Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
6.1. SỔ KẾ TOÁN
6.1.3.2. Kỹ thuật chữa sổ kế toán
Trong q trình ghi chép, có thể xảy ra các sai sót ở những trường hợp cụ thể khác nhau, khi phát hiện sai sót trong ghi sổ, kế tốn phải chữa sổ theo các phương pháp sau:
a. Phương pháp cải chính
- Là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phần ghi đúng.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng chữa sổ kế tốn trong trường hợp sai sót phát hiện sớm trong diễn giải, số liệu ghi sai không liên quan đến mối quan hệ đối ứng tài khoản, không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
- Phương pháp chữa sổ kế toán: Kế toán dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai 1 gạch để còn thấy rõ nội dung số liệu chỗ ghi sai và sau đó ghi số đúng bằng mực thường lên phía trên xen kẽ 2 dịng ở chỗ bị gạch bỏ, người chữa và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận việc chữa sổ.
Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 500.000đ. Kế toán ghi sai tài khoản tiền gửi ngân hàng: 300.000đ, còn tài khoản tiền mặt ghi đúng 500.000đ
TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 111 Tiền mặt 500.000 (ký chữa sổ)
300.000 500.000
(gạch bằng mực đỏ)
b. Phương pháp ghi bổ sung
+ Điều kiện áp dụng: Trường hợp bỏ sót nghiệp vụ hoặc số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số tiền thực tế phải ghi phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Phương pháp chữa sổ:
- Trường hợp ghi sai số tiền được chữa sổ ghi bổ sung bằng một định khoản cùng quan hệ đối ứng với số tiền chênh lệch ghi thiếu, ở dòng tiếp theo của trang sổ sau dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại.
- Trường hợp ghi sót nghiệp vụ kinh tế kế tốn thì ghi tiếp nghiệp vụ kinh tế bỏ sót vào dịng tiếp theo của trang sổ nếu chưa cộng sổ, hoặc ghi vào dòng tiếp theo dòng cộng sổ nếu đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng sổ lại.
Ví dụ 6.1: Khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng số tiền 500.000đ. Kế toán
đã ghi sai với số tiền 400.000đ như bút tốn (1), sau đó sửa lại bằng bút toán (2) là ghi thêm định khoản bằng số tiền chênh lệch thiếu 100.000đ.
TK 131 Phải thu khách hàng TK 112 Tiền gửi ngân hàng
xxx xxx
400.000 (1) (1) 400.000
CPS: 0 400.000 400.000 0
100.000 (2) (2) 100.000
0 500.000 500.000 0
c. Phương pháp ghi số âm
+ Điều kiện áp dụng: Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, ghi trùng nghiệp vụ, ghi số sai lớn hơn số đúng và phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Phương pháp chữa sổ: Lập 1 chứng từ ghi sổ đính chính được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.
- Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ghi lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế đã ghi sai (theo định khoản sai) với số tiền ghi bằng số âm, sau đó ghi lại hoạt động kinh tế đó theo định khoản đúng bằng mực thường.
Ví dụ 6.2: Dùng tiền gửi ngân hàng trả tiền mua nguyên vật liệu 20.000đ
Kế toán ghi sổ sai: Nợ TK Công cụ dụng cụ: 20.000 (1) Có TK tiền gửi ngân hàng: 20.000 Kế tốn chữa sổ: Ghi lại định khoản trên bằng số âm
Nợ TK Công cụ dụng cụ: (20.000)
Có TK tiền gửi ngân hàng: (20.000) Sau đó ghi định khoản đúng bằng mực thường
Nợ TK Nguyên vật liệu: 20.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng: 20.000
TK 112 TGNH TK 153 CCDC TK 152 NVL xxx xxx xxx 20.000 (1) 20.000 (20.000) (2) (20.000) 20.000 (3) (3) 20.000 20.000 0 20.000
- Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ: Ghi lại nghiệp vụ kinh tế đã ghi trùng số tiền bằng số âm ở dòng tiếp theo của trang sổ nếu chưa cộng sổ hoặc ghi dòng tiếp theo dòng cộng sổ nếu đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng lại sổ.
Ví dụ 6.3: Mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán 15.000đ. Kế
toán đã vào sổ 2 lần bằng bút toán (1), (2), sửa sổ bằng bút toán (3).
TK Phải trả người bán TK Nguyên vật liệu
xxx xxx 15.000 (1) 15.000 15.000 (2) 15.000 (15.000) (3) (15.000)
- Trường hợp số ghi lớn hơn số ghi đúng: Ghi tại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi số tiền bằng số chênh lệch và ghi số âm.
Ví dụ 6.4: Dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ vay ngắn hạn 200.000đ. Kế toán ghi
sai theo bút toán (1) và chữa sổ theo bút toán (2).
TK 112 TGNH TK Vay và nợ thuê tài chính
xxx xxx 300.000 (1) (1) 300.000 300.000 (100.000) (2) (2)(100.000) 200.000 200.000 Chú ý:
- Trường hợp ghi sổ sai nhiều nội dung (sai cả về số tiền, sai cả về quan hệ đối ứng tài khoản) … thì vận dụng phương pháp ghi số âm để sửa chữa. Cách chữa như trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
- Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính nếu phát hiện sai sót khi chưa in sổ thì tiến hành sửa chữa trực tiếp trên máy, nếu đã in sổ thì tiến hành sửa chữa trên tờ sổ đã in theo 1 trong 3 phương pháp chữa sổ tuỳ theo sai số trên sổ kế toán, đồng thời sửa chỗ sai trên máy và in lại tờ sổ với số liệu đúng để đính kèm cùng tờ sổ in sai được sửa để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát khi cần thiết.