Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
6.2. CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN
6.2.3. Hình thức nhật ký chứng từ
6.2.3.1. Đặc điểm
- Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, hệ thống hố để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái các tài khoản.
- Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
- Kết hợp sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết đồng thời trên cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
6.2.3.2. Sổ kế toán sử dụng
Bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ Cái.
- Sổ nhật ký chứng từ: Sổ được mở hàng tháng của một hoặc một số tài khoản có nội dụng kinh tế giống nhau và có liên quan đến nhau theo nhu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp – cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng với phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
- Sổ Cái: Sổ cái mở cho các tài khoản và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo sổ phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan, cịn phát sinh bên Có của từng tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có ghi Có tài khoản đó.
- Bảng kê: Được sử dụng cho số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi Nợ tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê chi phí phân xưởng … trên cơ sở đó cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp có thể mở sổ, thẻ chi tiết giống như hình thức kế tốn trên. Tuy nhiên, để làm căn cứ ghi vào các sổ nhật ký bảng kê và nhật ký chứng từ, bắt buộc các doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết sau: Sổ theo dõi thanh toán, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán, sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản.
Một số mẫu sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111 – Tiền mặt Tháng ... Năm ... STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 131 141 152 156 211 641 .... Cộng Có TK 111 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng
BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt Tháng ... năm ... Số dư đầu tháng ...... STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 131 141 331 511 711 ... Cộng Nợ TK 111 Số dư cuối ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng Số dư cuối tháng ..... SỔ CÁI Năm .......... Tên tài khoản ...........
Số hiệu .............
Ghi Nợ TK..., ghi Có các TK: Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 .... Tháng 12 Cộng cả năm 1. TK ... NKCT số ... 2. TK ... NKCT số ... Cộng SPS Nợ Cộng SPS Có NKCT số ... Số dư cuối tháng Dư Nợ Dư Có 6.2.3.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đối với các loại chi phí sản xuất - kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ bảng phân bổ để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối kỳ lấy số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
- Cuối kỳ khoá sổ, cộng số liệu trên nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan.
- Cuối kỳ cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
- Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán.
1 1 1 130 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ quỹ
Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
1 2 2 3 3 5 4 5 5 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.3. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức kế tốn nhật ký chứng từ 6.2.3.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép kế toán, khắc phục được việc ghi sổ kế toán trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
* Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế tốn địi hỏi cán bộ nhân viên kế tốn phải có trình độ chun mơn cao, khơng thuận lợi cho việc cơ giới hố cơng tác kế tốn.
b. Điều kiện áp dụng
Thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hố cán bộ kế tốn, trình độ nghiệp vụ của kế tốn phải cao.
6.2.4. Hình thức nhật ký chung6.2.4.1. Đặc điểm 6.2.4.1. Đặc điểm
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt là sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp và việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt.
6.2.4.2. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng, sổ cái.
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết: Tương tự như hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung
SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM Trang 1 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu Tk Số PS Số Ngày Nợ Có Cộng SỔ CÁI NĂM:
TÊN TÀI KHOẢN: ……………. SỐ HIỆU: ………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số trang NKC TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Cộng SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN NĂM: Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Ghi
Nợ
Ghi Có các TK
ghi sổ TK…
Số
hiệu Số tiền
6.2.4.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi nhật ký chung vào sổ cái các tài khoản kế toán cho phù hợp. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc vào nhật ký chuyên dùng, định kỳ hoặc cuối kỳ lấy số liệu trên nhật ký chuyên dùng vào sổ cái các tài khoản liên quan (sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký chuyên dùng).
- Cuối kỳ phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết.
- Cuối kỳ cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối tài khoản.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo kế toán.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.4. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức kế tốn nhật ký chung 6.2.4.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Rõ ràng, dễ hiểu, mẫu đơn giản, thuận tiện cho việc cơ giới hố cơng tác kế toán.
* Nhược điểm: Việc ghi sổ bằng bị trùng lắp. Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chuyên dùng
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
b. Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho những đơn vị có quy mơ vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khơng nhiều và sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn.
6.2.5.1. Đặc điểm
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
6.2.5.2. Sổ kế tốn sử dụng
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
6.2.5.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 6.5. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức kế tốn trên máy vi tính 6.2.5.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Xử lý thông tin kế tốn nhanh, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, cơng việc của kế toán. Dễ tra cứu, dễ kiểm tra, tổng hợp thông tin một cách nhanh nhất cho nhà quản lý.
