bao gồm các tài khoản: TK tiền mặt, TK tiền gửi Ngân hàng, TK Phải thu của khách hàng, TK nguyên vật liệu, TK hàng hóa, TK TSCĐ...
Ví dụ 3.1: Có tài liệu về nguyên liệu, vật liệu của công ty A như sau: ĐVT: 1 triệu đồng
Trị giá nguyên liệu, vật liệu D tồn đến ngày 01/01/N là 90 - Ngày 10/01/N nhập kho nguyên liệu, vật liệu D 250
- Ngày 15/01/N Xuất kho nguyên liệu, vật liệu D trị giá 200
Yêu cầu: P/ánh tình hình trên vào TK NL, VL và rút SDCK để tính. SDCK = 90 + 250 - 200 = 140
Ví dụ 3.2: Giả sử ngày 01/02/N số dư của Tiền mặt 50, phải thu của khách hàng (A) 20,
tài sản cố định hữu hình 500 (ĐVT: triệu đồng) - Ngày 05/02 nhập 100 tiền mặt vào quỹ - Ngày 06/02 thu của khách hàng (A) trả nợ 15 - Ngày 07/02 chi mua TSCĐ 100
- Ngày 08/02 thu tiền thanh lý bằng giá trị còn lại của TSCĐ 10 - Trả tiền khách hàng bằng tiền mặt 30
Yêu cầu: Hãy p/ánh trên sơ đồ tài chữ T và rút số dư cuối kỳ các tài khoản SDCK : TK tiền mặt = 50 + 100 +15 - 100 +10 - 30 = 45
TK phải thu khách hàng (A) = 20 - 15 = 5 TK TSCĐ = 500 + 100 - 10 = 590
3.2.3.2. Tài khoản nguồn vốn (Nguồn hình thành tài sản)
* Nội dung phản ánh:
Tài khoản nguồn vốn gồm các tài khoản dùng để phản ánh tình hình và sự biến động của các đối tượng thuộc nguồn vốn
* Kết cấu chung tài khoản nguồn vốn:
Theo thơng lệ kế tốn quốc tế, các tài khoản nguồn vốn có kết cấu: Nợ TK Nguồn vốn Có SPS giảm: P/ánh số nguồn vốn giảm trong kỳ SDĐK: P/ánh số nguồn vốn hiện có đầu kỳ SPS tăng: P/ánh số nguồn vốn tăng trong kỳ SDCK: P/ánh số nguồn vốn hiện có cuối kỳ
Thuộc loại tài khoản Nguồn vốn bao gồm các tài khoản: TK vay và nợ thuê tài chính, TK phải trả người bán, TK nguồn vốn kinh doanh...
Ví dụ 3.3: Giả sử tại 01/01/N số dư tiền vay và nợ th tài chính của Cơng ty B là
100 (ĐVT: triệu đồng)
- Ngày 15/01 vay ngắn hạn để thanh toán tiền mua hàng 150 - Ngày 25/01 Chuyển khoản trả nợ tiền vay ngắn hạn 40
Yêu cầu: Hãy phản ánh vào sơ đồ chữ T tài khoản Vay và nợ thuê tài chính và rút SDCK của nó.
SDCK TK Vay và nợ thuê tài chính = 100 +150 - 40 = 210
3.2.3.3. Tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh
a. Nội dung: phản ánh các đối tượng kế tốn là q trình kinh doanh ở doanh nghiệp b. Kết cấu tài khoản
Quá trình kinh doanh là phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (mua - sản xuất - bán) ở trong một thời kỳ kinh doanh nhất định. Do đó loại tài khoản này phản ánh ở tại một thời điểm q trình kinh doanh nên khơng có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ.
Quá trình kinh doanh bao gồm nhiều quá trình kinh doanh cụ thể nhưng nó chia thành hai q trình kinh doanh cơ bản là q trình thu nhập và q trình chi phí.
b1. Kết cấu tài khoản thu nhập
Nợ TK Doanh thu Có + Các khoản làm giảm
doanh thu
+ Kết chuyển DTT
Tập hợp các khoản doanh thu hoặc thu nhập
Thuộc loại tài khoản này bao gồm: Doanh thu bán hàng và cấp hàng hóa dịch vụ; Doanh thu hoạt động tài chính; Thu nhập khác
b2. Kết cấu tài khoản chi phí
Nợ TK Chi phí Có Tập hợp các khoản chi
phí phát sinh trong kỳ
Các khoản ghi giảm chi phí trong kỳ
Kết chuyển chi phí
Thuộc loại tài khoản này bao gồm: TK chi phí NVL trực tiếp, TK chi phí nhân cơng trực tiếp, TK chi phí bán hàng, TK chi phí quản lý doanh nghiệp...