* Nhược điểm: Phụ thuộc vào điện năng, mạng lưới, và khó bảo quản, hay gặp sự cố về phần mềm.
b. Điều kiện áp dụng
Áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm máy vi tính, phù hợp với các hình thức kế tốn có ứng dụng cơng nghệ tin học.
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị
PHẦN MỀM KẾ TỐN
BÀI TẬP CHƯƠNG 6
Bài tập 6.1: Mở sổ, ghi sổ kế toán, sửa sổ và khoá sổ kế toán
Trong tháng 5 năm N tại Công ty cổ phần thương mại Minh Thu có tình hình mua bán hàng hố như sau:
- Số dư hàng hoá vào đầu tháng 5 của công ty là 100 triệu đồng. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng như sau:
- Ngày 5/5: Mua hàng hoá nhập kho trị giá 20 triệu đồng, chưa có thuế GTGT 10%. DN đã trả bằng chuyển khoản.
- Ngày 8/5: Mua hàng hố nhập kho trị giá 40 triệu đồng chưa có thuế GTGT 10%. DN chưa trả cho người bán A.
- Ngày 15/5: Xuất hàng hoá bán, giá xuất kho 40 triệu đồng, giá bán đã có thuế GTGT 10% là 55 triệu đồng. Doanh nghiệp thu bằng tiền mặt 15 triệu đồng, còn lại cơng ty M chưa thanh tốn.
- Ngày 20/5: Xuất kho hàng hoá bán, giá xuất kho 35 triệu đồng, giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 45 triệu đồng. Doanh nghiệp thu bằng chuyển khoản.
- Ngày 24/5: Mua hàng hố nhập kho trị giá 80 triệu đồng, chưa có thuế GTGT 10%. DN đã trả bằng chuyển khoản.
- Ngày 28/5: Xuất hàng hoá bán trị giá xuất kho 60 triệu, giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 80 triệu đồng. Doanh nghiệp chưa thu được tiền từ khách hàng T.
Khi xem lại chứng từ ngày 24 tháng 5, trị giá hàng hoá nhập kho là 18 triệu, chưa thanh toán cho người bán. Kế toán sử dụng kỹ thuật chữa sổ để điều chỉnh lại số liệu cho đúng và đúng định khoản
Yêu cầu:
1. Mở sổ tài khoản hàng hoá
2. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng vào tài khoản. Tồn bộ hàng hố mua vào trong tháng đều thanh toán bằng chuyển khoản.
3. Khoá sổ tài khoản
Bài tập 6.2: Cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty chế biến lương thực
Quân Hoa như sau:
1. Ngày 5/5, rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt 15.000.000đ, phiếu thu số 136.
2. Ngày 10/5, thanh toán lương tháng 4 cho công nhân viên bằng tiền mặt 15.000.000, phiếu chi số 515.
3. Ngày 12/5, khách hàng thanh toán tiền hàng kỳ trước cho doanh nghiệp qua ngân hàng 40.000.000, doanh nghiệp đã nhận được giấy báo có số 1798.
5. Ngày 15/5, vay ngắn hạn thanh toán cho người bán 50.000.000, hợp đồng tín dụng số 6766.
6. Ngày 18/5, trả trước tiền hàng cho người bán bằng chuyển khoản 35.000.000, doanh nghiệp đã nhận được Giấy báo nợ số 536.
7. Ngày 19/5, nhận vốn góp liên doanh bằng một phương tiện vận tải theo giá thỏa thuận là 120.000.000, biên bản giao nhận số 92.
8. Ngày 26/5, nhận ứng trước của khách hàng bằng chuyển khoản 45.000.000đ, doanh nghiệp đã nhận được Giấy báo có số 1966.
u cầu: Ghi sổ kế tốn tình hình trên theo các hình thức đã học. Bài tập 6.3
Cơng ty TNHH TM và Đầu tư XD Huy Bảo, địa chỉ: 337- Nguyễn Phúc Lai, Đống Đa, HN. Mã số thuế; 0101919921. trong tháng 2 năm 201N có tài liệu sau:
1. Ngày 01/02, theo HĐ số 00142229, số seri: KA/2014. Cung cấp dịch vụ vệ sinh cho viện khoa học mỏ luyện kim, địa chỉ: số 30 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, HN trị giá chưa có thuế GTGT 3.900.000, thuế suất GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt.
2. Ngày 02/02, theo HĐ số 0014230, số seri: KA/2014B, cung cấp dịch vụ vệ sinh cho công ty CP dịch vụ công nghiệp ô tô Việt Nam AAA, số 2 Trần Cao Vân, Đa Cao, Quận