Chú ý: Ngoài các tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn cịn có các tài khoản
lưỡng tính (vừa phản ánh tài sản, vừa phản ánh nguồn vốn hay vừa có số dư nợ vừa có số dư có). Loại tài khoản này giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình thanh tốn cơng nợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tài khoản phải trả người bán là tài khoản nguồn vốn nhưng tài khoản ứng trước cho người bán lại là tài khoản tài sản mặc dù có chung một số hiệu tài khoản.
- Tài khoản phải thu khách hàng là tài khoản tài sản nhưng tài khoản khách hàng đặt tiền trước lại là tài khoản nguồn vốn mặc dù có chung một số hiệu tài khoản.
Kết cấu chung của các tài khoản thuộc loại này như sau:
Nợ Tài khoản chủ yếu vừa phản ánh TS vừa phản ánh NV Có SDĐK: Phản ánh số nợ phải thu
lớn hơn số nợ phải trả đầu kỳ SPS giảm: Phản ánh nợ phải thu tăng thêm trong kỳ và nợ phải trả đã trả trong kỳ
SDĐK: Phản ánh số nợ phải trả lớn hơn số nợ phải thu đầu kỳ
SPS tăng: Phản ánh nợ phải trả tăng thêm trong kỳ và nợ phải thu đã thu trong kỳ
SDCK: Phản ánh số nợ phải thu lớn hơn số nợ phải trả cuối kỳ
SDCK : Phản ánh số nợ phải trả lớn hơn số nợ phải thu cuối kỳ
Các tài khoản hỗn hợp phản ánh các đối tượng kế toán theo cả 2 nội dung: nợ phải thu và nợ phải trả. Do vậy, để quản lý chặt chẽ cơng nợ và đồng thời để có số liệu phục vụ cho việc lập các chỉ tiêu nợ phải thu và nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán khi sử dụng tài khoản loại này, bắt buộc kế toán phải mở các chi tiết để tách biệt số dư Nợ và số dư Có.
3.3. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN
3.3.1. Tổng quan về hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
+ Hệ thống tài khoản kế toán là danh mục hệ thống hoá các tài khoản kế toán sử dụng để phản ánh các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh nhằm thu thập thông tin phục vụ cho công tác quản lý.
+ Hệ thống tài khoản sắp xếp theo nguyên tắc cân đối giữa tài sản và nguồn vốn phù hợp với các chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính. Các tài khoản được mã hố thuận lợi cho việc hạch tốn và xử lý thơng tin cũng như thu thập thông tin.
+ Trên hệ thống tài khoản được chia thành 2 nhóm lớn:
- Nhóm tài khoản thuộc bảng CĐKT: loại tài sản, loại nợ phải trả, loại Vốn chủ sở hữu
- Nhóm tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh: loại doanh thu, loại Chi phí, loại thu nhập khác, loại Chi phí khác, loại Xác định kết quả kinh doanh
+ Hệ thống tài khoản thống nhất là một nội dung của chế độ kế tốn thống nhất, nó bao gồm các quy định thống nhất về số lượng tài khoản, tên gọi, ký hiệu, nội dung và kết cấu của tài khoản.
3.3.2. Số hiệu và tên gọi các tài khoản
+ Số hiệu và tên gọi các tài khoản được sử dụng để phản ánh tổng quát nội dung kinh tế mà tài khoản thể hiện. Cụ thể;
+ Số thứ tự từ 1 đến 9 làm thành số đầu tiên của thứ tự tất cả các tài khoản trong loại được đề cập đến
+ Ký hiệu của các tài khoản trong từng loại bao giờ cũng bắt đầu từ ký hiệu của loại + Ký hiệu của tài khoản cấp 2 bao giờ cũng bắt đầu bằng ký hiệu của tài khoản cấp 1 đã chia ra nó
+ Các tài khoản cấp 1 bao giờ cũng có 3 chữ số trong đó: - Chữ số đầu tiên phản ánh số thứ tự của loại
- Chữ số thứ hai phản ánh số thứ tự của nhóm - Chữ số thứ ba phản ánh số thứ tự của tài khoản
+ Tài khoản có 4 chữ số là tài khoản cấp 2 mang toàn bộ ký hiệu của tài khoản cấp 1 và đánh theo thứ tự của tài khoản cấp 2
+ Tài khoản có 5 chữ số là tài khoản cấp 3 mang toàn bộ ký hiệu của tài khoản cấp 2 và đánh theo thứ tự của tài khoản cấp 3
Ví dụ 3.16: Tài khoản tiền mặt ký hiệu 111
1 1 1
Loại tài khoản Nhóm tài khoản
Số thứ tự tài khoản trong nhóm
Ví dụ 3.17: Tiền Việt Nam đồng ký hiệu 1111
1 1 1 1
Loại tài khoản Nhóm tài khoản
Số thứ tự tài khoản trong nhóm Chỉ tiêu chi tiết trên tài khoản
Bao gồm từ loại 1- loại 9, cụ thể: Loại 1, 2 Tài sản
Loại 4 Vốn chủ sở hữu Loại 5 Doanh thu
Loai 6 Chi phí sản xuất kinh doanh Loại 7 Thu nhập khác
Loại 8 Chi phí khác
Loại 9 Xác định kết quả kinh doanh
Hiện nay, để tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế ở từng đơn vị cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân, Nhà nước đã ban hành hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho từng ngành kinh tế: gồm hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp, ngân sách, kho bạc Nhà nước, ngân hàng.
(Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số theo Thông tư số 200/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 về chế độ kế toán doanh nghiệp - Phụ lục 1)
3.4. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Phân loại tài khoản kế toán là việc sắp xếp các tài khoản khác nhau vào từng nhóm, từng loại tài khoản theo những tiêu thức nhất định. Việc phân loại tài khoản kế toán giúp cho việc xây dựng tài khoản kế toán và sử dụng tài khoản một cách khoa học và hợp lý, giúp cho nhân viên kế tốn nắm được nội dung, cơng dụng, kết cấu của từng tài khoản kế toán để thuận tiện cho việc ghi chép kế toán cũng như có thể kiểm tra được tồn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở DN qua số liệu ở các tài khoản kế toán.
3.4.1. Phân loại theo nội dung kinh tế
Phân loại theo nội dung kinh tế là việc sắp xếp các tài khoản phản ánh các đối tượng có nội dung kinh tế giống nhau thành từng loại, từng nhóm. Theo cách phân loại này tài khoản kế toán được chia thành 4 loại:
Loại I: Loại tài khoản phản ánh tài sản.
Bao gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng là tài sản của đơn vị. Căn cứ vào nội dung cụ thể, loại tài khoản tài sản được chia thành các nhóm tài khoản sau:
+ Nhóm tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn: tiền mặt, hàng hoá, thành phẩm, phải thu khách hàng,...
+ Nhóm tài khoản phản ánh tài sản dài hạn: TSCĐ hữu hình, vơ hình, các khoản góp vốn liên doanh, liên kết, ...
Loại II: loại tài khoản phản ánh nguồn vốn (nguồn hình thành tài sản).
Bao gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán là nguồn hình thành nên tài sản của đơn vị. Căn cứ vào nội dung cụ thể, loại tài khoản này được chia thành các nhóm tài khoản sau:
+ Nhóm tài khoản phản ánh cơng nợ phải trả: phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải trả khác, thuế và các khoản phải nộp..
+ Nhóm tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu: vốn đầu tư của chủ sở hữu, quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phịng tài chính, nguồn vốn đầu tư XDCB,...
Loại III: loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh.
Bao gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng kế tốn là các q trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Căn cứ vào nội dung kinh tế, loại q trình kinh doanh được chia thành các nhóm tài khoản sau:
+ Nhóm tài khoản phản ánh doanh thu và thu nhập: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác;
+ Nhóm tài khoản phản ánh chi phí: Chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí khác, chi phí thuế TNDN...
+ Tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
3.5.2. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu
Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu là căn cứ vào công dụng của tài khoản để sắp xếp thành từng loại có cơng dụng giống nhau. Phân loại tài khoản theo công